EXCEL在财务管理中的应用

蒋文栋

【摘要】在很多小微企业并没有购买电算化软件，而是在传统会计方法基础上，配合EXCEL进行财务分析、达到财务管理功能。本文研究介绍EXCEL在财务管理中应用的必要性、应用情况后。分析阻碍企业运用EXCEL进行财务管理的问题，并设计解决方案。

【关键词】会计电算化 传统会计 财务管理 会计职能

一、EXCEL在财务管理中应用的必要性

（一）EXCEL在财务管理应用的背景

建立在传统会计基础上的财务管理主要体现在三个方面： （1）财务人员利用分析手段将财务数据归结分析后，对企业的财务活动及能力进行反应，提供决策有关财务信息的相关职能。（2）根据会计资料及相关信息，对企业的财务经济活动的整个流程进行引导和控制。会计监督包括货币监督及实物监督，其主要的目的就是利用企业的预算会计，对业务的经济效益及成本等进行分析，进而提升企业经营活动的合理性、有效性的全面监督机制。（3）参与经营决策的职能，传统会计的决策参与功能主义是根据采取信息的分析和预测结果，指引企业经营决策的方向，促进企业实现经济效益高效化，这也是传统会计的职能所在。

（二）EXCEL在财务管理应用的优势

相对于会计的电算化软件等，EXCEL是大众熟悉的基本软件，方法简单并且便于操作。EXCEL软件中对于财务管理运用比较多的函数功能、数据处理、图表分析等功能都是比较容易理解和操作的，并且该软件与目前市面上所有的电脑、手机及终端设备的兼容性非常高，这就避免了企业更换软件时需要更换设备等的成本消耗问题。并且，EXCEL软件也在不断的更新，其功能也在逐步强化，这对于企业基本的财务分析与管理运用相对有利。

EXCEL软件可以方便用户自行设计函数等功能，用户完全可以依据自己的需求对数据进行特殊的归类和处理。这就降低了因此电算化等软件的模块分区局限性引发的一定问题。特别是，目前不同企业的财务软件不完全一致，而EXCEL软件则是建立在大数据库基础上的个性化功能分区。任何企业在软件不一致或者没有使用电算化软件的情况下，都可以借助EXCEL进行数据口径的统一，方便企业对比分析和开展合作。这对于企业的纳税申报等都是有帮助的，可以降低因为数据口径不一致引发的一些财税处理的漏洞。

二、EXCEL在财务管理中的应用情况

（一）运用步骤

企业财务管理由财务预测、决策、预算、控制和分析等组成。EXCEL运用在财务管理中，需要：

首先，确定目标：企业在明确想要达到的财务管理目标，比如希望通过数据分析明确当前的存货周转情况，进而合理改进存货管理方案等，就可以针对存货相关数据进行专门的筛选与分析。

其次，依据目标构建一个或者多个模型：在EXCEL中有函数库，可以极大的方便用户使用函数工具，进行比重分析、回归分析、趋势分析等，实现横纵向对比或者相关性分析等，这也可以让企业了解不同财务活动之间的关系、发展情况等，以方便后期的财务调整。

再次，明确目标且确定模型后，企业需要收集数据。一般情况下，企业如果没有EXCEL数据存档，必须手工输入。但是目前很多没有财务软件的企业实际上都会对数据进行EXCEL存档，这就可以通过筛选数据完成基本的数据收集。如果需要行业对比等，则需要借助外部数据库完成。

第四，企业在模型基础上，可以依据函数关系完成各种不同的财务分析、预测，进而达到企业财务管理的基本要求。

最后，企业还需要对模型测算结果进行合理性判断，例如环境变动等是否会对其产生影响，来合理改进财务管理方案。

（二）运用领域

1.对会计账簿建立的运用

EXCEL对于会计信息归档建立会计账簿具备很好的适应能力。Excel 建立一个使用方便的账务处理系统： 制作和运行菜单的宏可以利用Excel 的宏功能生成；利用Excel 可以设计账务报表处理系统； 安全设置页可以采用Excel 进行。大部分会计处理模块（ 账务凭证、科目设置、明细表，总帐、报表、工作底稿等） 都可以利用Excel 的功能。相对于财务软件，EXCEL可以更多的为企业提供独特的账簿名称、明细归类方式，当然这并不是主流选择，却可以为企业的财务工作提供一定便利，提升财务工作效率。

