新形势下企业档案管理信息化建设

文/倪志强



新形势下企业档案管理信息化建设

文/倪志强

唐山市燃气集团有限公司

如今的时代，企业要想切实往信息化的方向发展，则档案的信息化建设亦将成为不可或缺的重要组成部分。且企业的档案，其本身便是企业参与国民经济及社会信息化的重要体现，故基于信息化视角下的企业档案管理，方是企业提高自身医疗服务效率的关键。

信息化视角；企业；档案

现代企业，其无论是建设、发展、运营或是改建、扩建，做好相关档案管理工作均是确保其过程顺利的重要前提。且企业的工作质量与效率要想得以有效提升，以将仰赖于档案的支撑。故作为企业方面，其要想维护企业的有效发展，便必然要对档案的信息化建设以及规范化的管理工作给予高度重视。

1 企业档案管理实现档案信息化的必然性及意义

1.1 企业信息化的档案管理是医疗事业发展的必然要求

随着时代的不断发展，企业的档案管理信息化也已成为促进医疗事业发展以及发展企业生产力的必然要求。且鉴于企业的档案，其本身便是企业网络化管理中的重要组成部分，所以强化企业档案信息化管理，能够更好的为患者和社会提供优质的医疗服务。与此同时，基于现代信息技术的支撑，也能让企业的工作效率更高，可谓一举多得。

1.2 企业管理水平的高低完全体现在档案管理的信息化水平上

企业的管理水平在一定程度上代表着企业的整体素质，故借助信息化的东风，不仅有助于企业完成对业务上的重组，并由此让档案管理信息化逐步深入到医疗工作的各个角落，从而为企业提升自身的医疗及服务水平奠定坚实的数据基础。

1.3 企业档案管理的信息化有利于提高企业的核心竞争力

对企业而言，医护人员的整体素质也便代表着企业的核心竞争力，而要切实提升医护人员的整体素质，基于如今这种信息化时代，增强其信息素养无疑是最关键的手段。对此，企业应务必重视对医护人员信息素养的提升，并能借此营造出先进的研究氛围，进而不断提高医护人员的业务水平及医护技能。

2 企业档案信息化建设中存在的主要问题

2.1 档案信息化管理机制和制度不完善

就我国大多数企业当前于档案的信息化管理现状而言，普遍因管理机制的缺乏而使得管理亦显得较为分散和混乱。甚至还有企业，其目前仍未建立起有关企业档案的信息化管理制度，以致企业的文书、人事、会计、基建等档案均是由各部门所负责完成。这种传统的档案管理模式，不仅极易导致管理混乱的现象发生，且也无法发挥档案本应具备的作用，更遑论满足现代化企业的档案管理要求。

2.2 档案管理的软件缺乏通用性

就国内企业在对档案管理软件的应用方面，大多数企业仅限于软件能可满足其日常工作需求，而未来往更深层次的方向思考，以致当前企业所使用的档案管理软件依然无法满足时下的办公自动化以及一体化等需求。此外，由于企业的档案管理部门，其并未使用统一型号的计算机，因而可能导致不同计算机所使用的档案管理软件无法协调互通，由此不仅极大影响了档案信息的共享性，甚至将严重制约档案管理的信息化发展。

2.3 档案的安全性和保密性有待于加强

随着企业档案管理信息化建设进程的逐步推进，虽是将传统的纸质资料信息转换为了电子档案，由此确保了档案信息的完整性。但也同时让档案管理面临着来自安全以及保密方面的危机与调整。此外，基于电子档案的管理形式，使得部分有心人亦可对此进行窃取、篡改、删除等操作，这无疑是增添了企业档案资料泄露以及被破坏的风险。

2.4 档案管理人员的专业技术水平有待提高

在企业从事档案管理的专业型技术人才和相关培训较少。现阶段企业档案管理人员知识结构不足，现有的企业档案管理工作缺乏自主创新能力，多数人满足于现状，很难有效地发挥创新的积极作用。

3 企业档案信息化建设的主要方法措施

3.1 加强档案的信息化建设

企业档案的信息化管理，其最主要的目的当是为了实现企业档案信息资源的有效共享，从而切实发挥档案应有的价值。基于现代信息技术的高速检索功能，亦能极大加强企业的档案查找效率，继而可切实发挥出企业档案本所具备的积极作用。其次，借助现代先进的网络技术，还能对企业之间进行信息数据的远程传输及交流提供载体，由此不仅促进了双方的信息资源共享，且双方均能借此得以成长并最终获得有效发展。

3.2 加快档案管理软件系统的研发

要想切实维护企业档案管理信息化建设的有效发展，便需始终致力于对相关管理软件的开发，也唯有如此，方能确保软件可随时满足企业发展实际，并与企业的实际情况相契合，以此方能切实发挥企业档案管理的积极作用，以进一步维护企业的发展和谐与稳定。

3.3 建立健全档案信息安全保障体系

建设基于信息技术的企业档案管理系统，便需同步强化网络信息安全意识，以切实防范黑客以及非法用户的入侵来切实保障企业档案的安全性。与此同时，针对计算机网络系统，企业方面亦当进行严密的监控，并加装最新的杀毒软件，以进一步确保档案信息的安全。

3.4 加大档案管理人才队伍的培养

企业开展档案管理工作，其最主要的执行者当属档案管理专员，故其个人素质对档案管理工作成效而言亦将至关重要。而随着计算机网络技术于企业档案管理中的运用越来越普及，相应也对档案管理人员提供了一定的要求。当然，如今的档案管理人员，其要想满足如今的岗位需求，亦当不断充实自身，并始终致力于对自身综合素质的提升，如此方能满足信息化视角下的企业档案管理工作需求，继而维护企业的发展稳定与和谐。

总之，随着我国医疗事业的不断发展，其档案管理的信息化建设也已成为了企业发展的必然趋势。为切实满足企业档案管理的信息化管理需求，并切实发挥企业档案于医疗研究、临床治疗等各方面的积极作用，便需企业加大对档案信息化建设的支持力度，以切实维护企业的良好发展。

[1]铁利.新形势下企业档案管理信息化建设探讨[J].中国管理信息化. 2014(15).

[2]梅龙.浅析企业档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技(上旬刊). 2016(12).