事业单位数字化档案管理优化对策

刘春生

【摘要】随着社会的快速发展，人们的各项工作的进行都离不开信息化与数字化。计算机技术的不断提高，为档案管理工作带来了极大的便利，不仅能提高工作效率和档案的利用率，还能优化工作流程，促使档案管理工作更加完善。目前，事业单位数字化档案管理还存在一些问题，数字化和信息化还有待普及推广。因此，本文先论述了事业单位数字化档案管理的意义，然后分析了其现状，最后给出了相关的优化对策，希望能为事业单位完善提供些许帮助。

【关键词】事业单位数字化档案 档案管理 优化工作及其对策

一个组织或者一个单位的核心资料就是档案，是不可缺少的。档案上所含有的信息内容是对组织或者单位的工作运行及发展都有一定的促进作用，为单位内部提供有效的信息资源加以利用。但是传统意义上的档案管理已经无法适应现代化社会的发展要求，不能满足新时代的管理需求，所以事业单位的档案管理必须不断加强数字化程度。

一、数字化管理的现状以及意义

（一）档案管理没有实现现代化，检索效率不高

现在事业单位的档案管理存在的最大的问题，就是没有实现办公现代化，这一点主要体现在办公的用具上，还是以前档案管理的传统工具，使用起来没有现代化的工具方便快捷，所以会造成如今的档案检索速度无法满足当今社会的需求。甚至还有个别事业单位在档案室内堆杂物，因陋就简，也没有相应的防潮、防火或防盗等措施。而对于档案的调阅与查访却没有更好地运用现代化手段，影响了事业单位档案的安全与完整。另外，事业单位没能充分发挥档案的作用，仅仅只限于档案的管理层面，不注重信息资源的现代化开放，从而忽视了对档案资料的有效利用。如今计算机的普及，基本上人的工作、生活都离不开计算机，因为计算机高速度的工作效率，传统的档案管理方法和计算机比较的话，就会出现太多的弊端。如：查找速度缓慢、查找数据不精确、信息资源太多，无法容纳等。再加上人力检索信息的局限性，所以大大降低了事业单位档案管理的工作效率。

（二）数字化档案管理的意义

事业单位各部门运转工作都是为了完成一个目标，完成一个工作，那么档案管理部门负责的主要就是整个事业单位的核心资料，如果能够将档案管理进行数字化的话，那么整个事业单位的工作效率都会上升。采用数字化档案管理，档案信息的整理和储存都向电子化转变，缩小了档案的占地空间，整理归纳将会更有序合理，不仅能提高工作的效率和准确度，减少人工工作的错误和误差，还能节约资源，使单位经费能传统的人工管理档案的工作模式，没有数字化档案管理模式般方便快捷，显得整个工作过程当中会有很多冗余的时间，而如果将这些时间投入到其他工作当中去，那么工作效果肯定会事半功倍吧。由于档案大多以纸质形式保存，除了会占用更多的场地外，工作人员查询档案也会十分困难，有的档案可能由于储存不当或其他不可抗因素而造成毁损、丢失，影响事业单位工作的正常进行。而数字化的档案管理依赖于现代科学技术，集便捷性、高效性、环保性于一体，档案的搜集整理都由专门的工作软件完成，不仅效率高，且误差小，避免了重复工作，大大提高了办公效率。档案的搜集需要耗费大量的人力物力财力，同时信息的准确性也不高：档案的整理和归纳则需要工作人员投入大量精力，倘若在工作中出现错误，往往需要耗费更多的时间来弥补，不仅工作效率低下，也容易影响工作人员的积极性，而消极的情绪被带入到工作中来的时候，那么工作效率肯定是不高的。

（三）数字化档案管理可以提高档案信息的利用率

传统模式的档案管理，对于人们当前工作的需要，已经远远不能满足了。现在人们工作常常需要去不同的地方出差，如果是工作中需要一些重要的文件，还必须得自己走到哪带到哪，很是不方便。这种操作不仅不利于简便出行，也不利于工作途中全身心地投入到工作中，在一定程度上限制了工作人员的工作发挥。而采用数字化的档案管理的话，只需要一个软件管理好自己所需的档案，在需要的时候只需要登录就可以获取，比传统上的档案管理方便了很多。像如今越来越多的人喜欢用百度网盘、腾讯网盘等，这些都是在将数字化应用到档案管理的体现。

二、事业单位优化数字化档案管理决策

（一）打造完善的单位数字化档案管理体系

数字化、信息化在如今社会中普及，已经迫使各个领域内的传统模式正在淘汰，被新兴起的数字化等快速发展化所代替。那么，從这个趋势来看的话，档案管理的数字化也是日后档案管理发展的必然之势。所以，一个事业单位如果想要一个有秩序的工环境和高效率的工作，在数字化档案管理就必须有一个完善、功能俱全的管理体系，以有效地实现信息资源的共享、更好地将信息资源转换到社会中去服务社会、服务社会。在这个制定统一的管理体系，需要做到的是，事业单位的一切决定都应该全员达成一致以后才可以实施，同时，对于大量需要整理和储存的资料，应该采取双服务器的备份方案。对于不同性质的档案资料，应该设置不同的机密等级并做好相应的保密工作。让档案管理人员对档案管理工作的性质有一个很清晰的认识，培养管理人员的工作态度，以此来保证档案管理工作的严谨性。还应该随时保持预备状态，防止生活中普通的意外发生，能够让管理工作平安顺利的进行。

（二）培养管理人员的工作素质

事业单位所招聘的管理工作人员应该具有全方面都良好的素质，这样才可以保证工作的质量一直都不掉线。在招聘新员工的时候，最主要的考察工作人员对档案管理有没有专业的知识素养，对待档案管理工作的认知度有多少;对于老员工的话，要建立一个严格的奖惩制度，要进行定期的专业素质培养，在学习的过程中，不断地对工作人员进行激励、鼓励，除了对工作专业方面的培养，还可以进行一点服务行业的培养，以利于工作人员在进行管理工作的时候还可以强化服务意识，提高管理人员的服务水平，促进形成和谐融洽的工作环境。

（三）完善档案管理的安全保密制度

可以让人利用的信息资源肯定会存在一部分有着一定的保密要求，假设其中的信息泄露了以后很有可能会对信息的使用者造成经济或者人身上的安全隐患，所以，为了保障信息使用者能够安全地使用，第一要要求工作人员对待工作的严谨性;第二要求档案部门必须要拥有良好的保密机制，在平时对办公设备进行定期的检查和维护，发现丝毫隐患要及时进行修复处理，对及其重要的信息资料进行特殊的保护。

三、结语

现代信息化的普及，让如今的人已经满足于快节奏的生活和工作方式，现代社会生活离不开档案，事业单位必须提高认识，采取科学合理的档案管理方式，提高档案的利用率、保证档案的安全性，才能使单位得到长足发展，成为合格的服务型单位。