对人事档案管理与利用的创新

赵金卓

摘要：人事档案的管理与利用是一项系统工程。本文以创新工作机制为重点，探索、挖掘出人事档案在管理与利用上的新思路和新做法，提高人事档案服务水平。

关键词：人事档案管理与利用创新

人事档案真实地记载和反应干部个人经历、政治思想、品德作风 、工作能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为组织人事工作的决策提供可靠的原始依据。因此，解放思想，改革创新，探索管理与利用干部档案信息资源，在改革创新中提升社会效益，是档案工作者探索重要课题。

一、人事档案在管理的创新

（一）宏观管理创新。宏观管理包括人事档案工作的当前发展方向和未来发展趋势、人事档案工作的宏观决策以及人事档案人员职业素质的培养。重点要把握：1、长远目标的创新。把当前的工作与人事档案工作的方针、政策、法律法规结合起来，把近期发展目标与未来发展需要的结合起来。2、大局观念的创新。要走出人事档案工作单纯是档案部门误区，把人事档案工作定位在全校各项工作需要的基础之上。3、深层次编研加工的创新。人事档案不但要管好，更要开发和利用好。重视开展人事档案资料的编研加工，通过去粗取精、去伪存真，把人事档案的潜在价值转变为现实的利用价值。4、人才培养的创新。把人事档案工作的着眼点放在以人为本、精心培养造就一支“政治强、业务精、作风正的”高素质人事档案管理队伍上。同时，打破人事管理制度上的僵化机制，大胆引入竞争机制，营造良好的用人、育人、留人的和谐环境。5、全方位开发利用的创新。要改变过去重管轻用的传统做法，逐步做到管理和利用同步进行，开发与利用，加强专业档案和特色档案的依法管理与开发利用。

（二）微观管理创新。档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用，是一系列密不可分的工作程序，每一程序都有很强的规定性。人事档案工作的实际出发，适应档案管理现代化的需要，一改传统的档案管理工作方式，既兼顾计算机和手工管理，又兼顾档案室和档案馆的有机衔接，其实质就是对档案整理程序规定的一种创新。随着科学技术的发展，档案载体已呈现出多样化的趋势，在办公自动化条件下，对管理与利用的研究，还要在实践中不断创新和完整。只有管理与利用的创新，档案工作才能高效运转，档案事业才能持续健康发展。

（三）制度和理念的创新：细化档案管理制度要进一步建立干部人事档案及材料审核把关、 材料接转、档案质量通报登记等档案管理制度，及时发现和纠正干部人事档案内容失真的问题，以确保档案内容真实可靠，维护干部人事档案工作的严肃性。

1、要从信息资源的角度管理干部人事档案，用信息管理的理念创新干部人事档案工作，如建立干部工作业绩、工作能力档案和及时更新信息，把干部人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部 。2、提高信息服务范围。对不属于保密范围并能公开的部分信息，可建立个人电子档案，对查看个人工作履历等基本信息设立查看权限，方便个人或用人单位查询的同时，可减轻档案人员的工作量，也可减少纸质案卷因磨损造成的毁坏，提高档案信息的利用价值 。

（四） 思想观念上创新。思想观念上提升，要有以人为本，品行端正，事业心强 ，爱岗敬业 ，勤奋工作，要有求实严谨的工作作风和开拓创新精神。档案管理知识精通，开发利用能力强。为社会、为民做实事、做贡献的思想境界，档案不仅是保管好，更重要的是将档案相关的信息转化为知识，为组织人事工作服务。掌握本学科最新研究成果，具有现代化电子信息技术和网络技术应用能力。

（五）工作方式和手段创新。随着市场经济体 制的不断改革，为加快干部档案信息化建设步伐，在管理 机制和管理模式上不断创新，需要我们档案工作者，深入调查研究 ，从传统的档案管理模式封闭的思想观念中转向开发利用档案信息资源，用好档案管理系统和信息管理系统，利用现代化信息技术，开发利用档案信息资源为社会服务，切实在改革创新中提升社会效益。

