浅谈如何增强企业档案在企业知识管理中的作用

文/张平

浅谈如何增强企业档案在企业知识管理中的作用

文/张平

乐山电力股份有限公司

企业知识管理是将知识做为企业资源进行规范化管理，以达到提升企业核心竞争力的目标。增强企业档案管理能够为企业员工提供有效的知识信息，帮助企业实现知识管理。因此，企业档案管理在企业知识管理中具有非常重要的作用。下面本文就如何增强企业档案管理在企业知识管理中的作用进行相关探析。

企业档案；知识管理；作用；探析

前言

企业档案管理能够收集、归纳及总结企业一定时期内的各项工作资料和信息，并将信息进行二次分析，从而提炼出有价值的参考信息。因此，企业实施有效的档案管理能够为企业员工提供有用的知识信息。当前，知识管理是企业经营管理的重要手段。同时，知识管理能够实现企业知识化管理，增强企业文化软实力、提高市场影响力。但是企业想要实现知识化管理，首先必须完善企业档案管理体系才能为企业提供全方位的知识信息，从而提升企业知识管理水平。

1 增强企业档案在企业知识管理中的作用探析

当前大部分企业都建立了档案管理体系，同时也配备了专门人员从事档案管理工作，在一定程度上促进了企业知识化管理[1]。可是，当前企业档案管理工作还存在一些不足之处，比如缺乏完善的管理体制、管理工作落实不到位、工作人员职业素养不高等问题。这些问题的存在阻碍了企业档案管理工作，降低了企业档案在企业知识管理中的作用。因此，本文就如何增强企业档案在企业知识管理中的作用做如下探析，并结合笔者的一些想法提出以下几点意见，希望对完善企业档案管理工作起到一定帮助作用。

1.1推进企业档案管理自动化

企业档案反映一定时期企业工作的核心内容、工作的成效、经验总结等，它可以将企业每项工作中的知识经验进行概括总结，为后期企业内部人员参考学习提供依据。所以，企业只有推进企业档案管理工作的效率和质量，才能为企业知识化管理提供有用的信息，帮助企业完成各项知识管理工作[2]。其中，自动化档案管理模式可以有效提高工作的效率和质量，促进档案信息的有效传达。

档案管理自动化主要是利用先进的计算机技术构建档案管理信息系统，并运用系统语言实现自动化管理。在实际企业档案管理过程中，企业员工可以通过电脑来传递各项企业档案资料，同时企业的有关档案资料可以上传至企业内部的档案管理系统。领导及下属员工可以不受时间及空间的限制，通过档案管理系统查询具体的档案文件，并对有关档案进行审查和批阅等工作[3]。

可见，自动化管理模式有助于推进企业各项档案管理工作。因此，企业需要加大对自动化档案管理的投资力度，积极引进先进的自动化管理系统。从而实现档案管理的自动化，并推进企业的档案管理工作。同时，企业档案实现自动化管理也有助于促进企业内部的知识化管理工作。完善的自动化档案管理可以高效的传达企业管理思想及理念，提炼企业人员的管理智慧。所以，当前企业需要推进自动化档案管理工作的进程。

1.2科学规范企业档案管理制度

企业档案管理除了需要技术支撑外，还需要建立科学的企业档案管理制度。这样才能保证工作有章可循，促进档案管理工作的有效开展。但是，在以往的企业档案管理工作中，档案管理制度过于形式化，并没有依据企业实际情况合理规范制度，容易造成工作监管上的漏洞、问责不到位。因此，当前企业需要结合本企业实际科学制定档案管理制度，严格规范好每项档案管理工作。

企业可以从档案的收集、记录、归档汇总、纸质资料的装订及上架、借阅查询等每个工作环节都设置规范的管理制度，确保每项工作都有章可循、问责到位[4]。比如，在原始档案的收集和记录过程中，企业应该设置完善的档案收集至归档的一整套制度，明确不同性质的档案内容应该怎样做好收集、记录及归档。同时，企业应该制定规范的问责制度。对相关责任人的工作情况、效率及问题做到全方面监督，一旦发现工作中存在差错，应该责任到人、保证工作的质量。另外，企业的档案管理制度可以依据实际情况做出有效调整。比如，业务规模和人员不是很大的企业，企业可以减少过多的管理环节，缩减管理人员及部门的设置，以实现精细化管理。

1.3提高企业人员的管理素质和技能

企业档案管理工作与事业单位的档案管理存在一些不同，企业的档案资料涉及到复杂的工作内容，而且档案资料的数据也十分庞大，因此对档案管理人员素质和技能的要求都有所提升。当前企业需要加强内部档案管理人员的素质养成和技能考核，以便培养出具备高技能、高素质的档案管理人才[5]。企业管理人员素质和技能的提升，有助于完善各项档案管理工作，总结和提炼出档案有用的知识信息，从而优化企业知识管理工作。

在实际管理工作中，企业可以定期组织档案管理人员学习有关职业道德，从而培养他们的职业素养。同时，企业需要推动部门人员学习有关档案知识，促进档案工作的科学合理化。另外，企业还可以安排档案系统的专业人员上门进行授课，向企业档案管理人员讲授系统各个模块的作用和使用规范。这样可以促进每位企业档案管理人员了解和掌握档案管理系统，从而提高工作的效率和质量。

2 结语

企业知识管理离不开有效地档案管理工作，增强企业档案在企业知识管理中的作用可以为企业提供有用的价值信息，保证知识管理工作科学合理性。因此，我们需要正视企业的档案管理工作，推进档案管理工作的自动化和规范化，从而为企业知识管理提供必备的知识信息。

[1]李文珍,刘静,陈璐.知识管理视角下制造企业的档案管理分析研究[J].卷宗,2014,21(12):67-68.

[2]赵渺.浅谈做好知识产权档案管理对提升企业核心竞争力的促进作用[J].经营者,2017,31(8):004-004.

[3]张红海.基于业务流程的企业档案知识管理的探讨[C]//2013年全国青年档案工作者研讨会.2013,25(11):046-046.

[4]王杰.试论如何加快航天企业档案管理向知识管理的转型[J].经济管理:全文版,2016,31(8):00213-00213.

[5]孙迎辉,王英健.论企业知识管理背景下的档案管理[J].机电兵船档案,2016,15(6):50-52.