我国企业档案管理困惑探讨

周金霞

[摘要]我国社会不断发展进步，科学技术也随之不断得到发展，但我国的企业中仍存在着一些因素无法满足快速发展的社会与科技，企业中传统的管理模式就是其中的一个因素，由于其在企业发展中具有十分重要的作用，因此必须对企业中传统的管理模式进行改革，发现其存在的问题，并就其存在的问题进行有针对性地改进，只有这样，才能使企业档案管理真正发挥其作用。本研究主要从三方面出发对我国企业档案管理困惑及相关问题进行深入探讨，分别为：我国企业档案管理的重要性、我国企业档案管理中存在的主要问题以及解决我国企业档案管理困惑的措施，以此三方面的分析能够对相关的理论研究与企业档案管理的实践有所助益。

[关键词]企业；档案管理；重要性；困惑；措施

企业档案管理是我国企业管理的重要组成部分，在企业的管理工作中占有十分重要的地位，我国信息技术的不断发展为企业档案管理提出了一系列更高的要求，企业只有在档案管理方面积极适应时代的变化，顺应新的档案管理趋势，认识到自身仍存在的问题，并积极解决问题才能够在时代竞争中立于不败之地。

一、企业档案管理的重要性

企业中的档案主要是指企业在运营过程中的各个方面，如管理、生产等方面保存下来的具有一定价值的资料。它对于企业来说是十分重要的资产和资源，能够记录下企业从起步到各个发展阶段的状况，对于企业了解自身的发展历史，推动企业的可持续发展意义重大。随着我国社会的发展，企业的规模也在不断地扩大，科技含量日益提高。尤其是在相对发达的地区，企业转型更是日新月异，这就对企业档案管理的速度与效率提出了双重的要求。此外，随着我国改革开放的不断深入，越来越多的企业从单纯的国内市场拓展到国内国外两个市场，在为企业带来更大的经济效益的同时，也使得企业面临着巨大的竞争压力，尤其是我国在加入世贸组织之后，不仅面临着竞争压力，而且还要应对反倾销等的争端，只有做好必要的档案管理工作，记录相关的有效数据与资料，才能够在国际贸易争端中维护自身的合法权益，并且在竞争中立于不败之地。

总的来说，企业做好档案管理工作是保证其自身可持续发展的重要举措，我国企业要想经营地更加稳定与安全，必须积累与发展自身的企业文化，管理好发展的各项资源，做好档案管理工作。

二、我国企业档案管理中存在的主要问题

尽管我国大部分企业在竞争中已经意识到了档案管理的重要作用，并且在原有基础上对自身的档案管理工作做出了较大程度的改善，但在实际的档案管理工作中仍然存在着很多问题，这些问题的存在严重阻碍了企业的发展，也在一定程度上影响了企业的竞争力，因此，笔者结合相关的理论知识以及根据自身多年的实践经验，就我国企业档案管理中存在的主要问题进行梳理，期望对企业的实际工作有所启发。

（一）档案管理领域缺乏专业人员

档案管理工作是一项专业性比较强的工作，而在现实中，很多企业的领导者仍没有认识到这一点，这就造成了很多企业未安排专业的档案管理人员去负责档案的收集与管理工作，并且很多时候是从企业的其他部门调用人员来完成此项工作。档案管理工作的专业性要求具有一定专业知识与专业能力的人员来负责，而档案管理领域专业人员的缺乏是目前我国企业档案管理中存在的一个十分严重的问题，这将直接导致档案管理领域的工作无法满足企业发展的需要，从而限制企业的发展。

（二）档案管理工作不规范

现如今，部分企业在进行档案管理工作时缺乏一定的规范性，主要表现在以下四个方面：首先，档案编号缺乏规范性。其次，组卷混乱现象较为严重。第三，档案标题缺乏规范性。第四，档案卷宗缺乏目录项目。这些问题的存在限制了相关管理工作的开展，容易造成企业的档案管理的作用难以发挥。

（三）档案资料内容的价值有待提高

所有企业在进行档案资料收集的时候都会进行筛选，然而不同的企业在资料筛选过程中筛选的质量有很大的差异，一些企业更加注重档案资料收集的“量”，从而忽视了资料的“质”，这就导致尽管企业的档案资料表面上很丰富，并且企业也做了大量的档案收集与整理工作，但档案资料内容的利用价值并不高。同时，很多企业的档案管理资料大多记录过去的状况，资料更新速度较缓慢，对当前的状况记录较少。最后，企业档案管理中还存在资料记录较为空洞，并未对现实状况作出客观、公正的评价的现象。

