中小民营企业内部控制存在的问题及其对策

时间：2024-04-25

文/陈丽琴，湄洲湾职业技术学院工商管理系

1 中小民营企业内部控制存在的问题

新兴市场的特征以及公有制经济与多种所有制有经济共同发展的现状促使民营企业的经济地位在国民经济中起越来越重要的作用。在机遇和挑战面前，中小民营企业乘着这班充满机遇的班车得到良好的发展；但是，挑战也并存着，随着企业规模越来越大，管理中的问题逐渐暴露出来，本文阐述了一些内部控制存在的主要问题，具体有：

1.1 内部控制制度不健全

在中小民营企业中内部控制的普及率不高，有些管理者甚至认为没有必要建立内部控制。他们认为内部控制会束缚他们的手脚，延缓他们的决策时间。尽管当前时代所有权与经营权是相分离的，但是很多中小民营企业的二者还是高度统一的，奉行“表面一套，实际一套”的做法，无视《公司法》的存在。

1.2 管理者内部控制意识薄弱，执行力弱

内部控制在中小民营企业中难以落实的一个重要原因是其管理者对内部控制的认识不够，内部控制意识比较薄弱。主要表现有：第一，天真地以为内部控制不能产生利润，对企业发展并不重要，只是应监管部门的要求奉规章设置，全然不知内部控制是要切实地运用到企业日常管理和业务运行中去的动态机制。第二，无知地认为内部控制就是实现各个岗位之间的相互牵制。内部控制意识极其薄弱，纵然有一套看似“非常漂亮”的内部控制制度，也只是把门面功夫做好了，很难落实到实处。

1.3 公司员工素质不高

中小民营企业在创业之初，公司规模小，发展前景具有不确定性等原因很难吸引到高素质人才，于是，在人才招聘这方面没有过多地强调学历，而主要招收那些对销售行业具有浓厚兴趣的、有激情的年轻人。虽然这其中也有一部分是本科毕业生，但初高中毕业的人还是占了大部分。这种现象在中小民营企业中并不少见，虽然这些人也给公司的发展做出巨大的贡献，但随着公司规模的不断扩大，内部控制的设计和执行没有跟上公司发展的步伐这其中的弊端就逐渐显露出来，影响公司未来的发展趋势。

1.4 缺乏风险意识及风险评估意识

在经济日益全球化这个大背景下，企业之间的竞争越来越激烈，经营风险也日益增大，而我国企业风险意识非常薄弱甚至没有风险意识这个概念。对于经营环境的变化中小民营企业往往显得手足无措，风险意识极其差，然而，他们更关心的还是企业的经营业绩，而对公司的内部控制的关注度很低。

风险评估构成风险管理决策的基础，是识别和分析企业在经营管理中存在的风险的活动。它是选用各种风险分析技术，识别风险并采用相应的解决方法是风险最可控化。目前，我国许多中小民营企业缺乏有效的风险管理机制，也缺乏应有的风险意识。

1.5 部门间缺乏沟通

部门间缺乏沟通，为各自目标工作，没有从战略目标角度审视整个工作流程，导致信息传递存在问题，内部控制执行不力。信息失真导致的沟通不畅是中小民营企业在信息沟通方面存在的主要问题。企业在进行信息处理特别是财务信息时应当严格遵循相关法律法规规定，规范各个环节，从生产到销售，形成健全的分级负责体制，从填制会计凭证、凭证的审核、会计主管的复核、财务总监的再复核，到最后董事长的确认来保障会计信息的真实可靠。随着信息技术的发展，企业管理信息化也越来越先进。企业应依据企业自身情况选择内部管理软件，提高企业工作效率。此外，企业应当设立专门部门来负责获取包括企业战略、市场占有率、竞争对手情况等非财务性的信息。

2 完善中小民营企业内部控制的对策

综合中小民营企业内部控制的情况对中小民营企业的建议有以下几个方面：

2.1 建立健全内部控制体系

从以会计控制为核心，解决不相容岗位未分离、授权审批制度不完善的问题，销售与收款环节内部控制体系不完善问题，存货内部控制不完善问题以及诚信与道德价值观层面的内部控制制度尚不健全问题。可以从以下几方面来完善：

(1)根据公司具体情况完善货币资金预算分解指标的审定下达、筹集以及资金的分析与考核方面的内部控制制度。

(2)解决不相容职务分离的问题。中小民营企业由于其规模小、资金紧缺等原因，经常出现一人多岗的现象。因此，中小民营企业应当规范岗位管理，做到不相容岗位相分离。在实际工作中，中小民营企业经常会有出纳人员和稽核、审批人员和记账人员分别都是由同一人担任。因此，重新梳理组织结构限制相关经济业务权限，从而有效防止内部财务漏洞问题。

(3)解决授权审批制度不完善的问题。建议公司重新考评制度与实际执行的差异，按照实际执行的标准对进行更新。因事设置职务，根据能力授权，授权应当采用书面形式，使之清晰化，不可越权；而审批也应当采用书面形式，有凭有据，不可越权审批，以使制度与实操达到统一。

