浅析提高高校综合秘书工作效率的途径

程晓芳

【摘要】随着当前我国高等教育的不断发展，高校综合秘书作为高校院系工作的基层工作者，是院系领导的参谋与助手，是教师与领导进行沟通的桥梁，是院系管理的重要力量，对推进院系工作有效开展起着十分重要的作用，本文从三方面入手探讨如何提高高校综合秘书工作效率。

【关键词】高校综合秘书 工作效率 工作职责

一、转变工作观念，明晰综合秘书的工作职责

当前很多人对秘书工作依旧持有偏见，觉得就是从事接电话、写文件等机械性的工作，只有无法胜任高校教學工作的人才会做综合秘书的工作，因此很多人在综合秘书的岗位上常常抱有消极工作态度，从而使得工作效率很难得到有效提升，因此，要想提升高校综合秘书工作就应当首先转变观念，认识到综合秘书在整个高校教育教学过程中的重要性，意识到高校秘书工作虽然很繁琐很辛苦，但是却很光荣，要真正意识到自身的责任和价值，从而才能够全身心投入到工作中来。

其次，高校综合秘书还应当明晰自身的职责，对于综合秘书来说，其职责主要有以下几点：第一，高校文书工作，也是最为基础性和前提性的工作，比如草拟、校核以及呈送相关文件等；第二，人事工作，即对高校所有教师进行考勤，并对相关奖惩以及职称评聘等工作负责；第三，会议工作，即包括会前准备、会中调度和会后文件整理等工作；第四，档案管理工作，对院系档案进行及时的收集、整理并进行妥善保管；第五，日常事务性工作，协助领导完成其他方面的工作并做好日常的办公室维护等。只有明晰了综合秘书的职责才能够使得工作更加有针对性，工作效率才会得到进一步的提升。

二、不断学习，加强自身修养

首先，高校综合秘书死异乡具有政策性的工作，为了更好地贯彻党的方针政策，所有的高校综合秘书都应当有较高的理论修养以及政治敏感性，要对社会主义基本理论有所熟悉，从而使得秘书工作的系统性、原则性、创造性以及预见性得到加强。

其次，当前我国高校很多综合秘书都不是专业出身，为了提升自身的综合素质加强自身的修养，应当在工作之余努力学习经济学、法学、管理学、档案学、计算机等相关知识，不断拓展自身知识面，使得自己掌握的知识越来越多，只有这样在工作的过程中才会掌握主动权，在工作中表现的游刃有余，提升自身的工作效率。

再次，要多向其他优秀教师和领导学习。当前高校的领导和教师都是某一个行业或者是领域中的专家学者，有这丰富的实践经验，综合秘书和领导之间接触的比较多，有诸多学习的机会，这就要求高校综合秘书在工作的过程中要多向他人学习，从而在学习的过程中不断进步，在实践的过程中使得自身修养得到不断提升。

三、完善工作方法，学会统筹安排

高校综合秘书每天面对的工作量之大超乎想象，面对这些工作，行政秘书应当学会分清主次、看得出轻重缓解，决不能眉毛胡子一把抓，在日常的工作过程中注重对经验进行积累；对领导资源进行灵活的组织和使用，对高校的物力、人力以及信息等资源进行科学的配置；积极主动地制定相关的工作计划和目标，将所有事情依照轻重缓急进行划分。比如，如果是要到高校行政楼办事情，就可以将所有需到行政楼各部门处理的事情都携带上，这样不仅使得秘书工作时间得到节约，工作效率得到提升，还避免因为疏漏出现工作上的差错。

另外，还应当进一步加强和教学秘书之间的沟通与联系，高校综合秘书要积极协助行政秘书相关工作，对其工作要积极配合，只有这样才能够从全局出发做好高校教育教学的服务工作。

四、注重协调沟通，积极构建良好的人际关系

由于高校综合秘书自身处于承上启下的环节，起到突出的沟通和交流作用，因此人际关系相对比较复杂，这就要求高校综合秘书在工作的过程中应当积极处理好自身与其他职能部门之间的关系，要做好与其他部门领导的协调与沟通工作。

协调和院系领导之间的关系。因为院系领导层主要是由系主任、系副主任以及总支书构成，因为自身立场存在一定的差异，对问题的看法和态度也就会有所不同，这就需要高校综合秘书在其中发挥润滑剂的作用，要不搞小圈子，从团结的角度来进行协调和沟通，从而为高校教育教学营造一个良好的氛围。

加强与高校各职能部门之间的协调。高校综合秘书要做好和学校教务处、人事处以及财务处等职能部门之间的沟通与协调，在坚持原则性的同时也要做到灵活处理，要将各部门实际遇到的问题及时向领导反馈，真正起到上传下达的作用。

协调与兄弟院系之间的关系。随着当前高校规模的不断扩大，高校中各院系之间的联系也越来越密切，一些项目和课题的申报往往需要多个院系联合才能完成，这就需要高校综合秘书要做好协调沟通工作，在各院系之前搭建纽带和桥梁，为高校教育教学营造团结友好的氛围。

五、突出人文关怀，营造良好的外部环境

高校应当积极营造良好氛围，加强综合秘书的认同感，通过创新多元化的激励机制，来积极调动综合秘书的工作主动性与积极性，使得综合秘书在工作过程中有更多的认清，能够更好地投入到工作之中，为高校教育教学进行服务。这就要求高校应当加强对综合秘书的人文关怀，要为综合秘书积极创造竞争的平台和晋升的机会，要真正做到任人唯贤，要加强对综合秘书的培训工作，通过培训深造使得高校综合秘书工作积极行得到提升的同时，自身的业务素质以及职业技能也到提升，使得自身的工作潜力得到最大限度的挖掘，从而使得工作效率得到进一步提高。

六、结束语

综上所述，高校综合秘书是整个高校教育教学过程中十分重要、必不可少的重要组成部分，是院系领导的参谋与助手，是教师与领导进行沟通的桥梁，是院系管理的重要力量，对高校各项事务的有效运转起到至关重要的作用，正因为如此，应当从多方入手提升高校综合秘书工作效率，不仅要转变观念、明晰责任，同时还要不断充电学习，提升自身的修养，此外高校还应当积极为综合秘书的发展提供培训平台与机会，使得综合秘书工作方法能够得到不断创新，工作效率得到逐步提升。

参考文献：

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