刍议高校档案信息化建设

曾玢石　李亚林　肖　杰

【摘 要】高等教育飞速发展，作为信息高度集中的高校档案应加快档案信息化建设以适应社会和高等教育的发展。加快高校档案信息化建设是当今高校档案管理的必然要求，高等学校要强化档案信息化意识，积极开展档案数据库建设和网络管理，建立高校档案信息服务体系。

【关键词】档案管理 信息化 网络化 信息服务体系

高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。衡量一所学校管理水平高低的因素有多种，而档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。随着经济社会和高等教育的快速发展，高校档案工作面临着新的挑战，同时也迎来了新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，档案信息化建设势在必行。从而使高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。

一、高校档案信息化建设现状

1.思想意识方面

随着高校档案事业的发展，高校档案工作已步入规范化轨道，领导和师生员工的档案意识得到加强，档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现，信息化建设有了一定的基础。但一些高校领导在新形式下对档案信息化建设的重要性缺乏应有的认识和足够的认识，对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深，热情不高，没有建立档案信息化的领导决策机构，也没有将档案信息化建设列入议事日程。特别在高校经费普遍不足的情况下，没有给予档案部门必要的资金、物质和人才的支持，网络化程度不高；机构设置、人员编制没有到位，没有形成相应的信息化队伍，档案信息化建设成了纸上谈兵；其次很多高校尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍，再有高校各部门的兼职档案员接收档案管理专业的专门培训较少，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息化建设进程，严重降低其在社会需求中的作用。

2.技术方面

档案信息的多样化极其巨大的数量，为新技术的应用提供了广阔的天地。目前，大多高校档案部门都建有自己的局域网，有的还上了因特网，信息化体系初见规模。但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限；关于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作与单机归档阶段，联网归档检索查阅等还不太成熟，造成在查阅过程中出现文件丢失等现象，加之文件流转过程不规范、办公效率低、文件和文字信息不能做到交流和共享、文件与档案管理相对孤立，没能形成一个有机的整体，档案管理不能很好的达到高效、服务的目的，离信息的计算机管理和远程联网查询、利用相距甚远。这均说明我们的档案信息化建设还处于低水平状况。另外，由于各种原因，国家至今没有统一的档案发展规划和标准，各个高校根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，档案管理系统应用软件水平参差不齐，档案管理信息化的发展存在着很大盲目性。

3.档案信息资源方面

目前高校档案馆建成的数据库类型单一，规模小、功能少、标准化程度低，数据不完整，数据无规模化控制，大多数档案无主题标引，共享性差，提供服务水平差。高校档案馆目录信息资源多，所建的数据库大多为条目数据库，全文档案信息所占的比例很低，只能单一检索查寻，无法满足用户的多种需求。即便提供全文检索的电子档案，大部分也只是提供的现行文件查询，远远不能达到所有开放档案的全文获取。现有电子档案信息资源大多数是目录级信息，这些目录中的数据也还只是停留在案卷级的检索层次，对于能够更深刻揭示、评价馆藏的编研材料，如档案汇编、大事记、组织沿革、统计数字汇编等很少见到。想要得到所需档案的某些相关信息，如果只是通过计算机和网络可能无法得到全部满足。

二、高校档案信息化建设的必要性

1.大量数字化档案信息的形成

传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料，都是用电子文件的形式进行网上发布，以光盘、磁盘等作为信息存储载体的机读档案日益增多，并向数字格式转变。

2.技术手段、服务方式的变化

信息的发展，高校网络建设信息化的实现，为高校教学、科研、尤其是管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，使高校档案的中心工作发生了根本性改变。高校档案管理部门基本上使用计算机进行档案管理,档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范，各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料，都可以直接录入存盘，有选择性地在网上发布信息。高校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件，为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。