(4)销售与收款方面，建议业务部门应该完善销售收入管理工作政策和工作流程，首先，业务部门应每月/每季度计算返利金额，提交财务部及时进行相应计提；第二，计提文件应保留经过适当审批的计算过程，以充分支撑计提数据的准确性。

(5)存货方面，公司尽快编制并正式下发存货计划相关的工作政策和工作流程；同时在实际操作中，运作部应定期编制存货计划，保留书面记录并提交管理层审批。在相关工作流程中增加对存货库龄分析的相应规定，同时运作部及财务部应结合每季度的E&O计算分析结果，对库存货品进行库龄分析，包括存货周转率、超龄库存原因、后续跟进措施或处理方案、后续的反馈结果等，以及相应的仓储费用、流动资金等分析工作。

2.2 加强内部控制知识的培训

人才的竞争对企业间的竞争起到至关重要的作用，“人”这一关键要素在内部控制中发挥重要作用；而且，“全员参与”是内部控制的一个必要要求，因此，加强员工内部控制知识的培训，提高其业务水平，素质水平，使员工牢固树立内部控制理念，这一关键举措刻不容缓。培训的内容应该涉及企业内部控制设计和执行的各个方面，包括内部控制的理论，基本方法，管理控制以及业务循环控制。

同时公司可以明文规定定期必须组织员工进行培训和学习，同时对员工进行培训时要突出公司在内部控制执行过程中所犯的错误，并强调其改正措施。也可以定期邀请内部控制方面的专家或企业内部控制资深人士向大家介绍分析当前这个经济大环境下内部控制的基本情况、发展趋势以及应当注意的问题。通过不断的学习交流，从而达到“全员参与、同发展，共成长”的目的。通过内部控制理论的学习，内部控制实践更有章可循，可以不断提高员工的素质和工作能力，距离健全的企业内部控制系统更进一步。

2.3 增强企业管理者的内部控制管理意识

企业管理者是员工的领导，是指挥棒，对公司内部控制的执行情况负有直接的责任。管理者对内部控制的关注度高，内部控制执行情况就良好，反之则相反。要保证内部控制的有效运行，任何权利的使用也只能在内部控制的范围内，企业的任何管理制度都必须通过它们来进行实施，这才是最根本的保证。因此，内控制度的执行和落实与企业管理者的态度是息息相关的。只有企业管理者从意识上能够真正做到带头遵守规则，规范自己的管理行为，才能够使内部控制得以顺利进行。

2.4 构建风险管理及预警体系，做好风险防范工作

防范风险的有效途径之一是企业要建立健全内部控制来增强识别与评估风险的能力。在全球信息共享的大环境下，经济社会变化迅速，企业时刻面临着影响企业生存与发展的风险因素。只有建立完善的风险预警系统，进行预警管理，才能更好的对中小民营企业的风险进行防范，使企业可能遭受的损失最小化。可以从以下几个方面来完善：

第一，对会计控制进行严把关，使风险控制在最低。

鉴于公司财务人员结构较为简单，故风险级别较低，但随着公司财务的规模发展，建议公司应严格执行定期的财务人员权限复核工作，关注系统权限与岗位职责相匹配、离职财务人员系统权限的及时被清理，并保留财务部经理保留复核“财务人员权限清单”的复核记录，及时对超出岗位范围的权限进行调整。

对于费用预算未有进行事前控制，可能造成当期实际支付的费用超过预算上限，失去预算管理的目的和意义，同时可能造成财务的会计处理未有按照权责发生制计入正确的会计期间，影响当期财务报表的准确性。

第二，杜绝销售与收款环节合同管理内部控制可能存在的问题。

(1)建议所有的服务销售业务应尽可能签订正式合同；

(2)对于未签订服务销售合同的业务，服务销售报价单应由客户的业务人员签字确认，并加盖客户公司公章或合同专用章；或由客户出具授权书，授权特定人员可以签署服务销售报价单。服务部也可结合实际业务情况，对客户的信用状况进行评估，对一定类型、一定金额的服务业务，服务销售报价单须加盖客户公司公章或合同专用章的必要性进行确定。

第三，弱化存货授权审批制不完善的潜在风险。完善借件单格式及填写内容，注明借用材料金额信用额度，以合理保证借件单按照工作流程要求经过适当的审批。

第四，控制应收应付账款方面的风险。

公司建立关联交易的对账进度登记表，按照康明斯总部的要求，对于未回函确认的关联公司及时进行沟通，尽量使得所有关联交易都得到接受方的邮件回复或回复发出方的对账请求。

第五，控制销售与收款环节存在的风险。

业务人员应严格按照《销售收入管理工作政策和工作流程》规定，如销售涉及销售折扣、特殊销售折让，业务人员应根据实际情况提出申请，填写“特价审批表”，并经部门经理、财务经理和总经理批准后，再开始进行订单录入、采购申请及销售工作。