移动办公系统在物业管理企业的应用探讨

刘源

[摘要]随着科学技术的发展，移动办公系统逐渐在人们的日常生活中被广泛应用。移动办公系统相较传统办公系统在运行程序上更灵活，传递信息的速度也更快。本文将简要阐述移动办公系统的内涵与优势，然后联系使用该系统的意义简述在现代物业管理企业中使用移动办公系统的意义。

[关键词]移动办公系统 物业管理 实际应用

物业管理的效率关系到企业整体的运行效率和企业形象，理应受到企业的重视。物业管理需要调用大量人力、物力，利用信息化的管理系统对企业内的各种资源进行协调，将有利于降低企业运行成本，提高企业运行的灵活度。在物业管理企业运行的过程中使用移动办公系统，还有利于业主获得更加人性化的服务，享受更高质量的生活。

一、移动办公系统的内涵与优势

移动办公系统与IT行业、通信行业密切相关，可以说，移动办公系统是在这两大行业发展的基础上建立起来的，移动办公系统的主要特点是可以完全脱离时间、空间的限制，最大程度提升办公的灵活性。此外，移动办公系统相比传统的办公系统，可以更好地应对各种突发事件，这大大提升了企业应对危机事件的效率。此外，移动办公系统可以很好的与其它系统嫁接，企业在利用该系统时，还可以灵活利用其它系统提供的信息，这有利于企业做出正确的决策。

二、在现代物业管理企业中使用移动办公系统的意义

在社会快速发展的当下，物业管理企业的办公效率问题逐渐受到人们的重视。要提升物业管理企业的办公效率必须将信息化系统融入企业的运行过程中，移动办公系统便在这样的要求下应运而生了。将移动办公系统应用于现代物业管理企业中既是时代的要求，也是居民需求的体现，在移动办公系统的辅助下，物业管理企业的运行变得更加有序和高效，服务变得越来越人性化、智能化，一切都朝着更科学化、更高级化的方向发展。

三、移动办公系统在物业管理企业中的应用

（一）在公众信息管理中的具体应用

移动办公系统在公众信息管理过程中起着重要作用。在收文阶段，企业应当设置一定的管理权限，对参与收文的管理人员逐个编号，使整个操作流程更加高效、有序。且对不同管理人员进行编号可以更好地监督每个收文人员的工作，一旦某个环节出现问题，企业可以从移动办公系统的后台查询工作记录，从而迅速找出负责相关环节的工作人员来解决问题。在审批阶段使用移动办公系统可以减少审批环节人力、物力的消耗，降低企业的运行成本。使用移动办公系统进行审批，可以避开以往纸质办公缺乏灵活性的缺点，客户可以根据自身审批的需要，灵活设置不同的审批项目，并通过移动办公系统统计最终数据，为企业的决策提供依据。此外，移动办公系统还可以帮助客户跟踪公文管理的流程，无论是查询公文的发出时间、实时状态还是处理人，都可以通过网络迅速完成，这极大提升了企业的办公效率。

（二）在个人日常工作中的具体应用

物业管理企业内的个人办公也需要利用移动办公系统，个人办公主要关系到移动办公系统内的“待办事项、电子邮件、名片管理”等项目，通过移动办公系统，个人可以及时录入待办事项，从而有序安排一天的工作。个人还可以通过移动办公系统随时收发电子邮件，这有利于个人应对各种紧急任务，也有利于企业内的工作人员与顾客的联系，在顾客面前形成良好的形象。移动办公系统中的名片管理功能具有较强的灵活性，企业员工可以根据自己的习惯和需求选择要登记的顾客信息，通过不断完善顾客信息，企业员工可以更快捷地掌握顾客的需求点，从而为顾客提供更好的服务。此外，通过利用移动办公系统中的“留言簿”功能，企业员工可以节约许多通讯费用和实践，这也在一定程度上提升了企业员工的办公效率。

（三）在企业各部门办公过程中的具体应用

移動办公系统内包含着一个强大的数据库，数据库内存有较为完整的客户信息及相关的文件，企业各部门利用移动办公系统可以及时调用客户的信息并接收客户发来的文件，且在移动办公系统中，企业接收客户文件的时间会有完整的记录，这有利于企业排查经营过程中存在的风险、了解员工及客户的沟通情况。企业员工接收客户的文件后可以直接利用移动办公系统内的附带软件打开文件，文件打开后一般会直接进入阅读模式，在特殊情况下，企业员工还可以直接利用该系统对不同的文件进行比对，相较传统的文件审阅方式，移动办公系统显得更加智能化、便捷化。

（四）在居民小区物业中的具体应用

在居民小区物业中应用移动办公系统可以提升居民生活的便利性。在移动办公系统中，每个居民都有独立的账号，通过登录这一账号，居民可以及时了解自己本月的消费情况，如水电、天然气等的使用情况。居民还可以通过这一系统及时了解小区物业的情况，各小区物业管理人员可以在特殊时期利用该系统发布通知，将信息及时传达到居民一方。如紧急停水、停电等情况，仅靠人工通知不仅耗时耗力，还有可能出现遗漏，利用移动办公系统通知居民，便可以避开这些弊端。除此之外，居民还可以有效利用该系统与物业沟通，在物业的主页面留言反映问题。物业在接收到业主的投诉或建议后，可以在该平台上直接与业主沟通协商，并将该问题及解决方案公布在系统主页，方便其它有同样问题的业主查询。

四、使用移动办公系统应当注意的重要问题

许多移动办公程序需要通过开放的公共网络完成，然而，网络安全问题是社会各界关注的重要问题，许多网络安全难题尚未被解决，企业在使用移动办公系统时应当特别关注企业网络的安全性，企业应当增加在网络安全维护领域的投入，防止黑客入侵、信息丢失等问题给企业带来不必要的损失。此外，移动办公系统必须借助电子设备才能完成，企业应当定期对各种电子设备进行检修，防止基础设备出现问题给企业带来损失。

结语：移动办公系统对许多物业管理企业来说还是一个全新的事物，在实际应用的过程中，企业使用的移动办公系统未必能够很快地与企业的实际需要相结合，这便需要企业在使用过程中不断调整该系统的各项性能，使之更好地迎合企业的需求。