（四）纸质档案与电子档案不协调

纸质档案是比较传统的档案留存形式，在企业档案管理中占有十分重要的地位，即使随着电子信息技术的发展，我国企业在档案管理中不断提高电子档案的运用比例，但纸质档案仍拥有着不可替代性，它是一个企业的标志与根本所在，在可信度方面也比电子档案要高出很多。因此，企业在进行档案管理中，既要重视纸质档案的收集与整理，也要充分发挥电子档案的优势，将纸质档案与电子档案的运用相结合，充分发挥每一种档案形式的优势，利用各自的优势来弥补彼此的不足之处。而在现实的企业档案管理中，很多企业未能做到纸质档案与电子档案的协调，有些企业偏重于纸质档案，虽然具有较高的可信度，但检索信息相对较为繁琐，并且会占有较大的空间。而有些企业偏重于电子档案的形式，虽然节省了大量的空间资源，并且在检索过程中表现出了极大的优越性，但其安全性与可靠性受到了一定的质疑。

三、解决我国企业档案管理问题的措施

企业档案管理中存在的上述问题，严重地阻碍了企业的可持续发展，对于企业自身经营水平的提高以及最终企业经济效益与社会效益的实现都有一定的限制作用。因此，笔者在对我国企业档案管理中存在的问题进行梳理之后，对解决我国企业档案管理中存在的问题提出相应的解决措施，希望对我国企业的发展有所帮助。

（一）培训或引进相关的档案管理人员

档案管理专业人员的缺乏使得企业的档案管理工作难以顺利进行，因此，企业因根据自身的实际情况进行有针对性地改进，档案管理工作交由专业的人员负责可以通过两个主要途径实现，一是培训专业人员。如果在档案管理领域已经有相关的人员负责，但人员的专业素质有待提高并且该人员有学习的潜质，则企业可以对已经拥有的档案管理工作人员进行培训，为其提供学习专业知识与专业能力的机会，从而在工作中表现出更强的专业性，推动档案管理工作的顺利开展。二是引进。如果相应的职位上缺乏工作人员，企业可直接引进专业的档案管理人员，这一方法尽管企业会花费一定的资金，但其具有专业人员上手快的优点。

（二）制定与完善相关的档案管理制度与条例

针对档案管理工作不规范这一问题，企业应该从制度与条例方面人手制定与完善相关的档案管理制度与条例。健全的档案管理制度是企业档案管理工作顺利开展的保证，企业需要通过制度与条例对档案标题、编号、目录以及组卷进行统一规定，促进企业档案管理工作的规范化。

（三）提高檔案资料的质量

企业在进行档案资料收集的过程中既要注重资料的“量”，也要注重资料的“质”。并且将“质”放在比“量”更加重要的位置上。档案资料也要进行及时地更新，这样才能够发挥档案资料的最大价值。在进行资料的记录与整理时也要切忌空洞与流与形式，对现实状况做尽量客观、公正地评价。

（四）纸质档案与电子档案相结合

纸质档案与电子档案各有其优势，也均是企业在档案管理中不可缺少的一部分。企业在档案管理中，要使纸质档案与电子档案相结合，使两种档案形式优势互补，切忌只注重其中一种档案形式。同时，无论是哪一种档案留存形式，企业必须采取必要的措施对其进行保护，尤其是电子档案的安全问题，随着信息技术的不断发展，其为人类带来便利的同时也存在着很多的安全隐患，企业在进行电子档案管理工作时要做好电子档案的安全保护工作，留存备份，同时做好保密工作。

四、小结

本研究中笔者结合所学习的专业知识、查阅到的相关理论以及多年的工作实践经验，就我国企业管理的困惑进行探讨，从重要性、存在的问题以及解决措施三方面进行深入研究。档案管理工作是企业管理的基础性工作，对于企业来说具有十分重要的作用，因此笔者选择以企业档案管理作为研究对象。本研究中梳理出的我国企业档案管理中存在主要问题包括档案管理领域缺乏专业人员、档案管理工作不规范、档案资料内容的价值有待提高以及纸质档案与电子档案不协调。针对所存在的问题提出的相应的解决措施主要有：培训或引进相关的档案管理人员、制定与完善相关的档案管理制度与条例、提高档案资料的质量以及纸质档案与电子档案相结合。

本研究的不足之处在于，由于本人所学知识以及阅历的有限性，并未能够做到对我国企业档案管理中存在的问题以及相应的解决措施做到面面俱到的梳理与分析，这是笔者今后努力的方向。endprint