二、人事档案在利用、开发上的创新

（一）利用现代化管理手段，发挥人事档案的历史作用。干部人事档案管理也要与时俱进 不断运用现代档案管理理论与新技术，开拓创新开发新手段，加大投入，对干部人事档案实行动态化管理和维护。开发研制部人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统.档案部门要充分发挥档案的历史效能，坚持以人事档案为基准，以历史材料为依据对照政策，认真核对，及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手资料。

（二）提高档案管理人员素质。高校干部人事档案管理也是一项服务性工作，档案管理人员的职责是收集好、管理好人事档案，在此基础上提供档案给利用者，为学校的教学、科研服务．档案工作人员是档案事业赖以生存和发展的首要条件，档案管理人员素质的高低也是影响干部档案管理现代化实现的因素之一．管档人员必须要有过硬的政治素质，良好的职业道德，较强的业务能力，还要树立为学校各项工作服务的意识。

（三）人事档案信息资源的开发利用是人才信息资源基础工作，发挥干部档案在选用干部上的基本作用。其目的为档案利用创造有利条件，以促进档案价值由静态服务转为动态服务，用改革创新的思路和措施推进工作，既注重加强基础性工作，重抓创新性工作，运用科学发展观分析新问题 ，认识新事物，研究新情况，开展新实践，利用现代化信息技术，改造传统的档案管理方式和传统的服务项目，提高干部人事档案工作的质量和效率，利用掌握的价值扩充规律，探索人事档案服务的方向、方式 、方法，推出更加科学、规范、易行的新服务项目。干部档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，档案管理部门应及时维护更改干部信息，保证信息的真实可靠并主动提供所需要的依据，为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料，当好领导的参谋。有条件的还应主动向有关部门推荐优秀人才，把资料库变成人才信息库，把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。

（四）构建人事信息沟通平台 ：由于人事档案涉及的方面比较多， 并且对于组织和个人而言均具有较重要的意义，这就要求组织在进行人事档案管理的过程中，需要拥有良好的人事信息沟通平台， 通过人事信息沟通平台的构建， 及时获取和发布相关的人事信息， 以确保人事档案管理工作的有效性、 及时性、 准确性。

（五）运用科学手段，是做好高校人事档案利用工作的必要条件人事档案是人才信息资料库" 利用现代化的科学手段" 可有利于充分发挥信息资源的优势" 取得最佳利用价值" 同时也为高校人事档案信息资源利用和服务开辟了广阔的空间和美好的未来! 因此"要充分发挥计算机网络资源和信息高速公路的优势，使人事档案的管理由实体管理向信息管理"由手工管理向计算机管理转变"促进人事档案利用工作再上新台阶"为高校的建设和发展做出更大的贡献!

三、人事档案管理目的是提供、利用服务

（一）发挥人事档案的历史作用。档案部门要充分发挥档案的历史效能，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，对照政策，认真核对，及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手资料。

（二）发挥人事档案在选用干部上的基本作用。人事档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，档案管理部门应及时维护更改干部信息，保证信息的真实可靠，并主动提供所需要的依据，为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料，当好领导的参谋。有条件的还应主动向有关部门推荐优秀人才．把资料库变成人才信息库，把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。

（三）发挥人事档案在管理工作上的作用。在日常工作中，人事档案的服务功能还体现在能为个人提供历史凭证，为干部出具历次任职凭证、工资变动凭证、社会关系凭证、党团关系凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等，为晋升职称、解决老干部待遇、机关机构改革等提供有价值的服务。

参考文献

[1] 韩丽秋 王颖,浅谈干部人事档案管理,兰台纵横,2010[4],40

[2] 马峰涛,浅谈高校干部人事档案管理工作中的问题及对策,科技创新导报2010[10],203