电子档案管理中的风险控制

张中华/平泉市人民政府办公室

电子档案管理中的风险控制

张中华/平泉市人民政府办公室

电子档案并不全是全优化，它也有自己的不足，与传统的纸质档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致数据被盗，所以，在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。要从避免风险、缓解风险、分散风险、评估风险几个方面入手，采取适当的措施，以达到控制风险的目的，有效规避风险和降低损失。

电子档案；管理；风险控制

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为办公带来了巨大的变革，使办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子档案。但是根据具体情况来看，电子档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸质档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致数据被盗，所以，在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以单位要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多单位开始利用风险转移的策略进行缓解，电子档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子档案相关资产重新布置等手段来减小电子档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，单位都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给单位造成损失，那么那些使用电子档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，单位管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明单位在安全防范工作中未能给予足够的重视。单位防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[J]．档案学通讯．2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[J]．浙江档案．2004（1）：36～37

[3]邹生．开放网络环境下的信息安全问题[J]．信息安全与通信保密．2004（4）：28～29

[4]宗文萍．基于价值链理论的档案信息安全管理[J]．档案学研究．2005（1）：38～42

[5]沈彦．浅议电子文件及电子档案管理[J]．单位导报．2010（4）：:28～29

[6]赵丽敏．新形势下的档案信息安全管理[J]．中国科技博览．2014（3）：18～19

[7]白丽萍．加强档案管理，严格控制风险[J]．档案学通讯．2015（4）：22～23

[8]王美田．浅议电子文件及电子档案管理[J]．科技风．2015（2）：45～46