浅谈事业单位档案管理信息化建设

文/于斌 马健，泗水县人力资源和社会保障局

1 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.1 档案信息资源未能实现合理开发

档案信息资源的利用价值开发属于事业单位档案管理的重要工作内容，但据调查得知，档案管理信息化资源利用程度较低的问题普遍存在于我国事业单位。在实际走访调查中，发现很多事业单位档案管理人员认为过时的档案信息不具备利用价值，这种认知下档案信息资源的有效管理与开发自然难以实现。此外，我国事业单位档案信息管理过于严格与信息资源合理开发问题也存在着一定联系，较少的档案信息开放量直接阻碍着事业单位档案信息开发与共享。

1.2 档案信息内容安全难以得到保障

档案库房曾长时间为事业单位档案信息内容安全保障提供支持，但随着档案管理信息化建设的开展，档案信息内容安全保障正面临诸多新的挑战。保证涉密资料的安全属于档案管理信息化建设的基础，但很多事业单位往往忽略这一点，这就使得事业单位信息化建设后出现的公开信息资料审查程序不严、涉密计算机使用不规范等情况，都有可能威胁档案信息内容的安全，一些非法分子很容易凭借窃取的信息达到不可告人的目的，事业单位甚至国家的利益都有可能遭受威胁。

1.3 信息化建设中的规范制度缺乏

制度不完善问题曾长期侵扰我国事业单位档案管理工作，而随着档案管理信息化建设的开展，新一轮制度问题在这一工作中不断涌现。事业单位的档案往往会进行绝密、机密、秘密等不同等级的保密规格划分，不同规格的档案信息也需要给予不同的关注，但在实际调查中发现，很多事业单位在档案管理信息化建设后存在着规范制度建设滞后的情况，这就直接导致不同保密规格的档案未能在管理中体现出差异，同时引发的档案保密系统混乱便很容易为不法分子提供可趁之机。此外，管理档案电脑的不规范、随意使用同样属于规划制度缺乏的具体表现。

2 事业单位档案管理信息化建设问题的解决措施

2.1 构建完善的档案信息化管理体系

为了提高我国事业单位档案信息化管理的效率，应构建完善的档案信息化管理体系。档案信息化管理的网站是查询检索信息服务的主要模式，其不但能够方便信息的传递，而且便于信息的管理。在网站的建设中应保证其不断升级完善，以便于满足时代发展的需要。另外，在日常管理工作中可借助扫描仪将信息进行完整的复制，并储存在计算机中，减少管理的费用。同时，还可构建档案全文与目录的数据库，方便档案的管理与分类。在档案信息化管理中，需同传统管理模式结合，弥补信息化管理的弱项，增强管理质量。

2.2 积极引入信息化建设专业人才

要想全面推进信息化建设，实现可持续发展，就必须要加大力度引进信息化建设专业人才，为信息化建设工作搭建起最广阔的平台，进一步确保信息化建设的高效性、便捷性与安全性。在平台建设过程中，我们必须要将前期测试使用工作做到位，保证将测试工作落到实处，严格按照既定的操作要求来做好所有的改良的工作，不放过任何细小环节，全面提升系统操作的人性化，紧密配合事业单位工作开展的特点。

2.3 加大对先进技术设备的投入力度

信息化建设，最强有力的支撑便是先进的技术设备，技术设备的先进性是保证信息化建设高质量的重要力量。不管是软件支持还是硬件支持，都需要严格依据事业单位的实际情况做出最佳的建设与管理方案。我们必须要严格按照事业单位自身的实际情况，来设置权限，完成好各项功能的开发与利用，竭尽全力提升系统软件操作之间的兼容性，除此之外，我们还需要进一步加强安全管理维护的力度，控制系统操作设备的管理，对于涉密资料不能在外网环境下操作，需要保持在内网安全防护环境中，做好资料安全防护处理。

2.4 建立档案管理网络安全屏障

档案信息的安全问题应该引起相关管理人员的重视，特别是对于事业单位来说，很多档案资料都带有保密性，一旦失误泄露，后果不堪设想。因此，档案管理部门需要通过有效措施来保障档案信息的安全性，定期更新病毒库和主机，并彻底查杀木马等计算机病毒。同时，还可结合实际，设立资料借阅规章制度，借阅程序需要符合规定，实现档案的有序管理。档案资料在网络间进行传递也需进行严格细化，可根据资料的核心程度以及重要程度，差异化的设置等级，通过这种方式，保证档案的安全性。同时，国家也需尽快完善网络安全法规，加大网络犯罪的打击和惩罚力度，为我国网络环境净化提供保障，给用户创造一个安全、优质的网络共享环境。

2.5 完善档案信息化监督制度

不断的完善事业单位档案信息化建都制度，能够有效的促进相关的工作合理的进行及开展。而且，相关的工作人员也可以在具体的监督下，调动自己的工作积极性，确保能够按照相关的法律法规，更加主动的进行管理，同时还能够确保相关档案的信息安全。事业单位一定要合理的运用好内部监督以及外部监督。使能够共同合作，互相结合，能够促进及时的发现档案管理的不足之处，及时采取相关解决措施，建立完善的信息管理系统。

总之，信息化时代，做好档案管理信息化建设对提高事业单位的档案管理水平、实现政务公开、促进事业单位良性发展均具有积极的意义。新时期，事业单位要充分利用互联网技术，从档案管理的管理制度、硬件设施、管理人员等方面入手，切实做好档案管理信息化建设。