2.函数处理的分析功能

财务分析对于财务管理至关重要，EXCEL可以在用户自由设计函数的基础上，进行数据关系分析。例如，固定资产折旧是指固定资产在使用过程中，逐渐损耗而消失的那部分价值。涉及大量运算的折旧计算，利用Excel 提供的直线折旧函数SLN（ ） 、双倍余额递减函数DDB（ ） 或年数总和法函数SYD（ ） 等进行固定资产折旧计算，可以大量减少财务管理中的工作量，节省了财务人员的劳动力和劳动时间。

3.EXCEL对财务决策的辅助功能

EXCEL的运用对于财务决策有着很大的帮助，不同于手工的低效率，该软件显然可以更加快速和准确的反映数据关系，为决策提供帮助。也与电算化软件的功能明确在一定范围内不同，EXCEL的决策辅助运用更加灵活。例如，企业可以在投融资数据基础上，引入更多的行业数据、投融资参与方数据及其他的相关因素数据，来进行多元回归分析等，这就可以得出更加客观和全面的分析结果，帮助企业进行投融资决策。

（三）应用影响

1.EXCEL对财务监督职能的影响

传统的会计也有其监督能力，不过前提条件是要有准确的会计信息才能行的通。借助EXCEL的发展，有效的提高了会计数据处理能力。因而，EXCEL的应用对企业会计业务的数据处理来讲起到了前所未有的重要意义，在此，也同样的帮助了传统会计监督职能的更好的贯彻。EXCEL能够对信息进行准确的录入、审核、修订及归档分析等工作，渐渐提高了工作效率。另外，EXCEL软件能够通过编辑公式等自行检测数据准确性，能够及时指出出错之处并能及时提醒较历史数据相比有疑义的数据，有效的提高了准确性。企业综合效益的提高，不免要有高效的部门协作，还要有EXCEL为企业监督提供全面及时且有效的财务相关信息。

2.EXCEL对财务反映职能的影响

人工的财务分析和预算是传统会计职能体现的基石，从而就需要庞大的数据准备。效率相对较慢，往往其对企业财务活动的反映滞后于企业实际财务活动进程，这就使得传统会计的反映职能发挥不到位。不过在EXCEL中有效的解决了此等问题，它突破了传统手工记账中会计核算繁杂的环节，会计人员可以借此实现自动生成账目，能够随时查理账目，如此对账不再是难事。并且，人员可以实现专门对重点部分的查阅、分析与梳理，会计人员能够提升自己的业务水平，提高工作效率，更重要的是准确得到了有效的提升。用计算机软件的形式形成会计账目的全面信息化，对于不同的科目信息能够实现分类，可以随时查询任意报表整合。依托计算机真正在会计领域实现了信息化，对企业会计的分析速度有了一定的提升，对会计行业来讲重要的准确性也无形中更高。有利与会计职能的高质量的发挥。

3.EXCEL对财务参与经营决策职能的影响

参与经营决策是传统会计的较高层次职能，其决策参与的有用性程度，与传统会计的分析和预测效果有着密切的关系，但是传统手工记账下的财务分析和预测难以做到迅速的准确数据和指标体系构建，并且由于手工记账中部分数据信息的真实性和及时性不到位，也会对会计的决策分析功能产生不利影响。EXCEL本身有其优势，不单单是突破了传统会计的经营决策参与局限，有效的拉升企业经营管理水平。利用EXCEL方便企业财务部门及企业管理者在会计系统中利用公式进行财务数据分析，易于形成全面的关于综合财务能力的认识。通过运用企业的投融资决策、生产计划等方面财务分析结果，促进企业的决策科学性提升，企业生产经营等也更加符合企业自身财务能力，这都是非常有利于企业发展的。

