医药流通企业劳动用工管理风险管控经验分享

时间：2024-05-04

范海琴

摘要：在现代企业的经营生产管理中，劳动用工管理是其中的一项重要工作。随着当前用人形式的多样化，企业员工的流动性不断增加，企业劳动用工管理的风险和难度也逐渐增大，要做好企业的劳动用工管理必须在人力资源管理的各个方面做好防范和管控工作。

关键词：劳动用工风险管控

一、依法依规建立完善的劳动管理制度和流程

我国的劳动合同制度是1994年7月通過的《劳动法》确立的。随着市场主体和利益关系的多元化以及新问题、新情况的出现，该项法律已经不能完全适应新形势的要求，因此2007年6月国家正式颁布了《劳动合同法》于2008年1月1日起实施。《劳动合同法》进一步完善和规范了劳动合同制度，为企业用工提供重要的法律依据。

《劳动合同法》第四条对用人单位建立和完善劳动管理制度事项、程序进行明确的规定。作为企业在制定规章制度和工作流程时一定要遵守法律、法律，制度条款在满足企业管理需要的同时必须要合法、合规。在制定、修订或决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全、保险福利等涉及员工切身利益的规章制度或重大事项时必须经过工会或职工代表大会审议通过，并通过公示或告知企业全体员工。

二、建立和完善劳动用工入职管理流程，防控入职风险

（一）做好人员招聘管理中的风险管控工作

随着国家“十三五”规划发布及医药市场各项政策不断出台和实施，医药流通企业人员的流动率不断增加，为企业招聘到合适的人员及时补充到生产经营中人员缺失岗位已成为人力资源管理的一项常态化工作。针对目前人力资源供应市场各种形形色色的应聘人员，做好招聘工作中的管控是预防劳动用工过程中风险发生的重要一步。

（1）建立人员招聘管理制度和流程。在制定招聘工作制度和流程时要对招聘录用的原则；招聘人员的基本要求与条件；招聘管理的权限；招聘录用的程序；岗前培训；机构及人员的责任等方面做出详细规定，提出明确的要求，使招聘管理工作在规范有序的条件下开展。

（2）加强对招聘过程中的风险管理。面对人才市场的各类应聘人员，HR要严格按照企业的招聘要求开展工作，对应聘人员除了进行简历筛选、资料审查核实外，对经过面试及考试拟录用人员要进行背景调查防止欺诈行为，进一步了解应聘人员的详细情况，如：身份、学历、工作经历与本人简历是否相符，是否存在违规违纪行为，离职原因核实，竞业限制和附带赔偿责任等。

按照《劳动合同法》第九条明确规定“用人单位招用劳动者时，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物”。作为医药流通企业直接财物的岗位较多，如销售代表具有协助收款责任、配送人员接触药品、操纵配送工具等，在当前人员全国范围流动，企业又无法对其行为进行制约的情况下，对企业的财产存在较大的风险，为此企业除了加强日常的管理外，还可采取入职后在驻地公安机关进行身份备案，一是起到警示作用，二是一旦发生财产损失无法追溯时，可请公安机关协助处理，以有效的对风险进行防控。

（3）对招聘中就业歧视风险进行管控。就业平等是现代法治社会用人的必然要求，但在现实操作中，用人企业在发布招聘条件时往往会有意识或无意识的存在就业歧视现象，如性别、种族、地域等，尤其是近几年对“乙肝病毒携带者”就业歧视媒体曝光比较多。作为医药流通企业在人员招聘过程中，根据行业特点及要求除重体力劳动的装卸工岗位，考虑到劳动保护及女员工的身体条件因素不招收女性员工，按照《药品经营管理规范》（简称《GSP》）第三十条“患有传染病或者其他可能污染药品疾病、皮肤病等，不得从事接触药品的工作”规定的岗位不招录身体条件不符合要求的人员外，其他岗位在人员录用过程中坚持公开、公正、公平、竞争、择优原则，有效的维护企业的形象，承担企业应尽的社会责任。

（二）加强试用期风险管控为企业提供合格劳动者

试用期是用人单位与新录用劳动者在劳动合同中约定的相互考察了解的时间。试用期间主要是企业考察所录用的员工各方面条件是否符合所担任工作任务的要求，同时也是劳动者考察企业的各个方面是否达到劳动合同约定的条件及本人能否适应或胜任所应聘岗位及任务需要的时间期限。

