关于加强事业单位物资采购管理的探讨

文/杨杰，交通运输部东海航海保障中心连云港航标处

对于事业单位而言，采购重要性比较明显。针对性、健全的采购制度能够进一步规范采购人员的行为，从而有效降低采购费用。同时，对采购行为进行有效约束，能够明显提高资金利用率。在社会总需求的构成部分中也包括有事业单位的采购，其在很大程度上影响到社会经济的分配与消费，能够促进我国经济社会可持续发展。对事业单位采购工作进行规范化管理，可使得资金利用更加合理。目前，我国事业单位运用资金大部分来自于国家财政，招标是采购的主要方法，商品供应商将所需的物品提供给国家的财政部门。事业单位主要采用两种集中采购和分散采购两种方式，因影响因素较为复杂，事业单位常常交叉采用两种方式。

1 事业单位采购的重要意义

其一，进一步规范采购人员的行为，大大降低采购支出，首先，对采购支出资金进行严格管控，规范与约束采购行为；其次，有效降低采购资金，有效提高财政资金使用率[2]。其二，有效提高宏观调控能力。对于社会总需求而言，事业单位采购所占比例较大，对市场消费、市场流通、经济分配等方面的影响较为深刻，直接影响到了国民经济的稳定性，发挥着无法替代的作用。其三，更合理使用公共资金。事业单位大部分资金由国家财政拨付，并不以追求经济效益为目的。招标是事业单位采购的主要方式，选取供应商将商品或服务直接提供给财政部门，通过这样的方式事业单位不仅获得了物美价廉的商品和优质的服务，且有效提高了资金使用率，有效节约了采购资金。集中采购和分散采购是采购的主要构成内容，而集中采购又分为部分集中采购和集中采购，部分集中采购有利于激发采购积极性。但因为我国各地存在不同的经济水平，所以在采购上一般都是结合集中采购与分散采购。

2 事业单位采购中存在的问题

2.1 事业单位采购制度体系不完善

现阶段，事业单位采购制度体系不健全，具体表现在以下三个方面：其一预算作用并未得到重视，事业单位采购过程中依然存在并未进行预算或预算不到位的现象，资金并未充分发挥其作用；其二监督制度并未真正发挥作业，很多事业单位虽然制定了采购相关制度，但是制度比较粗略，监督制度缺乏可行性和操作性，从而使得监督制度流于形式；其三，事业单位采购制度监督作用较低，签订采购合同后事业单位一般应安排监督采购人对供应商进行监督，然而实际生活中，事业单位采购人员同供应商之间相互独立，从而产生了各种弄虚作假的行为。

2.2 事业单位采购内部管理不健全

相比于国外发达国家而，我国采购起步时间较晚，事业单位管理层对采购也不重视，更别提制定采购管理制度，也未注重制度的实施，同时在大多数事业单位中也未有内部的政府采购部门，采购任务普遍由多个部门共同完成，大多数事业单位采购人员并不是专业出身，往往会造成重复管理的行为，也会出现无人管理的情况。基于这一情况，事业单位应设立独立的采购部门，统筹规划整个部门的采购工作，明确各个部门的分工，各部门之间相互协作，共同完成采购工作。

2.3 采购预算编制不够科学完整

事业单位是根据国家政策、制度和单位实际需求来制定采购预算编制的。近年来，即使事业单位为了顺应时代的发展需求而对预算管理制度进行了改革，采购预算编制时也比较重视采购预算，然而，在各种因素的共同作用下，事业单位预算采购计划依然存在完整性、科学性不足的情况，具体表现在以下几方面：对于行政行为、事业计划等考虑不全面，往往产生少报、漏报的现象；对采购目录和限额标准认识不足，导致出现少报、多报的情况；只有财务部门参与到采购预算制定工作中，其他部门并未参与其中，使得预算缺乏科学性。

2.4 事业单位物资采购监督比较单一，缺乏联动性和刚性

部分事业单位财务部门针对本单位的物资采购未建立起配套的规章制度，对政采购法知之甚少，没有制定合理规章、实施细则、操作流程等物资采购制度，片面地认为采购和资金有联系，认为多一事不如少一事，让其它部门来负责采购监督制度，使物资采购监督与运行不合规。各个部门未将各自的作用充分发挥出来，包括管理部门、制度执行部门、采购业务部门、资金管理部门等。仅仅只是采用经济手段来惩罚违规采购行为，未追究刑事职责，对采购人员的违规采购行为一味纵容，让采购效果大大降低，

3 加强事业单位物资采购管理的具体措施

3.1 进一步健全采购管理体系，提高采购管理水平

事业单位需将自身实际情况充分考虑到，尽量完善内部采购管理体系，促进采购管理水平的提高。针对采购管理我国已出台了相关规定，也明确规定了采购的部门与机构。事业单位的采购管理监督需在整个采购过程中渗透。由采购前、采购中、采购后的管理共同形成健全的采购管理体系。采购前的管理主要是预算管理，即将资产配置标准给建立起来，充分融合政府的采购预算、资金预算以及各部门的预算，形成一套完善的预算体系；采购中的管理主要是规范化、合理化的管理招标的内容与其它采果方式；采购后期的管理主要是对过程中的违规行为进行核查，完成采购行为并非就说明也结束了采购，在后期要有定时、不定时的事后管理体系，以让整个政府采购过程中的严肃性得到保障[3]。

