浅谈企业在新形势下的档案数字化管理工作

姜泉霞

[摘要]现代科学技术的突飞猛进人们有目共睹，计算机网络平台的核心及基础是数字技术，在社会的多方面得到了发展及应用，改变了原本的工作、生活、思维方式，对传统的档案管理产生了强有力的冲击，各种纷繁的信息采用计算机进行管理是适应时代的必然要求。企业档案数字化能有效提高工作效率，利于企业成本的节约，并在一定程度上提高企业服务水平。

[关键词]企业；新形势；档案数字化；档案管理工作

一、企业档案数字化与数字化档案管理

（一）关于档案数字化问题

档案数字化是在电脑技术、打印技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体信息技术等一系列互联网信息技术迅速发展的基础上，应运而生的一种新型档案信息储存和管理方式，它带有科学计算、数据处理、辅助设计、智能模拟等多项特殊功能。

（二）关于数字化档案问题

1.数字化档案依托于数字化设备。提及数字化档案就离不开电脑软硬件和数据库与网互连网。一旦没有了电脑和相应的软件程序，数字化档案就不能进行储存、传输和识别工作。

2.数字化档案具有不稳定性。由于数字化文件的不稳定性，导致了数字化档案的不稳定性。

3.数字化档案的组成和结构比纸质文件复杂得多。因为数字化档案由文字、图形、声音、影像多媒体信息单独或相互搭配构成的。

二、企业数字档案的收集

档案信息化建设的源头工作是收集数字档案的工作，数字档案的质量和数量是数字档案馆存在的前提条件。现代化和无纸化的办公使得电子文件的数量剧增，与此同时数字档案收集工作的重要性同比上升，但应以实用丰富、品质优良、合理结构限定收集范围。收集数字档案可以采用网络存储转发等方式进行实时接收、存储电子文件，并适当扩大收集范围，不能限于以前实体档案的归档范围，超出归档范围之外有价值的信息也应保留，以便日后有需要时还能查到相关的记录，为社会服务打下良好的基础。

三、企业档案管理数字化要把握的环节

（一）防止资源的浪费

电子文件与纸质文件的双重保管易造成资源浪费，有些电子文件的档案已被广泛传播，没有必要再转化成纸质文档保存。因此，除了对现存的重要档案进行数字化再传播和储存外，后续档案的管理一定要注意防止资源浪费的现象发生。

（二）提高数字化档案利用率

数字化档案方便快捷的优势是纸质档案无法比的。依托传播、使用、查阅便捷的功能，人们完全有必要提高数字化档案的利用率，将其功能更好的服务大众。但事与愿违，对于浩瀚的网络资源人们往往利用的仅20%，那么，如何提高数字化档案的利用率迫在眉睫，首先，建立属于档案电子化的专有系统工程，做好系统的总体设计，配套设备选型，档案管理软件的开发和使用，档案汇总和录入，备份和安全措施更要同步落实到位。档案管理系统的设备要优选双服务器的设施，在双备份的基础上设置查询系统，以便从容面对大量的查询与共享。

（三）提高档案管理人员队伍水平

档案管理要进行数字化管理，如今档案管理工作也由传统的劳动密集型工作向知识技能型工作进行了转换。这就要求提高档案管理人员的知识技能水平，主要包括档案整理者对整体的分析能力，能对有效档案精准辨别并清晰归档：再通过大量使用人员的需求提供出完整正确的档案。这些条件就需要培养高素质技能的信息化人才以适应工作。所以，管理部门对档案管理人员要多开展培训，培养且对电子文件管理的意识，加速工作转型，从而将档案管理水平提升到一个新的高度。

四、企业如何提高档案数字化管理的建议

（一）培养档案信息管理的创新服务意识

在互联网信息爆炸的今天，档案管理人员在档案数字化管理工作中面临巨大挑战，和新局面形成了一个全面的认识，要不断对档案管理人员的专业技能进行提升，丰富其专业知识，还要从意识上着重培养对档案管理的主观能动性，形成对档案管理工作创新意识和服务意识。

（二）提高档案管理人员数字化档案管理水平

档案管理者应该提高职业技能，不断加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，并且鼓励档案管理者积极参加以汁算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的精神和物质方面的支持。档案管理者熟练掌握档案专业知识是对作为档案管理工作者的必然要求。

（三）加速档案管理工作的标准化建设

档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案室之间、档案管理主管部门之间的协同努力。并不是其中某一个单独完成的，真正实现档案信息数字化的管理，即要保证信息资源能得到充分共享，而且每级档案管理的直属单位都要第一时间建立和完善档案管理的规章制度，有效实施檔案数字化管理工作，不断加快档案工作标准化制度制定的节奏，真正达到档案管理、时代、信息科技三方面协同进步、均衡发展。

档案管理数字化是未来档案管理方式发展的大势所趋，如果能准确地对档案管理进行准确全面的掌握，即能带来方便快捷的生活，又能够有效地提高工作效率。档案管理工作人员要全身心投入到档案数字化工作的创新和发展中来，档案管理数字化水平的高低也对档案管理工作是最直接体现，要一丝不苟地对待，不容小觑，将电脑互联网数字化作为档案工作的核心目标。

现代科学技术的突飞猛进人们有目共睹，计算机网络平台的核心及基础是数字技术，在社会的多方面得到了发展及应用，改变了原本的工作、生活、思维方式，对传统的档案管理产生了强有力的冲击，各种纷繁的信息采用计算机进行管理是适应时代的必然要求。企业档案数字化能有效提高工作效率，利于企业成本的节约，并在一定程度上提高企业服务水平。为了搞好档案管理，实现数字化管理这就要求每个档案管理人员必须提高知识技能水平，特别是这个对档案整体的分析能力能有效、准确、清晰归档，在通过使用人员对需求提供出完整正确的档案，这些条件的实现就需要培养高素质技能的信息化人才以适应工作的需要。所以加强工作人员的培训，将档案管理水平提升到一个新的高度，势在必行。endprint