3.档案信息的规范管理

随着高校规模的不断扩大，高校档案管理面对数量越来越多的新型形态和载体的数字文件材料也越来越多，开展档案数字化建设，规范管理，更好地为高校的各项工作提供档案信息服务。高校档案信息化建设，通过为各部门发布信息提供统一的平台，统一各立卷部门的分类方法和档案的规范化管理，实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接，有利于部门立卷制度的落实，提高了组卷编目的效率和质量，保证了归档文件材料的齐全完整，提高工作质量和服务水平。

三、高校档案信息化建设的主要内容

1.强化档案信息化意识

档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。推动高校档案信息化建设，档案管理者应转变思想观念，认识到档案信息化建设的重要性，要把现阶段档案信息化建设放到一个战略的高度来看待，充分发掘其潜在的内容与意义，绝不容忽视。各级档案工作者也要转变传统思维，认真看待档案现代化的进程，树立现代化档案管理的意识，努力提高工作水平、工作效率和服务质量。

2.加快制定档案信息化建设的标准和制度

档案管理标准化是档案管量现代化和信息化的一项重要环节。档案信息化建设工作已引起国家有关部门的重视和关注，相关的法律法规正逐步健全和完善。目前，还没有一个统一的档案信息化建设的标准，各高校应该根据自己学校的实际情况，结合一些已经出台的国家相关标准，来积极制定适合本校档案信息化建设的标准。

3.建设高质量的档案信息数据库

档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心，主要任务是按照《纸质档案数字化技术规范》，对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换，形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库；在数字化转换过程中，还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设，对正在形成的电子文件进行及时归档，将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档，并做到齐全完整、真实有效。

建设档案数据库，是档案信息资源开发利用的重点，也是实施电子档案科学管理的必要条件。加强文件目录数据库建设，采集文件级目录数据，建设馆藏档案文件级目录数据库，然后形成全宗目录数据库，进而建立各种专门档案目录的数据库；档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库，利用数据库技术，通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合，最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群，同时应根据各高校的特色与实际情况，着重推出一批具有示范性的特色数据库，使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。

4.实现高校档案管理网络化

档案作为信息库中的重要信息源之一，其收集、分类、存贮和管理的主要目的，除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言，由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差，因此，无论从管理层面还是从利用与服务层面上看，建立高校档案管理信息网络都有其积极和重要的意义。

作为高校信息资源服务中心的档案管理部门，应该充分利用校园网，做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作，建立全校性标准化的档案信息数据库，建设数字化档案馆，实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料，从而形成档案信息化服务的良性循环。

5.加强档案信息的安全管理

提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要认识到档案信息是对高校多年来建设过程的一个历史记载，要确保档案的完好无损，对涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为采取坚决制止或打击；档案管理者要严格规范个人行为，以免给档案信息安全带来隐患；档案管理者要加强设备维护知识的学习，及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护，最大限度地避免恶意病毒的攻击。

加强网络档案信息的安全，一方面对网上公布的信息要严格审查，避免不当的信息和保密内容上网；另一方面要保护上网信息的安全，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墙、安全代理、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失，按照公开信息、内部信息、保密信息的不同，为不同用户提供相应等级的信息服务。同时要加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的安全。

6.加强档案队伍建设

档案工作者是档案管理的主体，是否具备极强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键。为了适应档案信息化建设的需要，必须加强档案部门的人才储备，积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才。我们面临的是科技革命日新月异的时代，随着档案信息化建设的发展，档案工作的重点必然向更深层次的信息领域进展，因此，一方面要引进相关领域人才，一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训，如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。更新其知识结构，提高档案工作者的专业水平。档案人员要不断提高自身素养，恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《档案法》，严守党和国家、高校的机密，适应新形势，树立超前的管理意识，发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系，不断提高自身综合素质。

四、高校档案信息化建设的趋势

高校档案信息化建设是全国高校档案建设共同的工作，对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用，也对高校的各项工作产生积极的影响。因此，应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，适应经济社会发展的需要，争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所。伴随着网络与通信技术的不断发展，高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设，未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。

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注：本文系湖南第一师范学院院级基金资助项目（XYS07N13)。