三、阻碍EXCEL在财务管理中功能发挥的因素分析

（一）企业对EXCEL的认识程度不高

对于并不具备实力购买财务软件的小企业而言，其管理者一般对于财务的信息化并不关注，或者认识不足。对于EXCEL的认识不全，在上级部门的影响下，对于企业EXCEL的应用尚不广泛，在企业管理层的会计工作部门，直接受到上级管理层意识的影响，就现实情况而言，会计人员与单位负责人通常处于从属关系，企业的领导能够直接令使会计工作，领导不重视则企业财务人员自然很少利用EXCEL的重要财务分析与处理功能。

（二）会计工作人员的素质不足

EXCEL的应用要求会计人员不仅要拥有专业的会计知识，还要了解计算机知识，、EXCEL软件的使用技术，特别是EXCEL相关财务模块及分析的知识。我国现今的市场上，会计人员的业务都十分娴熟，不过在对计算机的操纵上就略显不足。而小企业往往不具备雇佣高素质会计人员的能力，目前小企业的更多会计人员也并不能熟练使用EXCEL的财务管理功能，这也会限制EXCEL的应用。

（三）EXCEL数据库的安全风险问题

反应在财务上的数据可谓是一个企业的商业机密，关于企业的发展前景，但几乎所有的软件系统把重点放在完善会计功能和适应财务制度上，极少数的公司才会注意要这个保密的问题，一般理解就是对数据本身的加密、防止盗版等。这些都没有大的效果。普通常发生的情况如断电，或系统一旦瘫痪又受病毒侵袭，安全性岌岌可危，重要的数据就这样被付之一炬。而EXCEL的数据不同于电算化软件可以迅速恢复或者借助专业手段处理，这就需要企业更多的思考如何有效维护EXCEL数据库。

四、促进EXCEL下企业财务管理优化的建议

（一）提升企业对EXCEL的认识

正确认识EXCEL，并制定合理的规定使用它才能够真正意义上为企业发展做贡献。首先，明确EXCEL应用对于企业综合管理决策的重要性。在财务部门中，要广泛应用EXCEL软件，所谓熟能生巧，积极发挥它的优点长处。其二，即便使用EXCEL是用计算机，不过完善的规章制度也是必要的，按照规定做事，才能保障工作的完成不受影响。其三，EXCEL工具运用需要大量的数据支撑，企业应该在日常会计工作中，就注重利用EXCEL做好会计信息核算、登记等工作，完善数据库才能为后期的运用创造基础。

（二）加强复合型会计人员的培养

虽然EXCEL相对于电算化而言复杂性较低，但是实际上，电算化软件系统已经做好各项模块处理。而EXCEL则需要从业人员拥有更为娴熟的会计知识，还要有较高的计算机操纵水平。在企业具体的工作中要有计划、有步骤、有针对性地开展现有会计人员的继续教育和培训工作，改善会计人员的知识结构，不断进行知识更新。要培养“财务…计算机…管理”综合型的专家型财务人员，构建高、中层次的人才网络。

（三）做好必要保密工作

企业要做到有的放矢的加强保密工作，对信息的完善与收集工作要格外注意。对EXCEL工作亦是如此。首先：应用EXCEL的企业要建立完善健全的内部控制机制，明细各个部门的职责，针对EXCEL信息的录入、核对、审批及修改等权限要细化。并配以高层次的用户名和密码的登陆机制，减少在工作中出现不良行为。其次，企业需要完善对EXCEL系统信息的备份工作，对信息及时备份，做好两手准备，避免不可控的情况出现时，所造成的信息损失。财务，企业应该加强EXCEL软件的病毒防范工作，注重安全防火墙技术，避免外部威胁对EXCEL内部信息系统产生较大入侵等影响企业财务信息安全。

五、结论

会计工作中，电算化改变了传统手工记账的模式及效率，为传统会计监督、反映和参与经营决策的职能发挥创造了更好的信息基础，这对于企业发展固然是非常重要的。但是，受到一些企业资金、技术及其他因素的限制，购买电算化软件的能力不足。在这个前提下，使用EXCEL进行财务数据的分析处理、运用必要的函数、模型等，就可以达到手工处理相对困难的数据分析效果，弥补更多小微企业在会计处理上的不足。这就需要企业的管理者重视恰当利用EXCEL工具，财务人员也需要更多的熟悉和使用相关工具，更好的借助EXCEL实现财务管理改进。

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