关于如何创新档案服务工作的探讨

郑艺

（黑龙江省有色金属地质勘查七0三队）

【摘要】创新是社会各项事业兴旺发达的源泉，创新也是做好档案工作的根本动力，信息化建设是档案工作的重要途径，是档案工作的创新需要。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，创新档案服务是与时俱进的必然要求。

【关键词】档案服务 创新 服务机制

服务是档案工作的主题，是档案工作的生命力，也是档案工作者的主要职责。我们在信息化时代的今天，要对档案服务工作进行创新，档案部门要进一步增强服务意识，不断创新服务机制，切实改进、改革服务方式，把档案服务工作提高到一个新的水平，着力于综合档案服务功能的开发，档案工作才能保持旺盛的生命力。

一、创新服务观念，转变服务思想

由收、藏、借用这种一般性服务，向挖掘、编辑、研究高层次服务转变；由疲于应付日常业务，向开动脑筋、搞好超前服务转变。实现档案工作服务由被动向主动服务转变，由单一服务向全方位服务转变，由一般服务向深层次服务转变。首先使利用从被动查阅服务转向咨询服务，从闭门等待服务转向超前服务，从被动查找利用到主动提供利用，从预约联系服务转向跟踪服务，从提供纸质档案资料转向电子载体和纸质资料并用服务，从检索工具式服务转向编研成果式服务，真正体现服务的主动性、前瞻性、广泛性、开放性和针对性。其次，统计分析利用者的类别、层次和次数多寡，以此来掌握规律，发现需求的重点，难点和盲点，不但创新了利用服务，而且以此也掌握了现阶段和今后工作的侧重点、缓急点，也使我们清楚看到利用者的现实需求和潜在需求。我们也就可以紧紧围绕重点、难点和盲点，以此来增加档案工作的主动性和活力。再次，我们档案工作人员应创建利用者反馈意见登记，通过利用者对我们的服务态度，利用效果，利用深度以及希望改进的地方，用利用者的角度，希望，意见来加强档案服务的创新，从而改变现实档案服务利用从被动到主动的过程。

二、创新服务机制，提高服务水平

就档案服务来说，首先是要真正树立知识经济的意识。要采取积极有效的措施，扩大宣传，扩大档案工作的知名度，让更多的人了解档案，进而让更多人利用档案。其次是要全面认识档案的利用价值。不断丰富室藏，特别是加强科技档案、专业档案和特色档案的收藏，提供给利用者为现实服务。再次是重视和加强对利用者的研究。不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新。在服务的内容和范围上要创新。随着档案工作的发展，档案服务范围和内容不断扩大，从编史修志到历史研究，从证明年龄身份到处理经济合同，作用越来越大，应用的范围越来越广。在档案服务的范围和内容上，特别是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。

增强服务意识。档案工作人员站在全方位服务的高度，对档案的来源、使用、保管进行调查研究，加强信息反馈工作，提高档案资源合理利用率，对利用者要起到参谋和咨询作用；强化综合协调职能。综合协调就是在实际工作中，协调好各种关系，积极主动地为用户服务，做到不推、不挡，合理快捷地安排好用户对档案的利用，提高档案的利用率；强化档案工作者的业务水平。档案工作者业务水平的高低，直接影响着档案的利用效果，档案工作者必须努力学习专业知识，提高服务本领。每个档案工作者都要成为多面手，而且业务技术要精，这样才能扩展服务面，提高服务质量；强化联络职能。

三、创新服务手段，开辟档案服务新领域

1.建立档案室网页，开展网上利用服务。实施信息的网上检索，为用户提供更好的服务。在网站实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源。

2.开展在线服务。积极改变被动的、手工式的档案提供利用方式，采用主动的、现代化的档案服务方式。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询等服务方式，让利用者与档案室进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和阅览服务。

3.档案宣传。档案“与时俱进”地记录着单位的发展，举办档案展览是公布档案、展示历史、资政育人的重要方式，也是开展档案服务工作，向单位员工宣传档案、普及档案知识和培养潜在的档案利用者的重要手段。

4.咨询利用功能。查档接待是档案室服务的重要“窗口”，档案从“藏”到“用”，需要档案工作人员的创造性服务。应培养和配备对档案熟悉并有一定研究的咨询服务人的利用率。要激发他们的利用需求。

5.拓宽阅览窗口功能，建立档案信息数据库，编制室藏指南，档案专题目录和各类编研成果，为阅览者提供快捷、优质的服务。

6.注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

四、以人为本，开展个性化服务

1.开展个性化服务。满足不同的利用群体的不同需求，采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。利用者主要分为技术人员和管理人员。具体来说，技术人员有着较丰富的经验，而且在利用档案之前，对利用题目进行了必要的准备，对他們的服务主要是检索服务；管理人员他们希望得到系统的、全面的、完整的档案信息，对他们的服务主要是文献服务，除了在检索方面提供服务外，还需要提供咨询服务，解答他们在利用中遇到的问题。

2.做好主动服务。 必须加强宣传和指导，针对档案意识薄弱的问题，档案部门可以通过宣传档案的作用，介绍档案的内容来使人们认识档案在实践中的作用，可以通过各种途径积极开展宣传活动、服务项目、介绍有关的规章制度、档案利用成果等。

3.加强自身建设。一是提高业务素质。档案工作者要想更好地为利用者服务，必须有较高的基础知识、专业知识和相关的知识素养。以档案新知识、新理论、新技术为主要内容，采取自学、参加培训等多种形式，提高档案工作者的业务能力。二是提高能力素质。要提高创新能力，敢于创新，要提高服务能力，以利用服务者满意为衡量档案工作的标准。

参考文献：

[1]肖文建.现代档案管理学理论与应用[M].档案出版社，2002.

[2]杨公之.档案信息化建设导论[M].档案出版社，2001.