（1）及时签订劳动合同，按照规定约定试用期。作为医药流通企业新员工一经录用即签订劳动合同办理入职手续，在与员工签订劳动合同时严格执行法律法规，原则上签订三年劳动合同，试用期约定为3-6个月，对急需人才或特殊人才签订五年劳动合同，适当缩短或者不约定试用期，试用期包含在劳动合同期限内，防止支付双倍工资和签订无固定期限劳动合同责任。

（2）试用期严格带教，及时考核。为了使新员工能够尽快融入企业，适应新环境，达到岗位任职要求，企业建立新员工带教制度。由企业的内训师进行系统的带教，使员工及时了解企业文化、人员机构、规章制度、工作责任、业务流程等，并且分阶段对试用期员工进行科学的考核，对不符合录用条件的人员及时解除劳动合同，办理离职手续。避免出现劳动纠纷及支付经济补偿金的风险。

三、依法依规进行劳动关系管理防范劳动纠纷控制用工风险

（一）劳动合同签订、变更、续订的风险管理

（1）依规及时与劳动者签订劳动合同及培训、竞业协议。企业自录用之日起即与员工建立劳动关系，并应与员工订立书面劳动合同。签订劳动合同应遵循“合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用”的原则，并明确双方的权利、义务和承担的责任。劳动者要如实说明与劳动合同直接相关的基本情况，企业要如实告知员工工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及员工要求了解的其他情况和合同约定的岗位要求，考核政策、企业的规章制度等，并留存书面告知记录。企业为员工提供专项培训费用，对其进行技术、业务培训的，要签订《服务期培训协议》，对涉及单位秘密的岗位应签订《竞业限制保密协议》作为劳动合同的一部分。

（2）实时掌控变更原因，及时进行合同变更。劳动合同一经签订，即具有法律效力，企业与劳动者均应当按照劳动合同的约定，全面履行各自的权利和义务，但绝非“一纸定终生”，劳动关系是一个动态的管理过程。在劳动合同的履行过程往往由于企业原因、劳动者原因、国家政策及客观因素变化而发生变更。在医药流通企业劳动合同变更也同样受到这些因素的影响，变更原因的最多的是劳动者的工作岗位变化（如：岗位调整、职务升迁等）而进行的合同变更。当企业与劳动者协商达成一致后，必须以书面形式经双方签字确认后可以变更劳动合同约定的内容。

（3）建立劳动关系管理台账，及时做好续签工作。针对医药流通企业从业人数多，员工流动性大的特点，为了掌握动态加强管理，企业应建立详细的劳动关系台账。劳动合同台账的内容包括：员工姓名、合同编号、合同类型、首次签订劳动合同日期、首次合同到期日期、第二次签订日期、第二次到期日期，第三次（无固定合同）签订日期等。每月由企业的人力资源管理部根据劳动合同台账，在员工劳动合同到期前三个月，依据年度人力资源规划需求、岗位人员任职资格和年龄结构、业绩考核结果，提出续签劳动合同人员的名单，并向员工发放《续签劳动合同意见征询书》征求员工的意见，同时企业要组织对该员工在上一合同期内的各项表现进行综合评估，提出续签或不续签意见，对拟续签人员双方当面协商一致，在合同到期后及时续签劳动合同；对拟不续签员工，提前30日书面通知员工，按规定及时终止劳动关系，防止造成事实劳动关系支付双倍工资的风险。

（二）劳动合同的终止、解除的风险控制

（1）针对不同条件的出现及时终止劳动合同。在企业的劳动关系管理中劳动合同终止的形式有大致有四种，一是劳动合同期满，对于企业决定不再续签人员，按照程序及时终止劳动关系，并按照规定支付经济补偿金；二是针对《劳动合同法》第四十二条规定保护的特定劳动者，劳动合同要延缓执行至相应的情形消失时再终止；三是员工主体资格消灭，员工依法退休享受养老金保险待遇，或者员工死亡等无法建立或无法履行的劳动合同即时终止，不要拖延以免造成不必要的纠纷；四是企业主体资格消灭，按照相关法律程序终止劳动合同支付相关费用。

（2）合规经营，依法解除劳动合同。作为大型国有医药流通企业在劳动用工管理中严格按照合规、合法的要求履行企业的义务，在办理劳动合同解除手续中认真遵守国家的法律法规和企业管理制度、工作流程。对员工提出提前解除劳动合同的请求，及时受理，并做好岗位接续的各项工作；对符合《劳动合同法》第三十九条企业可以解除劳动合同情形的，要按照以事实为依据，法律为准绳的要求，依法进行解除。

