新形势下的会计档案管理策略研究

【摘要】在信息时代的背景下，会计电算化逐渐开始实施，在一定程度上产生了很多文件与数据，这赋予了会计档案管理很多新特点，但是也凸显了会计档案管理中存在的问题。因此，总结了新形势下会计档案管理的策略和特点，并对会计档案管理中存在的问题进行了探究，使其能够逐渐完善会计档案管理制度。本文主要围绕着新形势下的会计档案管理策略进行了探究。

【关键词】新形势  会计档案  管理策略

在实际工作中会计档案并不受重视，而且会计档案整理工作也不是很规范，经常会出现档案丢失的现象。随着经济快速发展和计算机技术的快速普及和应用，可以说会计档案管理也算是进入了一个全新的阶段。新形势的会计档案管理工作给传统的会计档案管理工作、技术和方法带来了很大的冲击，尤其是在实行会计电算化之后，给会计档案管理和信息开发带来很大的机遇与挑战。

一、会计档案的概述

企业在进行会计计算或接收数据的过程中所形成的，而且能够清楚的记录企业各项经济活动的支出与收入，有着非常强的保存价值和意义，能够借助计算机将所有的文字、图表以及其他形式的会计资料进行储存和传输。而且会计档案是企业最重要的档案，它在一定程度上反映着企业自身的经营成果与经济实力，是企业各项活动的基础。在新形势的经济体系下，企业若是想要拓展疆土，促进企业的发展，那么就更离不开档案信息的支持和帮助，尤其是会计档案信息。

二、新形势下会计档案管理存在的问题

（一）缺少有效的会计档案管理制度

大多数企业都缺少有效的会计档案管理制度，在一定程度上限制了企业的发展。部分会计档案管理制度的对象一般都是以会计报表、会计评审、会计账簿等会计核算专业材料，在实施会计电算化后便会产生大量的程序文件、电子文档、备份文件以及各项数据结构等新式会计档案信息的载体，因没有及时制定有效的管理方案，导致很多档案应及时归档，或因数据文件不齐或经过多次辗转，最终造成了各项会计档案归档信息不完整。再者，会计档案的移交制度和保管制度都没有落实到实处，出现互相推卸责任的现象，在一定程度上限制了会计档案的管理。还有很多会计档案的存储非常随意、任何人都可以翻动，导致会计档案出现了泄密和丢失的现象。另外，大部分企业的会计档案资料，一般都是由谁负责的工作，那么会计档案就由改名工作人员来订装，之后将其放在资料室中，若是想要使用资料或者是调走，那么会计档案资料信息在一定程度上就会受到限制，而且一旦该名工作人员离开工作岗位，多数工作人员都不会对会计档案资料进行详细的说明，也不做详细的交接工作，就直接离职，那么接任人员，对上一任的工作资料也会不清楚，不明白，出现责任不清的现象。

（二）会计档案管理工作中各项管理工作落实不到位

大多数企业领导都会对企业会计档案管理工作不够重视，不会安排专业的工作人员进行档案管理工作，也不对企业会计档案管理人员进行相应的培训工作，在一定程度上限制了企业的发展。还有企業还缺少计算机网络维护人员，一般来说财务部门不会设置专门的会计档案管理，大多数都是由负责账务的工作人员代替，但是，电算化会计档案管理工作在一定程度上还会计算机软件系统的安全与维护有着一定的关系，而且多数企业会计人员一般只会计算机软件的操作，并不会计算机系统操作与维护，这对于企业会计人员来说是非常陌生的。再者，有很多相关目标和表格填写信息不够完整，在一定程度上限制了会计信息资料的有效性，企业各项财务活动一旦发生之后就会立即生产档案。因此，要将生产的档案及时整理成立卷，并将其装订成册，之后在借助计算机将各项账目以及报表打印出来。但是在实际工作中经常会出现各个月份的报表四处分散存放的现象，而且各项会计档案资料转交不及时等问题，再有，大多数都是将其直接凭证存入会计档案。另外，对于过期文档处理不到位，部分会计档案管理人员对过期档案不及时处理，导致无用档案保存越来越多，造成了无用会计档案资料堆积越来越多。

三、新形势下会计档案管理的有效策略

（一）完善各项会计档案管理

可以根据《会计档案管理办法》的相关制度和规定，对会计档案进行归档、收集和整理，对企业所产生的各项会计档案管理严加规范，同时还要进一步完善电算化会计档案归档的制度，进一步明确企业会计电算化系统的开发和使用。还要建立起严格的会计档案管理制度以此来确保会计档案管理的安全性。在配备会计档案管理工作人员时，要选择专业技术能力比较强、综合素质比较高的工作人员，并为其配备相应的档案库以及其他基础设备等，以此来确保会计档案资料的安全性。若是在计算机中生产的电子会计档案，那么就要制定相应的管理档案，还要注意磁盘损坏、丢失等问题，要针对纸质会计档案和电子会计档案管理制定双层保险的管理制度，使其能够实现会计档案管理的标准化和规范化，能够真正做到妥善保管，方便日后的使用。

