浅谈加强基础档案建设更好的为企业服务

毕卫堃

【摘要】档案基础建设是档案工作的基石，只有打牢这个基础，档案工作才能更好为社会进步和经济发展服务，档案事业发展才有后劲，才能更好的为企业服务。本文就如何加强档案基础建设进行了阐述。

【关键词】档案 建设 服务

党的“十八大”以来，中央基于新形势、新理念、新特点，做出“新常态”的重大战略判断，同时，对档案工作也提出了新的更高的要求，尤其是在信息化建设发展的今天，基础档案建设应作为企业档案管理的核心和基石，利用现代化手段开展基础档案工作，实现档案管理和信息资源的有效开发利用，更好地为企业经济建设服务。如何能在现代化管理的整体环境下，开展基础基础档案建设，我将从以下几个方面做详细阐述。

一、档案工作的现状

现阶段我国档案管理工作在技术和效率上得到了明显的提高，解决了以往工作中存在的许多难题。近几年国家经济飞速发展，文书档案管理工作的进一步发展也离不开经济的支持。目前文书档案管理部门还加强了对工作人员的管理，加强了文书档案管理人员对工作责任的认识，保证了文书档案管理工作的有效进行，因此，基础档案建设是实现档案的快速发展的基础。

二、加强档案基础建设

在信息化建设发展的今天，档案基础建设显得尤为的重要，首先，加强领导，为能将档案工作的规范、有序的开展，应将档案工作纳入主管领导和相关人员的岗位责任制，落实岗位职责。要充分认识档案工作对企业改革发展的重要作用，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的工作计划和发展规划。确保开展档案工作所需人员、经费的落实，应为企业档案事业的发展提供人才支撑和物质保证。其次，强化档案基础建设。基础业务建设规范化、标准化是档案现代化管理的基石。基础业务建设水平的高低也是档案馆考评定级的主要条件。做好档案年度立卷接续工作，彻底消除室藏积存零散档案未整理现象，及时纠正档案整理质量问题。要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。最后，加强档案干部队伍建设。档案事业发展正处于关键时期，大量的新情况、新问题需要我们去探讨，去解决，在这种新形势、新任务面前，加强档案干部队伍建设，提高档案干部队伍素质尤为重要。因此，我们要提高其政治素质、文化素质和业务能力。强化档案培训。开展多角度、多方位、多层次的业务培训活动，强化档案管理人员的基本功训练。同时，加强业务学习，提高工作水平。认真学习档案业务基本知识，做到精益求精；虚心学习发达地区的先进经验和好的做法，做到相得益彰；以开拓创新的精神探索适应新形势新任务需要的档案工作的新举措，做到与时俱进。档案管理人员要学习与掌握现代科学技术知识，学习现代化设备的实践技术、电子計算机技术、网络技术、多媒体技术等，运用科学的方法和技术管理档案，以实现档案管理的现代化，促进档案工作的发展跟上当今时代的节拍。

三、基础档案的建设有利于实现档案基础工作标准化、规范化

档案的基础建设是实现档案工作现代化的前提条件和关键环节，档案的基础建设必须一步一个脚印的从基础工作做起。首先，是实现基础工作的标准化和规范化，例如：应建立档案著录和档案索引的标准化、规范化，才能建立一个统一的档案数据库，才能实现档案的现代化检索，实现档案工作的现代化，这是建设基础档案的基础工作。其次，是按照国家和地区档案管理的各项行业标准，建立了一套符合企业自身实际、反映企业自身特色的档案科学管理系统。同时在国家关于企业档案工作实现科学标准化管理的政策倡导下，建立、完善了一套科学的档案管理体系，在软硬件建设上齐头并进，进一步完善基础档案的基础管理工作，这是基础档案建立的基石。

四、提高思维意识，坚持档案建设的规范化、标准化同步进行

文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案是由公文转化而来。基础档案又是通过纸质档案转化过来的，因此，公文在制发形成过程中质量如何，不仅会直接影响到档案的质量，而且也决定档案工作的规范化、标准化的质量问题。提高档案的实体质量，对基础档案的规范化、标准化具有重要的意义。其中，住宅集团在发展过程中形成了一套相对完备的公文处理流程。有自己完成的一套OA办公自动化系统，无纸化办公成为集团公文管理的一大优势，无纸化办公一方面无需传统纸质载体，通过局域网系统的逐级传送，减少了文件实际传阅办理过程中的诸多不便和各种隐患，使企业的各类文件的存储、归档、调阅实现了无纸化管理。通过办公自动化建设，完成了覆盖文书、会计、合同、照片、录音录像等各类档案的数字化工作，基础档案建设已初步建立，有效提高了档案收集整理工作的效率，大大的缩短了档案查阅时间。

五、不断创新基础档案管理手段，实现现代化管理

档案离不开现代化的管理手段、依靠这些科学手段是实现基础档案管理的必由之路。随着计算机技术与通信技术的快速发展，电子文件作为现行文件的主要形式提到了新的高度。电子文件如何实现安全、有效的保管利用成为基础档案建设的一个重要课题，对于电子文件，实现完整、便捷的读取是关键，而维护电子文件载体的安全则是基本，因此要做好电子文件的及时备份、防毒工作；要对文件进行定期整理；做好电子档案的授权、有效的控制、修改更换、电子文件签署以及系统安全问题等。计算机检索系统要做好定期更新，对应用软件做到及时升级换代，要把确保系统运行的稳定和安全放在首要位置。

新时期的基础档案工作建设要充分实现自身价值，发挥现实效益，就必须围绕着企业实际需要提供服务，利用档案资源为企业的改革和发展提供第一手材料，使基础档案管理工作逐步向深层次、高标准方向发展，更好地为企业经济建设和管理工作服务。

因此，基础档案管理是信息时代发展的基础，在数字化管理的过程中，仍然离不开档案管理的基础性工作，只有扎扎实实做好档案管理的基础性工作，才能确保档案信息资料的严格、准确、全面。档案管理人员要不断地学习和进步，了解掌握信息时代的特点，加强科技学习、管理研究及熟练操作技术。这样才能在信息化时代的大潮中，胸有成竹地全面管理和科学化操作档案管理技术，提高档案管理工作质量，实现管理技术和档案工作的创新型发展，更好的为企业服务。