对高校智能财务报销工作的思考

陈张莹

摘 要：随着数字化及AI技术的广泛应用，并深刻影响着全国各行各业，包括对财务工作方式及财务行业带来新的思考与考验。本文旨在从提升财务信息化水平的角度，提出对智能财务报销工作的建议，助力高校财务流程再造，实现云报销，便捷财务服务。

关键词：智能报销  数字化

财务信息化推广所体现的便利与高效性，正在逐步引起高校财务行业的重视，但距离智能财务报销与数字化财务服务，还有一定的差距。本文主要从高校财务报销目前的现状、发展的趋势、具体建议及需要提供的保障这几方面加以论述。

一、高校财务报销的现状

财务行业经过多年的发展，从会计电算化已过渡到财务信息化的时代，很多高校已实现了财务报销网上预约、收入申报线上操作或是系统成功对接等财务报销基本配置工作，虽也购置了自助投递设备，但依旧是线下审批签字后直接投递，返单率较高，在给教职工提供一定便利的同时，极大的增加了财务的返工工作量。目前随着高校事业发展，许多高校存在多个校区，报销单据经费负责人跑签成为困扰教职工的一个亟待解决的问题。遇到紧急情况，通过微信截图或者邮件审批打印作为附件，后续的整理工作量巨大，非长久之计。智能财务报销虽喊了几年，未见整体行业的实质性举动，如遇公共危机事件，有可能引发的各种影响，有必要引起财务行业的重视。

二、推行智能财务报销是高校财务事业发展的重要方向

随着数字化与AI技术在各行业的广泛应用，未来的财务事业发展方向必然与数字化和AI智能强相关。许多建立共享财务模式的集团或者是跨国企业，已在此AI领域率先尝试，线上传递单据、移动审批、银企直连、财税联通，无需面对面，远程一步到位，显示了智能财务报销强大的优越性。未来财务的发展，更是不受时间和空间地理位置的限制，推行智能财务报销是适应这一趋势，也是高校财务事业重要发展方向。

三、推行智能财务报销的具体举措

（一）依托信息技术，改变传统业务流程

线上提交单据。从面对面教职工送单据至财务处，财务人员审核单据，当面或者电话沟通问题，转变为通过延伸网上预约报账系统功能，将每项报销业务类型分类，需要哪些附件进行类型锁定，上传附件照片，手机终端端或者pc端提交。

线上审批。完成线上单据提交后，业务流程直接转到项目所属的经费负责人线上审批流程，这个流程也需要根据各个高校既定的财务授权审批制度结合内部控制制度进行合理精准的设计，实现从线下转移到线上的高效严格执行，这个环节也是需要耗费大量时间和精力。

线上财务审核。待业务审批流程结束后自动跳转至财务人员审核流程。从笔者近两年的具体财务实践中，这里可以有一个细节的改进操作。网上审核系统需要借助AI智能识别技术，将上传的票据提取关键信息，例如差旅费中的机票行程单，提取乘机人姓名、人数、行程、金额。增值税发票提取开票信息、开票内容及金额等，实现原始单据的数字化，提升财务人员审核效率与准确率。

配合自助单据投递。待线上财务审核无误后，方可打印制式审核无误确认单，将原始单据一并投递至自助投递机。此确认单作为财务人员辨识此单据前期已经过审核的重要依据可以有效地与线下单据作区分。财务人员每天定时至指定地點领取单据，真正实现财务报销全程零接触。

（二）云端操作，简化审核与报销手续

云办公。借助远程连接和vpn设置，实现财务人员与业务经办人员不受地域限制影响，不在办公室一样也能完成财务相关操作。同时内嵌财务管理规则，将标准转化为程序语言，用系统代替人为判断，在业务经办人员提单环节即设置“关卡”，确保单据的准确性，提高财务人员处理单据的效率与准确率。

减业务。联动商旅、采购平台，从源头减少审核与报销数量。通过引入第三方商旅服务平台解决教职工差旅问题，引入日常办公用品及固定资产采购平台，不再进行逐单报销付款，采用定期结算的方式，教职工无需垫付资金，采用冻结项目经费卡的方式，由财务处定期与供应商结算，极大的降低业务量。

（三）以智能财务报销为依托，不断扩展外延功能

预借发票系统。随着高校事业发展，科研与非科研业务对发票的需求量剧增，依靠传统手工开票，无法再满足业务的需求，教职工的痛点之一也往往来自于此。使用预借开票系统，并与财务系统对接，实现远程批量开票。预借开票系统提供票据的原始资料上传，内置财务和科研院等相关部门的审核流程，实现业务人员与财务人员零接触。开票信息使用excel表格导入，实现批量开票，满足大型会议的开票需求量。

合同管理系统。实现前端业务管控，合同信息对接财务报账系统，通过合同号等字段与财务报销单据关联，免去教职工重复提交合同等附件。同时提取合同中关键付款信息，财务系统自动匹配校验报销付款数据，确保资金安全，降低付款风险。

电子档案系统。财务凭证档案电子化，为高校科研项目结题审计、上级各项检查提供远程线上支持，节约学校的时间和人力。电子档案分类管理，需要与实物管理一体化。建议可以由专业第三方服务机构介入，提供凭证电子化的扫描上传系统并且与实物的凭证管理。

四、推行财务智能报销的几点思考

AI技术和互联网数字化应用，就像是一把科技的双刃剑，在提高财务业务处理效率，享受信息化提供便利的同时，也需要警惕系统安全等潜在风险问题。

（一）系统数据的安全性

需要重点考虑系统数据的安全性以及做好数据备份。网上审批系统考虑通过CA认证、短信授权签字等方式确保经费负责人本人授权使用。纸质单据的签字应考虑水印等不可轻易被仿制的方式杜绝人为造假。

（二）系统配置与稳定性

根据系统运行对服务器配置，包括存储空间、内存、CPU的需求，提供足够的高配置与服务器容量，支持系统的高配置需求，满足高峰时段系统的正常运行以及系统升级和数据传输的需要，同时，密切关注每一次系统升级后对服务器性能的耗用情况，及时提升配置。

（三）人员与经费的持续投入

财务信息化是一个系统工程，需要从顶层设计进行系统化的思考，需要管理者从根本上予以重视，设备、系统都需要专项资金作保障，同时建议高校能够成立信息化科室或者是专项工作小组，专职服务于高校智能财务报销系统的研究与推进。

五、结束语

随着数字化及AI智能的逐步应用，使我们更加认识到财务信息化的重要性。笔者通过对智能财务报销工作的思考，抛砖引玉，希望有更多财务信息化专业人员投入到此进行更加深入的研究与实践。

参考文献

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