关于档案管理问题及对策分析

兰建超/保定市科技活动（咨询）中心

关于档案管理问题及对策分析

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档案管理工作作为一项政策性、专业性、机密性较强的管理工作，相对单位的其他工作而言有着更加重要的经济地位。特别是近些年来，我国经济业务日益呈现多演化、复杂化发展趋势，市场竞争压力日益增大，档案早已成为各级管理部门进行经济分析、决策的重要依据，在市场经济发展中占据着十分重要的地位。因此，加强档案管理工作人力、物力、财力等方面的投入，早已成为我国社会各界高度关注的重要问题。以下笔者就档案管理工作存在的问题及对策进行粗浅的探讨，以供参考。

档案管理；问题；对策

1. 导言

随着我国市场经济体制的不断改革与发展，人们对档案信息的需求日益增多。而档案管理工作作为一项政策性、专业性、机密性较强的管理工作，早已受到社会各界的高度重视，在市场经济发展的作用下得到了长足的发展。然而目前大多数单位在实际档案管理工作中仍存在许多问题，严重遏制了我国档案管理工作的有效发展，解决工作刻不容缓。本文笔者就档案管理工作存在的问题进行粗浅的探讨，并提出几点解决对策，以供参考。

2. 档案管理的意义

档案管理，是指人事管理中所形成的记述与反映个人经历、德才等方面的情况，并按照相关规则要求给予整理、保管，成为后期查考的文件材料。在社会经济发展过程，档案管理可以有效性的针对每一种活动，可以对这些活动进行开展、记录与管理工作，也可以利用文字、图片、音像等材料，得到规范整理与档案建立，这些是对历史负责的表现，也是对工作有效地指导。因此档案管理是一项很重要的基础工作，也是个人经历与社会实践上的真实记录，档案记载了思想品德、业务能力与工作实绩的真实性反映，档案是客观地考察、了解、正确选拔干部的重要依据。同时，作为档案管理与服务中心，对于档案管理工作的有效与否，可以影响当地的政治、经济生活的发展。因此，重视档案管理工作有着举足轻重的作用，档案管理的有效性，可以直接或间接地影响单位及当地社会经济的发展。

3.档案管理存在的问题

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构造的时候对整个社会科学制度的应用有着不可忽视的作用，更是信息技术在企业发展应用中的主要支持模式。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，更是对整个社会发展提供了良好的发展依据，不仅仅是在当前和现实应用中存在的相关意义模式，更是针对档案管理工作中的各种数据应用方式进行统一分析。在进行档案管理工作中，由于档案管理人员对管理模式和管理要求的不足，其中存在着诸多的问题和制约因素，是保证档案工作在管理过程中存在着诸多缺陷的基础，其主要的问题形式有以下几点：①档案管理缺乏系统的管理，并且在管理中管理人员不够重视。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，使得其数量上的不够齐全和在质量上的不够达标。集中统一将国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。②管理人员的素质较低，导致管理力量薄弱。在档案管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。③档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

4.档案管理工作的对策

4.1 重视档案工作人员专业技能和素质的提高

档案人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，档案人员的素质直接影响到档案的利用在企业人心目中的形象。所以，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。档案人员要熟悉工作流程，在档案接收、整理、归档、入库、上架的过程中严格把关，及时录入微机办公系统方便检查、借阅。把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍；加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等项工作提出了新的要求和挑战。

4.2 健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4.3 采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

4.4 做好档案管理工作，强化服务意识

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

5. 结论

综上所述，我们可以了解到档案作为社会信息的重要载体，经济发展的主要依据，对社会资源的进一步开发有着极其重要的作用，其在单位中，无疑也发挥着协调单位发展、有序运行经济活动的重要使命，特别是在新的历史条件下，档案工作更需要紧跟时代发展，从档案工作人员的观念上进行更新，并积极采取有效措施，积极探索现代化档案管理模式，进而促进我国社会主义和谐社会的建立。

[1]曹锋.当前档案管理面临的问题及解决对策[J].民营科技，2013，（5）.

[2]刘淑敏.浅谈目前档案管理存在的问题及建议[J].内蒙古科技与经济，2011，（17）.

[3]赵颖超.浅谈档案管理存在的问题及对策[J].科学之友，2010，（10）.