浅析高校秘书人员职业培训的重要性

陈雯

【摘要】随着我国高校从精英教育到大众化阶段的跨越，高校管理模式也在不断革新，其中高校秘书工作日益成为高等学校教育教学中一个不可或缺的工作。目前相当一部分高校的秘书队伍建设亟待加强，职业培训在提高高校秘书职业技能和素养方面有着重要的现实意义，而且有较强的可操作性。加强高校秘书培训，实现高校秘书培训机制常态化、正规化。高校应高度重视秘书人员的培训教育，充分认识到加强秘书人员培训教育的重要性和必要性。

【关键词】高校秘书 培训教育 重要性

随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越，高等教育规模不断扩大，高等教育行政管理模式也在不断革新。高校秘书人员随着工作重要性的不断增显，对自己的职业发展提出了新的要求，高校秘书工作是高等学校教育教学中一个不可或缺的工作，在学校日常工作的各个方面起着承上起下的作用。在新的历史条件下，加强高校秘书人员的职业培训应摆上高校人事培训日程。

一、高校秘书的工作特点及重要性

1.高校秘书是高校中一个独特的群体，作为高校管理队伍中的基层管理者，肩负着管理和服务的双重任务。他们既要“参与政务”，又要“管理事务”：既做领导的“助手”、学校的“管家”，又要做联系师生的“桥梁”，工作任务重，责任大。

2.高校的三要素包括行政管理、教学和科研，高校秘书作为高校管理队伍中的一支重要队伍，承担大量的日常工作，包括各方面事务的执行、联络、沟通、传达等。他们的工作是为教学和科研服务的，并在一定程度上影响高校教学和科研水平，关系着高校的发展水平和质量，从而关系社会和经济的发展。

3.伴随着高校改革的不断进行，高校发展的自主性增强，管理权限增强。如何招揽学生，如何培养人才，如何保持永续发展，不仅需要教学管理工作的运筹，更需要行政管理工作的运作，而高校秘书是行政管理工作的先行者和执行者，起着不容忽视的作用。

二、高校秘书人员职业培训的重要意义

1、职业培训是提升高校秘书工作技能、保证高校日常工作正常进行的有效手段。高校秘书工作具有时间紧、任务重且杂乱等特点，这就对高校秘书提出了很高的要求。如何在较短的时间内较好地完成学校

交待的工作，成为高校秘书必须面对的一个问题。通过职业能力方面的培训，系统地掌握从事高校学秘书工作所需要的必备知识和一些技巧，能够在实际工作中起到事半功倍的效果。高校秘书工作涉及到管理学、行政学、教育学、心理学等多种学科的专业知识，如果没有经过专门的培养和锻炼，很难在实际工作中发挥出应有的作用。而且随着学分制在高校的普遍推广以及学校管理工作的电子化，管理工作的范围比过去更为宽泛，复杂度也大为增加。同时，学校管理工作的周期性强，工作的时效性明显。这就要求高校秘书在工作伊始就要具备熟练的工作技能和技巧而当前高校秘书普遍缺乏职业培训，尤其是岗前培训。这使得新上任的高校秘书工作压力特别大，而且抓不住工作重点，影响学校正常日常管理秩序。不仅是新任秘书存在工作技能严重不足的问题，工作经验丰富的老秘书也可能遇到类似问题。随着高校管理电子化的日益深入，秘书需要掌握越来越多的电子系统操作技能这就使得秘书的日常培训也显得非常重要。因此，培训机制的常态化、正规化，是保证高校管理质量、提高高校办学效益的重要保障。

2、职业培训是提高高校秘书人文素养，提升职业道德水平，提高管理服务意识的重要途径。高校管理工作并非单纯的行政工作，更不是纯粹的操作性工作，它是一项包含着丰富文化、科学内涵的管理工作。特别是在高校管理大力倡导人性化管理的今天，高校秘书的人文素养训练，职业道德养成就显得更为重要。高校秘书的日常工作千头万绪，纷繁复杂，而良好的职业素养、服务意识正是保证工作质量的强大精神支柱：另外，职业素养、服务意识的养成，对于协调日常管理中的各种关系、提升高校管理质量、实现以人为本管理的目标也有很好的指导作用。由此可见，职业素养对于高校秘书而言，具有非同寻常的意义。而职业素养的养成，并不是单靠秘书自身就可以完成的。職业培训，特别是人文素养、职业道德培训在其中起着重要作用。

