浅析部门档案管理质量保证及体系建设

张庆

【摘要】部门档案管理不仅是部门进行工作建设的重要内容之一，还是部门事业发展的一个重要组成部分，在整个部门教育工作及部门教育管理中占据着至关重要的地位，是衡量该部门教育质量水平和教育管理水平的重要标志之一。对于大多数部门来说，它们获取所需信息基本上都是通过搜集该网站的档案，因为部门的档案详细地记录着该部门的各个方面的具体情况，给领导的工作、理由决策带来了很大的方便和帮助。因此，做好部门档案管理工作对于部门的工作教对于部门档案管理质量保证体系的建设育管理有着非常重要的作用。现在摆在我们面前的理由就是如何建立一个完善的部门档案管理质量保证体系。本文就是围绕此理由，从部门档案管理及知识管理、现阶段部门档案管理工作存在的不足与优势、部门档案管理质量保证体系的构建这三个方面进行详细的论述。

【关键词】部门档案管理 质量保证 体系建设

随着信息化、科技化的快速发展，档案工作也进入了现代化、自动化的一个重要阶段，特别是随着网络化的发展，部门的档案工作也进入了网络化、信息化的新阶段。这个新阶段给部门的档案管理工作带来了很大的帮助，同时也助于减轻部门在整理档案管理中遇到的一些理由。在部门档案管理体系中，最重要也是最核心的一部分就是部门档案管理质量保证体系的建设，因为该档案管理体系不仅记录着部门的各方面的基本信息、社会服务的效益和开展。部门档案管理不仅保障了部门各项工作有条不紊的进行，还推动了各项事业的有序发展。

一、部门档案管理及知识管理

知识管理是由美国信息管理学家马钱德在20世纪80年代提出的一个重要概念，并且该概念在信息管理中扮演着一个十分重要的角色，特别是在部门档案管理中发挥着重要的作用，给部门档案管理工作提供了一个坚实可靠的理论基础和理论准备。部门档案管理是在档案学的理论基础上，通过总结部门档案工作的基本实践经验，经过一系列的分化、综合而形成的一门特殊学问。档案管理工作者通过自己所学的专业知识以及档案的管理知识对档案管理进行分析、分类处理，从而为档案使用者提供正确有效的各项信息。档案是通过书面以及电子文件，并结合事物实体等等，对个人生活工作、社会各个方面的活动及一些事物活动的具体数据、详细资料和知识进行记录、储存。

二、部门档案管理工作目前状况

众所周知，部门档案管理是以部门各种各样的实践活动开展的，并在此基础上对这些实践活动进行记录和整理，从而更进一步的为各项工作实施提供更加详细具体的数字和参考依据，这对于各部门对档案管理工作的有效进行起着关键的作用。

（一）部门档案管理工作所面对的理由。最近，通过对各部门调查的结果进行全方面的研究分析，发现目前我国大多數部门在档案管理这一方面存在着诸多不良状况，总的来说就是各个部门的档案管理水平并没有真正达到部门各项事业的要求、跟上部门各项事业的发展，在这方面依然存在着很多理由，如：各所部门档案管理工作不够准确规范，具体付廷见在部门档案收集不准确规范、档案整理不准确规范、档案保管不够规范；部门档案管理意识的薄弱；档案管理人员的服务意识薄弱以及对归档和建档的重视意识不够高。

（二）部门档案管理工作所存在的优势。在档案管理及知识管理的基础上，部门档案管理从传统的档案管理出发，向着创新模式前进，旨在建立一个更全方面化、更全方位化的新型部门档案知识管理。该管理模式集中了知识管理的各种创新理念和各种技术策略，在很大程度上有效地推动了各个部门档案管理工作的有效进行。目前，部门档案知识管理工作有着很大的优势，具体表现在：现阶段的档案知识管理与当今时代的发展主题相符合；部门档案知识管理模式有着更加可靠的理论基础；部门有着优良、坚实的知识管理系统。

三、部门档案管理质量保证体系的构建

建立一个高效、完整的部门档案管理质量保证体系，在一方面能够有效地推动部门各项教育事业的发展，在另一方面能够保证部门档案更好地建立。

（一）部门档案管理信息化。近几年，随着数字信息化技术的高速发展，各种信息化管理在人们的日常生活和工作中起着很大的一个作用，这使得部门档案管理也逐渐运用信息化技术去解决各种理由，部门档案管理信息化的建立可以通过以下几个方面进行。其中最具有客观前景的是可以建立一个专门的管理部门档案的网站，利用网络来管理各种档案，比传统的用纸质记录档案更加全面，更加安全可靠，并且更有助于档案的充分利用和共享，在部门内建立管理档案的网站不仅有助于部门有关领导人的管理，还有助于有效利用档案。其次，在各个方面更进一步地去完善以档案资源为基础的档案管理的应用信息，利用多元化技术，开展网上服务，便于让更多同学及老师人员进行有关档案查询。

（二）档案管理质量保证体系的建立与发展。部门档案管理是集中服务工作与管理工作于一体的管理体系，不仅体现在档案管理工作服务于部门的各项管理工作中，还体现在部门的各项教育工作中。建立合理有效的部门档案管理质量保证体系，要在以建立可持续发展的质量保障体系基础上，更加完善各项服务体系。部门档案管理根据其本身所具有的特性和发展规律，运用宏观管理和宏观调控，加强对各个部门各个组织的管理，加强部门档案管理工作有条不序的进行，将这两者有机的结合在一起，能够更好的推动部门档案管理的稳定、快速、可持续发展。

部门档案管理工作在目前仍然是一个十分艰巨、充满挑战与风性的管理工作，为了能够更好的把档案管理工作做到效益最大化、管理公开共享化、资源共用化、可持续发展化，这就需要建立一套完整的、可实施的部门档案管理质量保证体系。该体系是在部门档案管理的基础上，顺应时代的发展要求，切实实施各项工作的稳定进行。