高校档案工作的资源利用与创新服务模式的研究

钟影琪　李水连

摘 要：本文论述了现代新型学校档案管理模式要从科学合理分权，提高院系的管理权限；构建档案知识库；加强高校档案的基础业务建设，努力提高高校档案的服务创新能力；利用信息技术构建安全保障。

关键词：高校档案；利用；创新

基金项目：惠州教育局科教项目（2011kt234）

传统学校档案管理模式已无法适应时代进步对高素质人才培养的需要，高校档案管理模式创新已成为时代必然。学校的发展、建设等各项工作情况需从学校档案中反映出来。档案资料是一所学校办学历史的真实记录，为学校的办学收集信息、积累经验、沉淀内涵；在学校的内部管理、对外宣传、科学研究、办学水平评估等各项工作中发挥着重要的作用。随着改革不断深化，学校档案工作也随之发生了变化，根据新时期档案工作的需要，如何做好学校档案的开发利用与创新服务工作，在前人研究基础上【1-8】，结合我院实际，我们对学校档案工作的资源利用与创新服务模式进行探讨和研究。

1、要合理分权，提高院系的管理权限

传统教学管理模式，一般是按照等级制，自上而下进行管理。院长或主管教学的副院长享有教学事务的最终决定权，教务处是协助和落实院长决策的职能部门，这两级机构有相当大的决策和管理权，院系的权力相对较小。如今必须对这种集权式、行政命令式的体制进行改革，转变院长或主管教学的副院长和教务处的职能，增强其宏观的规划和指导职能，而将一部分管理权力下放到院系，增强决策的开放性，计划内容的多元性、多样性，计划执行的弹性以及评价分析的科学性等，允许其在具体的实际工作中创造性地开展教学管理工作。

2、构建档案知识库

建立高质量的档案知识库，一方面要保证具有较完备的档案知识资源，知识在档案实体中、在已建档案数据库中，也存在于档案人的头脑中。另外还要关注来自档案系统以外的其他知识，在此，基础上进行有针对性的创新和管理，形成馆藏档案、馆际交流、爱国主义教育、科学普及教育、社会文化生活、宏观经济决策等不同的知识分类，实现知识创新与高校档案资源的共享。另一方面就是构建和维护档案知识库，撇去技术因素不谈，首先要组织数据库并使其有效，要保证知识库中知识的创新、精确和精练，并不断更新，不断吸引用户，为用户提供完善的档案知识服务。

3、加强高校档案的基础业务建设，努力提高高校档案的服务创新能力

提高服务创新能力，必须先要加强高校档案的基础业务建设，这是做好档案工作、促进档案事业不断发展的根本和前提。档案的收集、管理和利用是高校档案工作的三个主要环节。首先，收集是管理和利用的前提。根据高校档案载体多样化、形式多样化的特点，不仅要收集纸质文字为载体的档案信息，还要注意收集胶片、磁带、光盘等为载体的档案信息。要把具有保存价值、应归档的文件材料收集齐全，保证档案收集的系统性、完整性、全面性；其次，管理是手段。要准确分类、科学管理。只有分门别类加以系统化的整理，才能解决档案查找和利用难的问题。分类要保持客观性、科学性、一致性，整理要保持历史的连续性，以便于开发利用；再次，利用是实现档案价值、发挥其作用的一项重要工作。为了便于开发利用，应改变传统工作方式。档案部门面向全院，开放式办档，定期公布开放目录。建立多种快捷的检索方式，尽量采用先进的档案信息处理系统，跟上现代化管理的步伐。高校档案工作者通过各种形式的收集、整理、建档等工作，是为了实现档案的价值。因此，档案工作不仅在于接待了多少人，提供了多少卷次，重要的是利用档案解决了哪些问题。只有认真分析研究，才能不断提高档案利用的效果。

4、利用信息技术构建安全保障

数字档案馆与数字图书馆相比，不仅起步晚，而且其内容也受到很大的限制。图书是公开出版物，而档案则不同，它涉及到安全性和保密性等诸多问题。确定数字化档案信息开放的范围，应该着重考虑它的安全性和保密性因素，认真审定开放范围，建立对外开放与内部控制两个完全断开的网络管理系统。将档案中未解密的档案材料单独建库，作为内部控制系统严格控制利用。所以，档案信息要按公开、限制、保密等不同等级来区别对待，采用加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和访问权限控制技术，为不同用户、不同数据和信息设置不同的使用权限。架设软件或硬件防火墙、对于常见的病毒、木马等进行自动更新和自动拦截，建立攻击者黑名单、日志记录等机制。对于所有采用数字化的信息采用双机热备机制，以确保所存储的数据不被丢失，并定期做备份，都是有效的手段。信息技术的飞速发展和广泛应用，对我国政治、经济、社会文化等许多方面都产生了巨大影响，也带来了诸如知识经济、信息社会化等许多理念的创新，以信息资源的有效开发和应用为标志的信息化是一场信息革命，它意味着各相关信息行业都必须随之进行深刻的变革，走信息化道路，推动社会全方面的发展和进步，这是社会发展的潮流。档案是信息社会的宝贵资源，档案资源信息化是21世纪档案事业发展的必然趋势，教育主管部门和地方院校应加快档案信息化建设步伐，制定高校信息化建设发展规划，健全档案管理的标准与规范，构建技术先进、功能完善、安全可靠的档案信息化支撑平台，培养业务技术精通的队伍，把档案信息化建设纳入规范化、模式化的轨道，使之发挥更大的作用。

参考文献

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作者简介

钟影琪，女，副研究馆员，广东省惠州卫生职业技术学院。