（3）做好接续和交接工作，避免产生纠纷给企业造成损失。对于解除及终止劳动合同的岗位，企业要及时安排合适的人员进行工作接续，不能影响生产经营活动，同时按照流程办理工作交接、借款清算、损失赔偿、薪资结算、关系转移等手续。作为医药流通企业业务人员（如：销售代表、采购人员）离职率较高，并且往往存在个人经办无法结清的业务款项（如：应付账款、应收账款）或負责退回的货品没有完全处理完成情况，为此在工作交接过程中规定必须向部门或指定的专人进行交接，以书面形式列出交接清单，并经继任者、监交人及财务部门确认（必要时要进行财务对账）后，企业出具解除（终止）劳动合同证明书，避免因交接不清，给企业造成损失及后期产生劳动纠纷。

四、做好员工履行合同期间的各项风险管控

（一）及时足额支付劳动报酬，不拖欠员工薪酬

在员工履行合同期间，企业要按照薪酬管理制度规定的时间、劳动合同签订的标准及时发放工资。企业对员工的工作任务要进行科学合理的分析，安排合适的工作量，无特殊情况不安排员工加班加点，对确实需要加班完成的工作，要按照企业规定的程序进行申请，批准后方可按照日常1倍、节假日2倍、法定节假日3倍的标准核算加班加点工资与正常工资一并按时发放，不得拖延、拖欠员工的工资。

（二）按照法律规定，提供社会保障和劳动保护

企业在经营管理中一定要守法合规，既要维护企业的权利又要履行企业的义务。按照《社会保险法》和国务院《住房公积金管理条例》及企业所在地政府的规定，及时足额为广大员工缴纳社会保险和住房公积金，并根据每年当地人力资源与社会保障等部门和机构的要求进行基数调整，确保员工在养老、医疗、失业、生育、工伤、大病、住房公积金等方面得到保障。同时为广大员工提供必要劳动保护，企业每年应按照当地政府要求的标准为在高温气象条件和严寒地区工作的员工发放高温补贴和采暖补贴；为了保障员工的身体健康和经营生产的要求，每年组织员工进行健康检查，即体现企业的人文关怀，又确保员工的权益。

（三）合理安排员工休息休假，维护员工的权益

在日常经营管理中，员工在法定工作时间或合同约定的工作时间提供了正常的劳动情况下，有依法享受休息休假的权利，为此企业根据国家法律法规及地方政府的文件要求，制定《考勤管理制度》对病假、事假、婚假、产假等请假的审批权限和流程进行了详细的规定，员工请假按照类别严格履行审批手续，相关部门做好考勤登记和统计工作。

对于倍受广大员工和社会媒体关注的带薪年休假制度，作为国有医药流通企业按照国务院颁布的《职工带薪年休假条例》结合企业的实际情况制定了《带薪年休假管理办法》（以下简称《办法》）。为了保证企业的正常生产经营不受影响，《办法》规定除特殊情况可享受连续休假外，员工年休假原则上在一个年度内分段安排，即在年休假有效期内，由员工所在部门根据工作性质结合本人意愿，在工作允许的条件下统筹安排每月1-3日休假。每年12月25日将经过员工签字确认下年度《员工年度休假计划表》（计划时间到月份）报人力资源管理部门进行审核汇总，报企业领导签批后存档，下年度按照计划执行。

在《办法》实施前企业人力资源部应根据员工的档案资料对员工的工作年限进行认真的整理，确认员工的年休假天数；在《办法》实施过程中，各部门根据年度休假计划进行分解，每月28日前向人力资源部提交次月《员工月度休假计划表》确定具体休假时间，如有调整时间或放弃休假的，需员工提交书面申请。人力资源管理部门则要做好员工休假统计等项工作，在确保企业的经营活动能够正常进行的同时员工的权益得到保障。

劳动用工的风险存在于劳动用工的全过程。为了防控风险的发生企业必须要树立风险意识，在合法、合规的前提下，严格按制度流程管理，对劳动用工的高风险管控点进行重点监控，同时要加强对劳动用工的日常监督检查工作，发现问题及时解决，规范劳动用工行为，防范和化解劳动纠纷，从而进一步调动员工的工作积极性，使企业能够健康稳定的发展，实现企业和个人的“双赢”。