浅谈学分制下的高校成人高等学历教育学籍档案管理

郭登权

【摘要】学分制是一种以学分计量学生学习量的教学管理制度，是相对于学年制的一种教学管理制度。随着多数高校成人高等学历教育在教学管理上实行学分制，学籍档案的管理也发生很大的变化。本文从高校成人高等学历教育学籍档案的形成规律和特点出发，分析了高校成人高等学历教育学分制下学籍档案管理存在的问题。提出了相应的解决措施。

【关键词】学分制 成人教育 学籍档案

学籍档案是记载学生学籍、在校学习情况以及毕业情况的档案保存資料，是核定学生学籍资格，学生基本情况，反应学校教学工作状况，确定学生毕业资格的重要依据，学籍档案是学籍管理的重要内容。从形成阶段看，学籍档案的形成主要有两个阶段：一是起始阶段，指学生报考到录取这段时间形成的材料，如学生填报的考生登记表、录取通知书等：二是积累阶段，指学生报到入学到毕业前这段时间，这是学籍档案材料形成的主要阶段，是对学生在校期间的全面综合评价，主要包括学习成绩、奖惩、社会实践、毕业鉴定等方面的情况。

1学分制下成人高等学历学籍档案的特点

1.1学籍档案的原始性与真实性。学籍档案中记载和反映的学生基本情况、学业完成情况和奖惩情况等原始材料，是在按照学籍管理有关规定形成的，按照归档要求从学生录取、报到就开始收集整理，记录的信息是原始凭证，准确度高，可靠性强，是学生在校学习阶段的真实评价。

1.2学籍档案的多样性和综合性。高校推进学分制改革，教学内容、管理体制决定了学籍档案材料形成来源的多样性，主要包括：招生录取名册、录取通知书、新生名册、学籍登记表、学籍异动表、信息变更表、奖励和处分、毕业生登记册、毕业生鉴定表、毕业生实习考核表等与学籍有关的文件材料。同时，学籍档案是在教学管理活动产生和形成的，其材料来源涉及部门多、范围广，既有上级教育行政部门下发的各种指导性文件、规章制度，又有学校教务部门、学生工作部门在教育教学管理活动中形成的档案材料，因而又具有综合性。

1.3学籍档案的灵活性和系统性。由于学分制背景下，由固定学制变为弹性学制，学生毕业时间不一致，这样学生学籍档案就比校繁杂，同一年级的学生可能档案的管理内容不同，材料的形成具有灵活性的特点。由于这种灵活性，学生从入学到毕业形成学籍材料处于零散状态，需要进一步条理化学籍材料，经过整理、鉴定、编目，进行分类、统计、检索、组合使之具有系统性。

2学分制下成人高等教育学籍档案管理存在的问题

2.1学籍管理工作量增加

成人高等教育学分制学籍档案管理，增加了学籍档案管理人员的工作量。由于学分制工作细化，相应的学籍档案管理工作也会增加。一方面，成人高等教育学分制学籍档案管理工作的不完善，无法满足学籍档案管理工作的需要，另一方面，学籍档案管理工作的质量得不到保证。使得学分制的实际效用难以发挥，而整个学分制使学籍档案管理工作大量增加，也会使成人高等教育学分制学籍档案管理工作的复杂化程度增加。

2.2学籍档案管理电子化进程缓慢

学籍档案管理人员对电子信息软件的学习和应用能力弱，导致学分制学籍档案管理的信息录入受限，信息录入的准确度降低，信息不完整等，制约了学籍档案的电子化进程。另外，在学籍档案管理电子化进程中，各种纸质资料的收集和汇总直接影响学分制学籍档案管理电子化进度。

2.3学籍档案管理专业程度低

学籍档案管理人员大部分是部门兼职人员，档案管理专业化程度低。学籍档案管理需要专业化的人才采取专业的措施进行归类管理，以便于查阅学生的在校以及出校之后的各种个人信息情况。目前由于学籍档案管理专业化程度低，专业人才数量少，专业化操作管理软件匮乏。

3学分制下成人高等教育学籍档案的管理解决措施

3.1简化学籍档案管理工作，健全规章制度。由于成人教育学分制的灵活性和教学手段的多样化，学籍档案覆盖的学生范围广泛、学生来源复杂，涉及的系部、教学点繁多。因此，一方面，简化学籍档案管理工作中不必要的环节，降低工作人员工作量，保证档案管理的高效性，简化学籍档案管理的各项操作性程序，比如各种信息的录入要精简，避重复作业导致信息过度重复。另一方面，要健全规章制度，

为学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有利的保证。

3.2推进学籍档案的电子化管理进度，实施学籍档案的网络化管理。随着现代化教学手段的应用，档案管理部门必须使用网络进行信息的采集与核对。进行电子化、系统化的管理，产生的信息通过网络发送到学校档案室，或直接将数据信息向学校档案室进行数据输入，做到学籍档案收集完整，归档材料齐全，确保提供信息的及时、准确。在教学管理模式上采用学分制，排课形式改为选课的方法，学生选课自由，学籍管理人员登记分数困难的局面，原始的纸质档案无法按班级进行整理，而实施网络化和电子档案可以解决此问题。

3.3加强学籍档案管理体系建设，培养专业的档案管理人才。加强学籍档案管理体系建设，可以快速的提升学籍档案管理的系统化，有关学分制学籍管理的工作可以得到落实。另一个面，加强学籍档案管理体系建设，可以通过实行强大的信息管理，完成对学分制学籍档案的管理工作。管理的专业化必然需要培养专业的人才，总体来说，影响成人高等教育学分制学籍档案管理的因素很多，但最主要的莫过于档案管理的专业化程度不够，以及信息的准确性、安全性和系统的限制等。只有通过对专业人才的培养和学籍档案管理体系的建设，才可能最大程度的优化学分制档案管理体系。

4结束语

学分制可以综合的评估学生的综合素质能力，有利于培养学生的全面素质，就学分制与学籍档案管理的相互作用而言，学分制可以促进档案管理的电子化进程，建立成人高等教育学分制档案管理体系，使得档案管理更加专业化，学籍档案的管理与学生个人利益息息相关，需要学生认真对个人信息进行准确的核实，学籍档案管理工作又一项具体细致而责任重大的工作，从事这项工作不仅要会出艰辛的劳动，要有极大的责任心和较强的综合能力，只有学籍档案管理人员的素职不断提高，才能为学校的教学服好务，能实现学校学籍档案管理电子化、规范化、现代化。