（二）完善会计档案的保密制度以及销毁制度

逐渐完善企业的保密制度，进一步健全企业会计档案的查阅制度和使用制度。企业会计档案一般都是有最原始的档案资料，数量都是有限的，而且有很多会计档案资料有着一定的机密性，所以，要对其实行保密制度，没有权限的人不可随意翻阅会计档案资料。若是想要翻阅会计档案那么需要经过上级的允许，之后才可以翻阅或使用，同时还要办理使用登记手续。使用档案或翻阅档案的工作人员，切不可以在会计档案上拆封或涂抹，以此来确保档案信息的精准度。若是想要彻底做好会计档案保密性，可以让使用者尽量在档案室使用，若是有特殊需求将会计档案借出的话，需要有企业领导批准，还要明确借出使用的时间，同时还要确保出借的会计档案能够完整按时归还。若是电子会计档案被借阅，那么在归还时要认真检查磁盘或外借资料，防止档案感染病毒，进一步确保会计档案的安全有效性。

还要建立完整的会计档案销毁制度，可以说企业会计档案的销毁工作是一项非常严肃的事情，一定要认真对待。对其企业会计档案保管期限已满的各类档案资料，需要办理销毁手续，尤其是企业账目来往的账目档案的销毁和保存一定要慎重。若是已经失去保存价值的会计档案需要销毁，需要明确会计档案销毁的清册、名称、册数、卷号、年度、档案编号、以及销毁时间等;还要经上级领导审批，负责销毁人员签字、监督人员签字等;在各项会计档案销毁之前还要对所有即将销毁的会计档案进行清点，在销毁之后在销毁清册上盖章，证明该档案已经销毁，并及时将销毁情况上报给上级领导，另外，还要将销毁档案单独存档保管。

（三）进一步加强会计档案管理工作

首先，要明确会计档案归档的各项要求，明确立卷规则。同时还要收集和了解企业会计账簿、会计凭证以及会计报表等比较有价值的记录信息保存起来，作为专业的会计核算材料。还要及时对企业财务系统所产生的各项数据报表、凭证等各项数据信息都用纸张打印出来，并将其装订成册，及时保存，该会计档案的管理方法与以往的管理方法一致。若是电子会计档案，要建立电子化档案收集制度，也就是将每天的电子会计档案信息进行备份，将其存放在不同的地方，还可以按照月度或年度对会计档案进行归档处理，确保电子会计档案的安全性。再者，还要及时将会计档案中的各项数据表格目录填写完整，并及时移交。会计档案账簿封面要仔细填写单位名称和账簿名称，详细打印账簿页码，积极认真做好每一项工作，确保会计档案的归档数量，确保各项会计档案的安全性和完整性。

（四）进一步提升企业会计档案队伍的综合素质能力

不仅要求企业档案管理人员具有专业会计学知识，还有一定的档案管理能力，能够熟练应用各种软件。而且还要做到严格自律，无论处于怎样的环境都能保持公平公正的立场;同时还要加强对相关工作人员的培训，使其能夠及时掌握最新的技能知识，了解企业会计档案管理的知识，同时还能精通各种会计工程流程，为企业培养现代化综合性人才。

四、综上所述

在新形势发展下，企业若是想要企业能够长久的发展，那么一定要有会计档案信息资料的支持。可以说会计档案的利用率最多的部门就是企业归档部门，那么最终受益者也将是企业。而且会计档案是企业非常重要的信息资源，在一定程度上能够促进企业的发展，同时还能够体现出企业自身的价值。所以说，一定要合理的使用会计档案信息，做好各项档案资料收集工作，将企业会计档案信息资源转换为实力生产力，使其能够创造出更多的经济价值和社会效益，促进企业的发展。

参考文献：

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[2]李超.基于信息化下的会计档案管理研究[C].决策论坛—科学制定有效决策理论学术研讨会，2015.

[3]唐丽.新形势下电子会计档案管理规范研究[J].办公室业务，2018.

[4]蔡建玲.论如何做好会计档案管理工作[J].人力资源管理，2018.

作者简介：高慧芬，女，山东省烟台市海阳人，学历：本科，毕业学校：毕业于山东省委党校烟台开发区分校，现有职称：中级经济师。