人才交流中心文书档案管理存在的问题和对策

张长美

摘要：档案管理是人才交流中心管理工作的重要组成部分，而文书档案管理则是档案管理的主要形式之一，其管理水平与管理质量将直接关系到档案的保存与使用效率，主要分析了人才交流中心文书档案管理过程中存在的问题，并提出了一些规范文书档案管理的策略，为我国人才交流中心文书档案管理提供一定参考。

关键词：人才交流中心 档案管理 问题和对策

文书档案是对各项工作的真实记录，其作为重要的凭证，不仅可以为查证历史提供重要的依据，而且还可以对各项工作起到较好的指导性作用。作为文书档案管理人员，也需要对文书档案的重要性有一个深刻的认识，这样才能在具体的文书档案管理工作中及时对存在的问题进行解决，确保文书档案管理水平的提升。

一、目前人才交流中心档案管理工作的现状及问题

鉴于就业单位日渐重视人才的社会性、实用性、操作能力、实践能力等因素，以及虚假档案材料的出现，社会各界甚至包括档案人本人对档案的重视度均在日趋下降，为了更好的促进人才资源的整合，有必要对现在人才交流中心上存在的问题进行研究和分析，主要表现为以下几个基本问题。

1、弃档现象严重加重档案管理人员工作负担。人才交流中心进行人事代理业务主要面向以下人群：（1）社会的流动人员；（2）因私出国人员；（3）需要在规定范围内申报或者组织评审专业技术职务资格认定人员；需要办理转正定级和工龄核定的人员；（4）需要办理接收手续的大中专毕业生；（5）其他人员。面对如此庞大的几大类人群，归档工作无疑需要极大耐心，但是各类人群都有将自己档案放置在人才交流中心置之不理的情况。流动人员弃档主要带来的压力有两方面：一方面，档案“沉睡”不利于提高工作效率。面对大批量的无人问津的遗弃档案，在流动人员人事变动或需办理就业手续、从业手续时，该类群体才开始到处四处寻找自己的档案材料，在目前尚不能完全电子化、信息化归类管理档案的情况下，对沉睡几年的档案进行查找、归档，在一定程度上加重了管理档案人员的工作压力；另一方面，弃档对于人才交流中心的秩序管理也会造成压力。人才交流中心可以安排不同级别、专业、方向的人才选择与洽谈招聘会，为促进流动人员就业和企业招聘员工提供平台。然即使面对弃档人员，档案管理人员也不得不对其信息进行统计、归类和保管，并按照其自身条件适时地向其通知招聘事宜，对其档案进行管理，这无疑增加了档案管理人员的工作压力，降低了工作效率，浪费了社会的公共资源。

2、档案管理的网络化和信息化水平较低造成大量重复劳动。计算机的广泛运用已经极大的促进了各行各业的发展，尤其是在档案管理、数据统计、资源整合、智能校对等方面的作用不可小觑。当然，国家亦在一定上注意到档案市场管理中一些问题，开始先后制定政策规范档案管理工作，以促进档案管理工作的信息化和网络化。

3、高质量专业档案管理人员供应不足阻碍档案管理工作快速前行。任何工作的顺利完成，都需要一个强有力的合作团队，人才交流中心的档案管理工作尤为突出。人才交流中心管理工作量大、涉及人员数量多、档案涉及事项范围广、档案不可修复等特点，故需要专门档案管理知识的人才对档案进行分门别类进行系统归档和资料编撰。

二、人才交流中心档案管理工作的新思路

1、社会和个人强化档案意识，正视档案的重要性。首先，应保证档案的真实性，提高档案的公信力。个人的档案材料事关个人工作变动，面对严峻的就业形势，一些在校学生为了提高自己的竞争实力在档案中放置虚假证明、虚假优秀证书等，还有些高等院校为了提升本校学生就业率也会适当扩大优秀学生的比率，加大社会活动投入，增加其他社会活动获奖的机会，使证书未能客观反应应聘者的真正实力，故在档案整理时无论是个人还是学校均应当坚持实事求是，提升档案的可靠性；其次，加强档案的重要性教育。只要将档案转入当地的县级以上人才交流中心进行人事代理托管，在未找到合适的工作时间内，也可以计算工龄、如期转正、工资提升、职务升迁、办理社会保险，防止造成将来这些方面的损失；最后，及时办理档案的转接手续。在找到合适的单位就业或者考取公务员以后，应当及时办理档案转接手续，防止档案拖沓，影响办事效率。

2、人才交流中心中介单位加大工作人员培训力度，提升人员素质。首先，各人才交流中心建立工作人员的定期培训计划。档案管理人員应当坚持与时俱进的思想，保持高度的学习热情去了解掌握现行的科学管理手段，可以鼓励一部分人学习先进技术，回到本单位向其他员工介绍科学的管理手段，也可以运用微博、腾讯、微信等各种现代化手段借鉴其他同类单位的科学经验；其次，建立档案管理的考评奖惩制度，提升档案管理人员的业务水平和服务热情。人才交流中心可以将其工作人员的档案管理服务水平、服务态度、就业信息交流模式、管理效率、错误率等作为档案管理人员晋升职务和领取年终奖金的参考依据，以此促进人员素质的提升；再次，敢于吸引专业化人才，打破就业封闭。人才交流中心也应当积极引进外来人才，广泛招募懂技术、懂管理、有热情的应届毕业生或者其他二次就业人员。

3、政府增加财政投入，全面实现管理的网络化和信息化。一方面，各省市地方人民政府在进行科学的进行财政预算时，适当增加在档案管理方面的支出，鼓励研究开发全国联网的档案查询计算机软件系统，形成一个人从出生到死亡的完整的档案共享机制，实现公安系统、档案管理系统、学校系统、工作系统、社保系统有分工、有合作的档案管理体系。建立反病毒数据库，做好档案管理的安全工作，在加强联合的同时，不能放弃档案管理工作最基本的保密性工作的实施；另一方面，加强各阶段档案的衔接制度，人才交流中心应做好人才档案移交的中间人。人才交流中心档案衔接对于档案人本人工作经验的积累、工龄的计算、工资薪金水平的核定、社会保险的取得具有重要的认定意义等，故在各人才交流中心应对档案本人材料进行认管、信息收集、材料审核时应当提高信息化水平，科学编排档案管理手册，防止档案张冠李戴。

三、结语

总之，人才交流中心档案管理工作在新形势下存在着机遇和挑战。面对现行存在的问题，国家、社会和个人均应全面提升档案意识，为加快国家档案管理工作法制进程，全面提升档案管理人员的综合素质，实现档案管理工作的信息化和现代化探索适合我国发展的道路。