大数据时代下文书档案管理工作的几点思考

竺文

文书档案管理工作就是对过去所发生过事件进行文字记录，并把记录的内容进行时间上标记，将所有的历史记录按一定的顺序进行管理。文书档案管理工作为国家历史记录、企业变迁过程提供着重要的历史依据，在文书档案管理工作中存在许多问题，使得许多的历史记录不够细致明确，导致日后的档案工作不能有效进行。怎样搞好文书档案工作是每个档案管理人员应思考的问题。

文书档案管理工作提高

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

文书管理工作流程

档案是企业管理的基础。随着信息化工作深入发展，企业原来接收的纸质文件正逐渐被大量的电子文件所替代。电子文件管理和归档已成为现代文书档案工作中不可或缺的工作，它给企业文书档案管理工作带来了巨大的挑战。大量电子文件长期不归档不仅使国家失去重要的档案资源，而且不利于信息化的持续健康发展。电子文件归档不仅关系着国家档案资源体系建设，而且与国家大力发展电子商务、大数据行动计划、促进信息消费和国家经济发展等密切相关。为满足国家大力推进电子商务快速发展和对电子交易无纸化需求，近年来，国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作，大力推进电子档案管理，为深化企业信息化发展，降低经营成本，适应电子技术的可信交易创造良好环境。如何做好文书档案工作是现阶段每个文件管理人员的责任和义务。

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华。它即能指导现实工作又能为查考历史提供重要凭据。所以，文件形成质量与管理状况直接影响到后来的档案管理环节。

电子文件是指企业在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输的数字格式的各种信息记录。电子文件归档是指将具有保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据、管理权限向档案部门提交的过程。

一、文件电子化是大势所趋

随着我国经济的发展，国家对文书档案管理工作加大了经济上的支持，目的是为了完善我国文书档案管理工作内容，使文书档案更好的得到记录与整理，现阶段我国的文书档案管理工作正在努力的进行优化与改进，在整理过去档案记录的同时，还要收集一些缺少的历史记录，使得所整理的文书档案更加完整细致。在对现今事件文书记录的过程中积极的采取现代化技术，形成电子文档，使记录的过程更加简单、快捷、真实、完整。因此文书档案电子化是大势所趋，是提高工作效率的重要手段。

二、加强文书管理工作现代化

随着社会的发展，在日常工作中经常会见到归档文件收集不齐全的情况，因为现在文件、资料的内容广泛，来源渠道又较多，这就给文书档案管理工作带来诸多困难。有些部门和同志不愿把自己经手过的文件、资料送还给资料管理部门进行统一保管归档，只为贪图自己工作的方便，不但延误了别人知悉权，时间长了还容易造成一些重要的、具有参考价值文件资料散失，严重影响档案人员的归档工作。如果文书管理人员在文件形成初期，就采用电子文件传输，它即能保证文件执行时效，又便于管理人员及时将文件归档，解决了文件归档困难的大难题。因此加强文书管理工作现代化成为文书档案管理中急需解决的问题，文书档案管理手段落后不仅直接影响到文件和档案的质量，还会影响工作的执行力。只有实现文档管理现代化，推动档案管理工作的规范化、制度化、科学化，才能使档案真正成为企业规范管理、依法经营、积累核心资产的基础，成为国家和公众对企业依法生产经营进行监督管理的重要依据，成为服务企业各项活动、承载企业发展历程的真实记录。

三、利用现代化技术整理档案

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大，费时费力，而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一标准，但因每人理解不同，对同一个文件的分类也会不尽相同，这就不可避免地产生分类不准确，影响立卷的质量，给今后的档案利用工作带来诸多不便，而如果形成了电子档案，只须检索关键字词就能迅速查找到所需资料，省时又省力，达到了简化整理，深化检索的目的，因此文书档案电子化是大势所趋。

四、改进立卷方式，提高现代化管理水平

传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已势在必行。以件为单位组卷并辅助计算机管理的立卷法，虽处于尝试阶段，但其便于随时剔除无保存价值文件的优势是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，在档案的保管期限进行调整时，利用计算机进行检索工具的调整、删改，可大大提高工作效率。

五、加强管理，与时俱进，以人为本，适时调整

改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定文件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，既占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定的文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必定会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度大，令鉴定人员无所适从。三是要全面覆盖和掌握单位各项业务系统和业务环节中产生的所有文件材料的内容与构成，尤其要将新形势下企业产权变动、业务创新和因业务流程变化而产生的文件材料编入归档范围。要以人为本，将与人有关的档案保管期限适当延长；以资产为重，涉及企业资产处置的应永久保管；追责为重，涉及到“三重一大”等重要决策的，应永久保管。

因此文书档案保管期限适时调整势在必行。

六、加强电子文件管理的安全措施

随着知识经济时代的到来和办公自动化的普及，给文书档案管理工作既带来了机遇，也带来了的挑战。文书档案的保密领域由过去的保守政治、军事秘密，向经济、文化、科技等更深更广的领域发展。它使文书档案工作除了要继续保证纸质档案的安全外，还要保证无形的电子档案信息的安全，要保证电子档案信息存储、处理、传递全过程的安全。这就要求档案管理人员必须加强现代化技术学习，提高认识，改变旧思想，掌握防窃密技术，杜绝泄密隐患。

七、重视电子文件归档管理

大数据时代给档案工作带来了新挑战，移动互联网、云计算、大数据的发展，对国家治理模式，对企业的业务模式、组织和业务流程，对个人生活都产生着巨大的影响。“互联网+”的提出，标志着互联网、云计算、大数据等正从简单的工具快速成为整个社会的基础设施和核心理念。在互联网平台上完成经济运行模式的重构，正是未来发展创新的主题。文书档案归档工作也必须有新的突破和创新，才能体现文书档案的价值，才能保障档案工作的顺利进行。

八、结束语

总之，现阶段在大数据环境下，文书档案管理人员要积极探索，开拓进取，扎实工作，以新思维、新举措，努力对档案资源进行深度挖掘、综合分析，真正使文书档案成为服务工作中最珍贵的资源和财富。