试析报社档案管理的法制化和规范化

【摘要】档案管理是指通过对资料和信息进行分类、整理和编纂的工作，使资料和信息更加系统化，方便查找和利用。报社历来就肩负着记录当地风土人情和时政的任务，资料和信息系统庞杂，在新时代的背景下，报社更应该注重档案管理的法制化和规范化，促使报社的档案管理工作逐步向信息化和系统化的方向转变。

【关键词】档案管理  报社工作  规范化

一、报社档案管理工作的现状分析

（一）管理意识薄弱

目前来看，报社的新闻出版技术在一定程度上得到了提升，但档案管理依旧还停留在比较原始的阶段，并没有跟上现代社会进步的步伐。对报社的档案管理意识较弱，也缺乏相对科学的管理体系和经验，无论是傳统的纸质档案还是现代的电子档案都没有形成科学的管理体系，时常有因为保存不当而出现信息缺失和损毁的现象发生，增加档案日后管理和维护的难度。

（二）管理机制不完善

目前由于报社工作中对档案管理工作的意识不强，往往在工作中忽视了档案管理工作的重要性，而且报社内部档案管理机制不完善，缺乏完备的监督体系，也缺乏专门的人负责，所以使档案工作的管理逐渐混乱。

（三）硬件设施投入较少

报社档案管理中存在设备老旧、档案管理场地不足等问题，硬件设施是一切措施实施的基础保障，而目前报社的状况明显前期硬件条件不足，导致报社无法进行档案的合理化管理。对于报社而言，作为信息的传播载体，信息的有效管理和资料信息的系统化对报社的发展起着至关重要的作用。如果不加强对报社档案管理的重视，那么档案管理的工作就会被报社的主营业务所取代，硬件设施的投入也会越来越少。

（四）档案管理缺乏专业人才

在市场经济的背景下，各行各业竞争越来越大，越来越多的人看中互联网这块大蛋糕，而从事档案管理工作的人却越来越少。另外，档案管理工作是一份比较严肃认真的工作，工作量大且繁杂，大多是重复单一的工作，工作性质比较枯燥，很多人都没有工作上的热情，这也是导致档案管理工作人才流失的一个重要原因。人才的流失，导致档案管理人员的业务水平普遍较低，档案管理工作的质量也得不到保证。

（五）开发利用不全面

目前，相对来说报社档案的利用率比较低，例如：报纸每期的信息量包含各个方面，内容多而且种类繁杂，没有固定的主题，这就增加了查找的难度，传统的检索方法根本很难完成这种庞杂的工作量，查询难度大，利用率低，报社的信息也就很容易被人们忽略。因此，很难发挥新闻的最大价值。

二、完善报社档案管理法制化和规范化的建议

报纸是党和政府与人民群众之间的一座桥梁，引导着舆论的走向，记录当时当地真实存在的状况或者是政府执行的一些政策、法规等，反映了人民群众最直接的意愿。因此，报社中留存的大量历史资料是供人参考并且具有一定的历史价值的，是精神文化的产物，很多信息都是不能够轻易损毁的，任何资料的损失都是历史的一种缺失。所以，我们要保证报社档案资料的完整性，并且采用科学的方法，保证报社档案管理的规范化和法制化。

（一）建立并完善档案的综合管理机制

首先，领导层面要转变传统的档案管理理念，对档案工作高度重视，明确档案管理的重要意义。建立健全相关的政策法规，做到有章可循。报社还需要根据自身的情况，转变工作方法，合理进行资源整合，发挥人力资源的最大合理化配置，并且引进相关的监督和竞争机制，提升档案管理人员的工作意识，提高员工对档案工作的工作热情，在法治社会下，推动档案管理机制逐渐完善

（二）加强对档案的编研整理

由于报社资料的种类繁多，所以相比于其他的档案分类整理工作，报社的档案工作要复杂的多。档案人员应该严格遵循国家的政策法规以及档案编整的相关规范和行业要求，对档案进行系统的分类、整理并加以利用。在档案工作中，既要保证信息的完整性，又要方便检索和查阅，提高档案信息的利用率，突出重点，建立多层次的档案信息查询体系。同时档案人员还要注重自身素养的提升，提高档案工作的管理水平。

（三）加大档案的硬件投入

为了顺应社会发展的趋势，方便档案工作的有效开展，必须加大档案管理工作的硬件投入，借助先进的技术和设备，实现档案信息管理的现代化。利用新的技术手段，构建完整的档案信息体系，最大限度的开发档案本身的价值，使档案方便查找和检阅，提高档案的利用率，为报社带来更大的经济效益和社会效益。

（四）创建档案资料共享平台

档案的最大价值就是可以被参考和再利用，所以要实现档案资源的共享化，建立可共享的档案资料库。在数字化平台的推动下，使档案信息的有效共享成为可能，建立档案资源的共享平台，可以为社会创造更大的价值，促进社会的发展和经济的进步，最大化的体现档案的价值。

（五）培养专业的档案管理人才

由于档案工作内容较为枯燥，再加上受互联网的冲击，使档案管理人员大量流失。报社要注重对档案管理工作人员的专项培养，提供科学合理的晋升机制，通过开展岗位知识竞赛、技能比拼等方式，提升档案管理工作人员的职业素养。同时还应引进完善的奖惩机制，提高员工的工作热情。

由于报社工作性质的特殊性，留下了大量的资料和信息，数量较多且资料内容又相对比较繁杂，再加上报社采用的是事业单位的管理模式，内部资料和档案信息也相对比较复杂，所以数量多且杂是报社档案工作的具体特征。在工作中，我们要讲究方式方法，依据报社自身的特点，采用科学有效的管理方法，通过建立并完善档案的综合管理机制;加强对档案的编研整理;加大档案的硬件投入和创建档案资料共享平台的方式实现档案管理的科学化、规范化和法制化。

三、结论

实现报社档案管理的法制化和规范化是社会发展的必然趋势，在新经济体制下，是一件充满挑战的工作，任务十分艰巨。作为报社肩负着强大的历史使命和社会责任感，任重而道远，要善于在工作中总结经验，借助先进的工作方法，积极创新，不断探寻实现报社档案信息资源共享的新途径、新方法。帮助报社摆脱困境，发挥最大的社会价值。

作者简介：花召汶，男，山东省潍坊市潍城区人，学历：大专，毕业于山东省轻工业学院，现有职称：助理馆员。研究方向：报社档案管理。