大数据环境下高校人事档案的管理与利用

【摘 要】 高校档案管理人员应以积极的态度面对大数据环境带来的挑战，在传承优秀经验的基础上不断对人事档案的管理与利用进行创新，开展数字档案馆理论研究，构建档案服务模式，逐渐从信息共享过渡到信息价值共享。

【关键词】 大数据环境；高校；人事档案；管理利用；挑战；对策

大数据环境中，高校的人事档案管理人员在对人事档案进行管理与利用的时候，需要对海量数据信息进行收集、合理处理以及合理分析。面对这样的现象，必须对大数据技术进行优化，对人事档案管理与利用模式进行优化调整，才能使其为高校的科研工作、教学工作提供更好的服务与支持。

一、大数据环境下高校人事档案管理与利用面临的挑战及其对策

1、大数据环境下高校人事档案管理理念与制度面临的挑战及其对策

大数据环境下，高校人事档案管理环境势必走向大数据发展道路，从而导致高校人事档案管理理念与制度的变革。笔者认为，为树立现代化的高校人事档案管理理念，也为了构建科学、合理的高校人事档案管理制度，应始终遵循保证人事档案的隐私性、机密性这一原则，也就是要充分考虑高校人事档案管理与利用的特点，牢牢把握高校人事档案工作的发展规律，同时也要切实将高校人事档案工作的运行机制、管理体制捋顺，实现信息服务标准的规范化，并全面加强高校人事档案管理人员的业务能力与综合素质，对人事档案工作的行为规范、业务操作程序进行严格执行、切实落实，才能实现高校人事档案信息管理水平与效果的提高，使其为高校的科研工作、教学工作提供更好的服务。[1]

2、大数据环境下高校人事档案的有效管理与利用面临的挑战及其对策

为了实现高校人事档案的有效管理与利用，必须确保信息的安全性，而大数据环境下的高校人事档案，难以确保信息的安全性便是其面临的最大的问题。大数据环境下，各种信息安全事件频频发生，如著名的美国棱镜门事件等，这给高校人事档案工作敲响了警钟。与此同时，人们也更加关注与重视个人隐私与信息安全问题，但是，大数据环境下的数据分析技术、数据挖掘技术的兴起与改进，使得个人隐私、信息安全面临着很大的威胁。对于高校人事档案来说，其在管理、利用过程中，也面临着个人隐私、信息安全方面的问题，而面对诸如此类的问题，如何实现信息保密、确保信息安全、保障信息的有效利用，这是大数据环境下高校人事档案工作正在面临着的挑战。面对这样的问题，笔者认为，应充分利用计算机安全保护方面的研究成果，来为高校的人事档案管理、人事档案利用提供良好的、坚实的安全性服务与安全性保障。[2]为了做到这一点，应针对需要保护的内容，科学、合理地设置保护密级，并对其进行细致划分，逐步划分到标识符匿名保护、位置隐私保护以及连接关系匿名保护。在此基础上，也要采取切实有效的措施，解决人事档案数据收集、人事档案存储、人事档案管理、人事档案利用等的全过程中缺乏监管、规范以及责任主体自律等方面的问题。与此同时，也要保障人事档案可控的隐私保护，实现人事档案数据收集过程中数据精度处理的隐私保护，人事档案数据分析过程中的隐私保护，人事档案数据共享与发布过程中的匿名处理，最终实现人事档案数据生命周期全过程中的隐私保护以及确保隐私数据能够随时按照需要进行可信销毁等。

二、大数据环境下高校人事档案管理与利用的思考

1、在坚持传统优良经验的基础上进行创新

高校人事档案的管理人员，不能桎梏于传统管理觀念与管理手段止步不前，而是应该打破传统的人事档案管理模式，对高校人事档案的管理与利用进行改革与创新。管理人员应紧跟时代变化的步伐，并要时刻保持专业敏感度，抓住大数据的发展契机，对高校人事档案管理技术、高校人事档案服务模式进行改革与创新。[3]与此同时，也不能完全摒弃传统管理方式的优秀经验，也就是说，在面对大数据环境所带来的挑战的同时，高校人事档案管理部门也要坚持传统优良经验。优秀的经验通常情况下是在长时间的实践过程中反复验证、探索、总结出来的，在没有找到有效应对大数据的对策时，切忌盲目扯上大数据技术，也不能夸夸其谈数据价值分析，而是应该在坚持传统优良经验的基础上进行创新，扩展适合实际情况的新的高校人事档案管理与利用路径。

2、面对大数据研究热的局面，适当采取冷思考

在档案信息化方面，近几年来我国的众多研究学者纷纷紧跟大数据热潮，不管是在理论构建层面上，还是在实践操作层面上，均提出了一些新的观点，并取得了一定的研究理论成果、实践成果，主要包括档案大数据的内涵阐述与概念阐述、大数据时代下档案馆迎来的机遇与面临的挑战、档案信息资源的开发与利用、建设数字档案馆的理论研究以及档案服务模式研究等方面的内容。[4]这些研究成果，均是建立在信息化时代下档案管理创新与转型基础上所产生的。虽然在大数据环境下，面对高校人事档案管理与利用面临的挑战与问题，势必要进行创新性研究，但是，也要适当采取冷思考，始终保持理性、冷静的思考，时刻警醒，切忌为了迎合大数据而强行贴上这个标签，而是应当遵循高校人事档案工作的规律、任务以及特点，抓住关键性的问题，来对高校人事档案管理与利用的创新路径进行思考。

3、大数据环境下，人事档案的管理与利用逐渐从信息共享过渡到信息价值共享

对于高校人事档案工作来说，服务是其不变的一个主题。以往的高校人事档案工作，主要任务便是收集、整理不同部门与不同层次的档案，而大部分人事档案，是为档案者本人、职能部门、学校提供服务，在这个过程中，只是在不同主体间进行了信息交换，同时也没有建立统一的数据标准，这就大大制约了不同主体之间信息的有效共享。然而，大数据环境下，价值是数据信息资源的核心，在散乱的、大量的信息中，挖掘数据信息资源的潜在价值，决定着高校人事档案的发展方向。基于这样的原因，众多研究学者纷纷加强了对大数据环境下档案数据价值挖掘、档案数据个性化服务提供方面的关注与研究力度。总而言之，大数据环境下高校人事档案的管理与利用，逐渐从信息共享过渡到信息价值共享。

三、结语

综上所述，大数据环境下，高校人事档案工作面临着巨大的冲击，高校人事档案部门，应积极面对大数据带来的挑战，掌握大数据技术，重视大数据环境对人事档案管理带来的影响并加强研究。

【参考文献】

[1] 尹艳华.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及对策研究[J].才智，2016（21）88+90.

[2] 张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016（04）157-161.

[3] 王玉.大数据背景下高校人事档案管理的思考[J].山西档案，2015（04）96-98.

[4] 卢莹莹.大数据时代背景下高校人事档案管理探究[J].人力资源管理，2014（12）257-258.

【作者简介】

曹方玲（1970-）女，天津人，本科，天津轻工职业技术学院档案馆员，研究方向：档案管理，档案信息化建设等.