如何做好机关档案管理工作

傅军华/平泉市发展改革局

如何做好机关档案管理工作

傅军华/平泉市发展改革局

要做好机关档案管理工作，必须规范公文的处理及把好公文的形成关，从档案整理及公文的评估分类做起，完善公文材料及做好资料收集工作，加强档案工作规范化、标准化及依法规范管理，提高档案管理人员的职业道德素质及业务素质。

档案；管理；规范化；标准化

科学规范的档案管理工作，有利于提高档案管理工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，在新形势下，如何使机关档案管理工作规范化、标准化，已成为机关档案管理工作人员务必认真做好的一项新课题。

一、必须规范公文的处理及把好公文的形成关

公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件质量也就大不一样。我局在公文拟制过程中存在的问题主要反映在以下几个方面：

1.文种使用不当。主要有请示、报告不分，一文请示多件事情，生造文种或不规范使用红头文件等。

2.附件标识混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序混乱。

3.主题词标注不准确。公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4.数字及数量单位使用不规范。同一份公文内的数字出现有大写的和小写的，而数量单位则有的写吨、有的写公斤、也有的写成斤等。

5.行文方式处理不当。有的下行文本应由部门制定贯彻实施方案通知下属单位，而用转发直接通知下属单位，造成下属单位不知如何执行。

6.资料管理分散。部分职能部门为了使用方便，将应统一归档、集中保管的档案资料分散保管，利用档案的人员在借阅档案后没有及时归还档案部门，导致档案内容不全、材料分散，严重影响了档案的完整性。

针对上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室的档案管理人员，平时有必要参与对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句，数字及数量单位的使用以及行文方式等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、必须从档案整理及公文的评估分类做起

评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。在日常工作中，很多档案工作人员兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。我局在整理档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度―组织机构―内容，但在实际工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的具体发展实际，严格依照档案管理部门的统一规范和要求，进行科学地创新，不断提高单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。

三、必须完善公文材料及做好资料收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1.档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用。因此应按档案整理规范要求进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2.档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、必须加强档案工作规范化、标准化及依法规范管理

要做好档案工作，必须建立健全各项规章制度。有了切实可行的规章制度，才能实现现代化、规范化、标准化的档案管理。随着档案事业的不断发展，《档案管理制度》《档案保密制度》《档案借阅利用制度》《档案销毁制度》等等规章制度都在不断完善，这些制度涉及到档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个方面，明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法，使得档案管理工作做到有章可循。《档案法》的颁布和实施，为依法管理档案工作提供了依据。自觉遵守《档案法》，明确档案工作者的权力、义务和责任，加强档案法制建设、依法治档，是做好档案工作的一个重要方面。

五、必须提高档案管理人员的职业道德素质及业务素质

档案管理水平如何以及档案服务质量优劣，直接取决于档案的管理人员。因此，档案管理人员的整体素质如何，是做好档案管理工作和保证档案服务质量的决定因素。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量。因此，档案管理人员除了具备良好的政治素质、道德素质外，还应具备精明强干的业务素质，具体可以从以下几个方面进行：

1.对档案工作要有高度的认识。要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和繁琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

2.要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照规定的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

3.要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作、边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学的评估归类。

[1]马朝吉．论机关档案文书的管理[J]．档案学通讯．2005（5）：8～11

[2]王兆洁．档案管理的规范化与标准化[J]．浙江档案．2004（1）：36～37