三、高校秘书人员职业培训的实现途径

1、建立和完善新任秘书岗前培训机制

一个优秀的高校秘书，对于学校日常工作的正常运行起着举足轻重的作用。高校秘书岗位人员流动性较大，新学期开始前经常有新任秘书上岗。由于新上任的高校秘书对业务比较陌生，而高校秘书工作

时效性强、责任重大，因此新任秘书的岗前培训就显得非常重要。高校可利用新学期开始前的假期，用一到两周的时间，组织学校秘书统一培训。培训内容应包括：学校管理的各项规章制度；先进的管理理念；秘书的具体职责分工；各项工作的操作技能；责任意识和服务精神；沟通协调能力等。

2、建立健全切实有效的职业培训保障机制。

学校领导和办公室领导要高度重视秘书人员的职业培训，充分认识到职业培训对提升秘书队伍的整体素质，提高高校整体管理水平和工作能力的重要性，要把秘书人员的培训教育工作列入学校的整体培训教育计划中，与师资培训、其他管理人员培训一样纳入学校专门的领导机构中统一管理、统一安排。同时，应当改革传统的保守的教育思想，树立勇于开拓，大胆创新，适应经济时代的新思想，用知识经济时代的新观念指导秘书人员的培训教育。建立科学、完善的培训教育管理机制。用机制规范培训教育工作，并以制度的形式固定下来，保证高校秘书培训教育的经常化、制度化，不流于形式。学校要列出培训教育计划，创造条件，按年度或阶段开展培训工作或派出培训。同时要建立培训教育激励机制，把其作为秘书人员考核、提拔晋职、评聘职称的条件之一。高校应加大秘书人员培训教育的资金投入，并可采取建立培训教育基金，多渠道筹集资金的形式来保证培训教育经费。同时做到专款专用，使有限的培训经费发挥最大的效能。

2、完善学校内部的日常培训机制

高校秘书工作是一项熟能生巧的工作，但同时也是一项常做常新的工作。随着高校管理的系统化和正规化，管理工作经常出现新情况和新问题。因此，学校内部的日常培训机制也是不可或缺的。各高校一般会定期组织秘书会议，利用高校秘书会议的时间和场地，对于近期工作中出现的问题进行统一培训指导，即是一种不错的选择。另外，学校也可以抽出专门的时间，定期或不定期地组织培训班，根据日常学校管理工作中出现的情况和问题，对秘书人员进行有针对性的培训，以提高秘书人员工作技能，提升其管理水平和服务意识。

3、灵活运用讲座、报告、竞赛等多种培训方式

高校也可以通过组织管理讲座，举行先进事迹和先进经验报告会，进行学校管理知识竞赛、操作技能竞赛等，提升秘书人员的职业素养和技能水平。通过这些形式多样的培训，引导秘书人员树立严格按规章制度办事的意识，并与自己的工作实际相结合，同时帮助秘书人员树立为人师表、热爱学生、爱岗敬业、不计个人得失、兢兢业业的服务意识。要通过讲座报告等，激发秘书人员的工作热情和积极性，督促其提升自身的人文素养和实际工作水平，进而促进学校管理工作的提升。

4、适当开展高校间交流学习及外出进修

目前，各地高校普遍设在大学城里，周围高校云集。因此，学校管理的培训也可以充分利用高校集聚效应，组织本校秘书人员参观学习兄弟院校的先进做法和经验，通过参观学习，了解自身的差距与不足，从而更有利于学校管理工作的开展。另外，学校应提供专门的资金，以保障高校秘书获得外出进修学习的机会。每年中央有关部委以及相应的一些培训机构都会组织秘书人员参加职业能力等方面的知识培训。高校可以每年选派一定数量的教学秘书，参加这些方面的各种中短期培训班，学习先进的管理理念和管理技能，一方面能够接触到更新的知识和理念，另一方面能够开阔视野，了解其他高校在秘书工作方面的经验。

四、结语

综上所述，高校秘书人员在高校日学管理工作中发挥着不可替代的作用。高校秘书只有明确自身的工作职能，不断培养和提高自身专业素养，更新工作观念和方法，才能真正发挥好自身的作用。而抓好职业培训，则是帮助高校秘书人员提升职业素质、保证秘书工作正常进行的有效途径。endprint