3.2 控制物资采购成本，增加事业单位经济效益

检验物资采购管理合格与否的一项重要指标就是是否可对物资采购的成本进行有效控制，把物资采购成本缩减到最低额度，而这就需要物资采购管理工作将以下几点做到[4]。第一，树立系统观念，保证总运费降低。在物资采购过程中，会有包括购买原材料的费用、发放和运送货物的交通运输费用以及货物达到收货点时的搬运装卸费用等诸多费用产生。事业单位如果要对总运费额度进行有效控制，就应在充分把握工作流程，对流程中的每一处细微方面均仔细留心，从每个环节上将成本费用控制到最低[5]。第二，把库存经费降低。事业单位若要是库存经费从根本上得到降低，就必须将库存控制当做物资采购管理的根本原则，将控制库存的意识原则给建立起来，使物资采购的过程更加适时、适量，把降低库存经费当做管理最重要的一项任务。第三，将更加全面的质量管理应用于物资采购中。多角度开展物流采购管理工作，让管理系统中各个部分的组成更加合理，组织协调，把各个元素的最大作用给充分发挥出来，从而建立全面立体的物资采购质量管理体系。所谓全面物资采购质量管理是指，事业单位中的所有部门、所有员工均把产品的质量当做采购最基础、同时也是最重要的一项内容，把“精准化、科学化、效率化”的三化保障系统落到实处，保证事业单位中所开展的每一项经济活动的有效性以及安全生产指标的合格。第四，应用现代化的物资采购管理手段。具体而言，事业单位需将自动化的控制管理技术、现代化的通讯技术，以提升物资采购管理水准，保证物资采购管理工作的准确、高效、快速。如今，计算机的发展越来越快，普及率也越来越高，各行各业也都纷纷将计算机应用当做基础技术的物资采购管理信息系统给建立了起来，英文简称为MIS系统，事业单位应对这种快速的信息化管理进程予以积极响应，不断促进自身物资采购管理水平的提高[6]。

3.3 降低物资采购的供货速度，不断适应市场竞争需求

为了与快速变化的市场竞争需求相适应，事业单位的物资采购管理工作一定要保证货物及时供应，进而让客户的需求得到满足，在激烈的市场竞争中获得有利位置[7]。首先，事业单位应保证货物充足，以使物资采购的质量得到保证。事业单位应将一套高效率的物资采购管理体系给建立起来，且其必须是把企业经营的总体目标当做管理基础的，制定科学合理的物资采购管理计划和战略。确保企业所需的各种物资均能在规定时间内采购，保证货物充足，以让生产工作顺利地开展。事业单位如果要让货物的质量得到保证，一方面需让采购的货物与单位安全生产所规定的物资质量标准相符，且还要做好采购适度。坚决不让质量不合格的物资进入单位，但质量较高的物资采购相应的也会增加采购成本，而这就需要事业单位在对所需物资进行采购时，在保证质量合格的前提下，尽量采购价格不高的物资。其次，和供应商建立企业战略联盟关系。事业单位在实施物资采购管理时，不得片面的把供应商当做是吞噬企业利润的角色，而是应同其成为合作伙伴，形成战略联盟。把“以人为本”的核心观念予以贯彻落实，选择能够与单位进行良好合作的物资供应商，在相互的合作中实现一起成长、进步，尽可能实现双赢。再次，合理规划物资采购管理。事业单位在对物资采购进行规划时，应明确采购进度，立足于企业生产计划，对物资供应方做出合理地选择。最后，将合理的物资采购信息化平台给建立起来。适合企业的物资采购信息化平台能够促进企业采购效率的提高，将市场信息第一时间精准地提供给企业，让企业的各种需求均能够得到满足。

3.4 建立健全物资采购管理监管机制，促进廉政风险防控机制建设

事业单位物资采购工作规范运行的一项重要保障就是监管机构[8]。而有效的监督机制需要各个部门共同配合才能形成，包括财务部门、采购部门、验收部门、审计部门、资产管理部门、监察部门等；同时在采购领域中，建立供、需、监三方相互牵制、相互制约的制度，诸如采购计划、预算编制、合同审核、采购执行、资金支付、统计、质量监督、档案管理等都包括其中。财务部门需在合同监控上作进一步加强，审查核实各种凭证审查，有效的跟踪采购项目，通过制定完整的财务报告来将事业单位采购的规模、资金使用给反映出来，以对采购预算资金进行更有效的管理与监督。针对采购过程中的违法行为，监督机构的惩罚应包括资金上的、行政处罚上的，将采购人员的违法成本加大，促进采购资金使用效率、采购透明度的提高，让事业单位的廉政建设更好的实施下去。

3.5 加强采购队伍建设，提高采购人员的素质

事业单位应对采购队伍建设予以重视，加强培训政府法规相关的内容。单位采购工作的负责人应为专业的工作人员，采购人员的素质与采购的质量、水平密切相关[9]。在招聘采购人员上应结合考试与考核的方式，把采购人员的政治素养、道德修养纳入考核范围，待考核合格后再进行岗前培训，岗后定期培训，以对新的政策、法规做到及时掌握，积极组织调研学习，开展交叉检查，培养新型的采购人才，如此方可将业务上的技术错误及时纠正，使经济损失与国有资产流产流失减少。平时培训还包括培训单位领导、财务人员、审计人员、监察人员、监督管理人员等相关人员，以让各岗位人员做到各司其职。单位的各级管理人员需积极参与到培训活动中，为员工创设一个良好的文化氛围，促进其道德素质的提高，使成本得到有效节约，资源得到高效利用。

结语：在财务管理中，物资采购管理是非常复杂的一项内容，对事业单位而言，应认真分析采购中存在的问题，并积极采取解决措施，以将采购效率提高，成本降低。同时要不断展开经验总结，让单位的采购工作可得到健康发展，加强建设廉政风险防控机制，以更好的服务于社会，服务于广大群众。