做好企业档案工作的实践与思考

何素珍

【摘要】企业档案工作是企业管理工作的基础，文章从推行集中统一管理、加强基础设施建设、推进制度创新、落实“三三四四”制度、加强业务培训、加强档案信息化建设、强化监督考核等几个方面提出做好企业档案工作的建议。

【关键词】集中统一 基础设施 制度创新 三三四四 业务培训 信息开发 监督考核

企业档案是企业的重要无形资产，是企业的宝贵财富，档案管理是企业的基础管理工作，是各项管理工作的基础。做好企业档案工作，对企业提高管理水平，对企业做大、做强，都有着十分重要的意义。笔者長期从事企业档案管理工作，认为企业做好档案工作应从以下几个方面着手。

1严格推行档案集中统一管理

集中统一管理本单位形成的全部档案，是企业档案工作的基本原则，是档案法律法规对企业档案管理的基本要求，坚持和推行集中统一管理本单位的全部档案是做好企业档案工作的前提和重要基础。集中统一管理有三层含义：一是档案实体集中，企业各部门形成的各种门类、各种载体的档案，都要集中到本单位综合档案室统一管理；二是人员集中，各部门档案管理人员都要纳入本单位档案管理部门管理；三是管理集中，各单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作，提供档案利用。实践证明，坚持集中统一管理，能对本单位的档案工作统筹规划、统一管理，有利于本单位档案工作的健康顺利开展。如果不实行“三集中”，档案分散处置，管理各自为政，就会严重危及档案的安全和有效利用。

2加强档案硬件配置，完善基础设施建设

硬件设施设备是档案安全保管的重要保障，特别是随着时间的推移，档案保存的时间越长，档案安全保护就显得愈来愈重要，加强档案安全管理和保护，包括对纸质档案、电子档案的保护：一方面是对纸质档案的保护，要加强库房“八防”设施的配备，使档案库房做到防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害生物、防有害气体的安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；一方面是对电子档案的保护，既要采取必要的措施，加强对电子档案的载体保护，又要加强对电子档案的信息保护。

3不断推进制度建设和创新，规范档案管理

档案工作各项制度是约束档案工作的重要保证，注重制度建设，确保档案工作有法可依、有章可循、严格按制度办事，并根据时代的发展、理论的研究和技术的进步，积极实现由制度落实向制度创新转变，做到与时俱进，淘汰落后的方法和制度，建立和完善适合时代需要和工作需要的新制度。企业档案工作要紧紧围绕企业中心工作和重点工作，立足实际不断创新档案制度，努力提升档案工作服务企业经济建设的针对性和实效性，力争以制度创新不断将档案管理渗透入企业管理的方方面面。

4认真落实“三三四四”制度，强化归档，丰富馆藏

“三三四四”制度是《企业档案工作规范》对企业档案工作的要求，是企业做好档案收集归档工作的有力保证。所谓“三集中”，是指档案实体、人员和管理要集中统一。所谓“三纳入”，是指要将档案工作纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。所谓“四参加”，是指企业档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题审定、基建项目验收、设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料是否齐全、完整、准确和系统。所谓“四同步”，是指企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完成归档同步。通过坚持不懈地加强“三三四四”制度建设，努力把档案管理工作超前介入档案资料形成的全过程，可以确保各类文件材料及时归档。特别是对于领导视察、重大活动、会议记录、合同协议、项目建设、科研课题、设备档案、核心技术、知识产权、房产地产、工程技术图纸、品牌产品、等各类重要档案的归档工作，都可以通过“三三四四”制度的认真落实，来提高档案归档率，丰富馆藏量，为档案开发利用创造条件。

5加强档案业务培训，提高档案人员专业素质

企业档案人员多是兼职且非档案专业出身，档案培训是档案人员学习档案专业知识、提高各级档案人员业务素质、做好档案工作的重要途径。为了提高档案培训效果，可以采取“走出去”、“请进来”等灵活多样的培训形式，分期分批广泛组织各类档案业务培训，分期分批组织办公室主任、档案科长、专兼职档案员等各级档案人员进行集中强制培训，全面提升各级档案人员的档案专业理论水平和业务素质。

6开展档案信息化建设，强化档案开发利用

档案信息化是企业档案工作的发展方向和趋势，网络时代档案信息化是企业档案工作自身发展的需要，也是上级档案主管部门对企业档案工作的要求。大力开展档案信息化工作，加快传统载体档案的数字化加工工作，实现档案信息资源共享，建设数字化档案馆（室），主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务，以“有为”来带动“有位”，实现档案工作的价值。

7建立奖惩机制，强化监督考核

档案工作要打破“大锅饭”的传统分配形式，扭转干多干少一个样，干好干坏无区别的局面，企业要建立并强化监督考核机制，加强对企业档案工作和档案人员的监督考核。监督考核可以分年度、季度、月度等不同时段来分别考核，档案工作考核时不仅考核档案的基础设施建设，还考核档案的业务建设，不仅考核档案的组织管理，还考核档案的开发利用，各单位档案工作好坏直接与部门领导和各级档案人员工资奖金挂钩，促使各部门空前重视和加强档案工作。按照效率优先、兼顾公平的原则，把档案工作业绩好坏与企业各级档案人员的工资和奖惩挂钩，重实绩、重贡献，对有突出贡献的单位和个人要给予奖励，做到一流工作、一流表彰，一流人才、一流业绩、一流报酬。关心帮助优秀档案人员政治上的成长进步，对优秀档案人员在政治上多关心，多帮助，给他们提供施展才华的平台，鼓励创新，激励人人竞相成才。每年专门对档案工作先进单位和个人进行表彰，有力地弘扬先进、鞭策落后，激发广大档案工作者的积极性，觉得档案工作也有盼头、档案岗位也大有可为。通过强化一系列激励考核措施，能有力提升单位对档案工作的重视力度，确保档案各项工作步人健康持续发展轨道，有力促进企业档案工作的蓬勃发展。