石家庄煤矿机械有限责任公司成功实施ERP项目的经验和体会

魏景生 黄建农 焦海波 费习兵 魏 婕

【摘 要】企业信息化系统(简称ERP)可使企业提升管理水平、提高运营效率效益和企业竞争力。很多企业犹豫不决迟迟不上,有的企业尽管实施,却以失败而告终。石家庄煤矿机械有限责任公司(简称石煤机公司)成功实施ERP,收到了成效。

【关键词】石煤机公司 ERP 实施 经验体会

一、石煤机公司ERP项目背景分析

石煤机公司1939年建厂,原直属煤炭工业部。为中国煤炭工业优秀企业、河北省明星企业,是一家集生产、研发、制造、销售为一体、多元化经营的大型装备制造企业。2008年,被中国机械工业管理协会评为中国机械500强企业,综合实力在全国机械工业中排名第383名。

石煤机公司属离散型制造业,生产工艺过程齐全。生产方式属单件小批类型,加工过程非连续。在生产组织划分上,主要是按生产工艺及设备能力划分,车间内设备分布是按设备类型和工艺特点布局。全部生产、物流过程、成本核算都是以成本号为联系进行生产组织。产品生产周期一般为两至三个月以上,影响周期的主要因素是:物料品种、零部件品种繁多,计划投放以及批量既无规律又无规模,产能不均衡等因素均能对产品配套及交货造成影响。此外,企业难于精确核算产品成本,其核算结果难于反映产品真实成本。原始的管理手段根本无法实现精细化管理和科学管理,直接影响市场竞争能力和盈利能力。企业管理信息化建设势在必行。通过信息化建设,旨在促使企业管理实现革命性的转变。

二、石煤机公司ERP项目的选型及方案

1.ERP项目选型

能否应用于机械装备制造业,选择适用且成熟的ERP软件非常重要。公司用了两年多时间对国内多家知名ERP软件供应商及其机械制造业成熟应用者进行了细致考察调研,选择了北京科希盟软件有限公司的HCERP VER 8.2系统。该公司的ERP系统在煤机制造业中的成功案例多于其他任何软件公司。

2.石煤机公司ERP模块介绍

石煤机公司实施的HCERP系统是以管理会计为核心、以物流管理为基础、以信息流为主线,全方位覆盖企业产、供、销、人、财、物各项资源和各项生产经营活动全过程的信息管理系统,通过实施ERP实现物流、信息流、资金流“三流”的统一。

石煤机公司的ERP系统涵盖了以下方面:

(1)基础数据管理系统:包括系统管理子系统、物料清单及工艺管理。

(2)物流管理系统:包括库存管理、采购管理、销售管理。

(3)人力资源系统:包括人事管理、绩效考核。

(4)财务管理系统:包括存货核算、采购核算、销售核算、成本管理、应收应付、资金管理、财务分析等。

(5)生产管理系统:包括主生产计划管理、物料需求计划、能力需求计划、质量管理、设备能源管理等。

(6)决策支持系统:包括产品分析、市场分析、资金分析、盈亏分析。

(7)办公自动化系统:包括收发文管理、事务交办、BBS等。

三、石煤机公司ERP项目实施经验

石煤机公司一期进销存模块上线运行仅用2个多月的时间。据了解,没有任何一家类似石煤机公司这样管理复杂的企业能够做到。经验是:

1.重视对ERP项目的领导。总经理亲自挂帅项目领导小组,常务副总经理亲自挂帅项目实施小组,为项目顺利实施和有效协调提供了组织保证。

2.广大员工对企业上ERP项目认识统一报以期待。一期进销存模块上线的2个多月的时间里,广大干部员工夜以继日,连续奋战,累计加班1800多天,研讨和培训120多次,上机操作培训1300多次,编制了各种编码93000多条,对全部库存物资进行了详细盘点,对客户和供应商的往来账全部进行了核对,核实了暂估物资和赊销物资,完成了所有必须录入的数据。

3.组建实施小组是扎实和快速推进ERP项目实施的保证。实施小组负责制定实施计划,指导、检查计划的落实,制定各项流程管理规定;负责各项操作培训、数据的审核和录入,与软件公司有效沟通和合作,及时协调、解决实施过程中出现的各种疑难问题等。

4.科学的实施方法是ERP项目顺利推进的重要因素。公司在实施过程中建立了顺畅的沟通渠道和议事方式。在每个模块上线前,都要制定实施方案。实施小组根据实施方案制定实施计划。在项目实施的关键时刻则天天召开ERP工作例会,安排、协调和现场解决各项问题。制定了REP工作考核奖惩制度,奖罚分明,保证ERP项目顺利实施。

5.做好持续的培训是ERP系统有效运用的关键。在ERP实施过程中,从三个层面进行培训:一是对实施小组成员进行业务流程的培训以支持项目的实施和今后系统的维护;二是对终端人员的系统操作培训;三是对公司领导层的培训。持续培训提高了员工操作技能。

四、实施效果

石煤机公司通过实施ERP系统,把公司的采购、库存、销售、生产、财务、成本、OA办公自动化等相关业务实现了高度的集成和共享,管理流程更加科学合理,管理效率大大提高。

1.ERP系统编码对企业标准化起到了重要的推动作用

石煤机公司REP编码涉及物料编码、部门编码、员工编码、库房编码等。通过编码规则的制定以及对物料名称型号的规范,使得各部门使用的物料名称型号写法统一,编码成为唯一的数据源头。由于有了“共同语言”,信息的传递更加顺畅、快捷、明晰、准确;通过对客户、供应商的梳理,使往来账管理更加清晰;通过部门职能的合理定位和授权,使公司组织架构更加合理,职责、权限更加明确;通过对工作中心的划分,使公司产能实现真正意义上的平衡。

2.各项管理流程得以进一步再造和优化

在ERP每一个模块的实施过程中,公司领导和ERP实施人员都要对ERP软件的管理流程、管理理论、管理方法进行深入的研究,融入企业的管理实践,固化为新的管理制度。石煤机公司的某些先进、科学的管理方式已经吸收进ERP软件中。在ERP实施过程中,企业各种管理审批流程、生产组织方式、成本核算方式、责任制考核体系都发生了质的变化,为今后的跨越式发展奠定了重要的管理基础。

3.摸清了家底,为企业的物流、财务管理提供了准确的数据依据

在实施ERP的过程中摸清了家底。原来采购计划、生产计划的净需求的不准确导致形成积压库存,无法充分利用。经过MRP的精确运算,真正做到按需采购,按需生产。企业的负债管理也更加完善。

4.提高了财务管理水平

通过实施ERP系统,财务管理真正实现了财务业务无缝集成,不再只是从报表数字看问题,而是从报表数字可一直追溯到业务单据,使得企业决策层可从问题的表面深入到本质。财务人员从繁忙的核算、汇总统计工作中解放出来,将更多的精力投入到分析、评价的管理会计中,为企业经营者出谋划策,提高企业的运营效率和质量。

通过实施ERP系统,石煤机公司的管理理念更加清晰,管理职责更加明确,管理制度更加固化,管理效率大大提高,公司整体运作更加规范化、程序化、制度化。企业管理水平上了一个大台阶。

参考文献:

[1]姬小利.ERP原理、应用与实践教程[M].立信会计出版社,2008.

[2]程控,革扬.MRPII/ERP原理与应用(第2版)[M].清华大学出版社,2006.

[3]邹辉霞.供应链物流管理[M].清华大学出版社,2004.