新常态下煤炭企业的档案管理优化策略

李玲

档案业务是一个企业整个发展轨迹和涉猎业务最直观的展现，也是辅助经营层对未来企业发展做出决策的主要智力支持。从2014年***提出“五个坚持”的要求开始，档案管理工作就已经进入新常态，而企业档案管理人员只有深刻学习和理解***总书记提出的“五个坚持”的精神实质，结合自身实际工作，不断提升工作质量和效率，在质量和效率上得到一定的保证，才能让档案工作满足新常态下企业发展的需求。

一、新常态下煤炭企业档案管理存在的问题

（一）档案管理信息化水平不高

对于煤炭企业档案管理工作而言，各种类型不同部门的档案资料十分繁多，根本无法单纯依靠人工进行管理，特别是进入新常态后，信息技术和互联网技术得到了蓬勃的发展，而大多数煤炭企业的档案管理部门仍然采取传统的人工管理模式进行档案管理，因此直接导致档案工作的规范性和档案资料的完善性不能得到保障，严重制约了档案业务水平的提高。与此同时，煤炭企业档案信息化建设还会出现软件和硬件不匹配的情况，例如有的企业会尽可能的加强对于档案管理部门的信息化建设，但是受到硬件水平的影响，很多信息化建设必须使用的软件根本无法流畅的在现有的硬件设备上进行安装使用。

（二）缺乏宏观指导统筹规划，盲目建设现象严重

在新常态下，虽然很多煤炭企业都大喊信息化建设的口号，但是他们却忽略了信息化建设应当是一个长期的科学的过程，需要有一定的统筹计划，因此导致在对于档案管理信息化建设的过程中过分的急于求成，只注重完成建设目标，不注重解决档案管理实际工作中的具体问题，这在很大程度上也使档案管理水平无法从根本上得到提升。

（三）档案管理时效性较低

目前煤炭企业档案管理工作的时效性较低，档案资料是企业转型和发展的重要参考依据，在新常态下，煤炭企业更是迫切的需要转型升级，因此低时效性的档案管理再加上原本就不规范的档案管理模式根本不能及时的为煤炭企业提供其所需的智力支持。

（四）安全意识较低

由于煤炭企业的档案管理部门存在着人员流动性性大、人员素质参差不齐等问题，因此煤炭企业的档案管理人员普遍缺乏安全保密意识，尤其是对于企业的电子版档案资料而言，由于管理人员无法按照规范的程序进行存储和保管，再加上互联网开放性的特点，很容易就被其他企业从网上各种途径获取到，长此以往十分不利于企业的发展。

二、新常态下煤炭企业的档案管理优化策略

（一）构建信息化档案管理模式

在新常态下，煤炭企业档案管理部门应当加大力度提升自身的管理水平，加大对于档案信息化建设的资金投入，提升档案管理部门的硬件水平，为档案管理工作的高效开展提供支持和保障。对于煤炭企业而言，檔案资料的意义不仅仅是对以往的记录，更是对企业制定未来发展目标的参考，档案管理水平高低对提升企业竞争力有着重要的意义。所以，在未来的档案管理工作中，档案管理人员必须在思想上给予足够的重视，从档案部门的实际需求出发，不断地加大对于档案管理部门的支持力度。同时，煤炭企业管理人员也要积极改变传统的观念，引进先进的管理技术和方法，确保档案管理工作效率的提高，并且在不断完善自我的过程中，逐步提升对于信息技术的学习和掌握程度，从而促进煤炭企业更好的发展。

（二）健全档案管理机制

正所谓无规矩不成方圆，煤炭企业的档案管理部门必须根据实际情况加大力度完善档案管理制度，提升档案管理水平。由于煤炭企业的档案管理信息化建设是一个长期科学的过程，因此在完善档案管理制度的基础上，档案管理部门还应当紧跟时代的发展，不断按照信息化建设的标准和要求，逐步提升档案资料和档案信息资源的时效性、安全性和完整性，并且企业还应当对档案管理部门实施一定的监督，确保档案管理部门的工作人员能够明确自身职责，避免由于档案管理疏忽给企业带来的不利影响。此外，在完善档案管理制度的过程中，企业管理人员还应当对档案管理部门的发展现状进行一定的了解，并根据档案管理部门的实际发展情况制定出适合其业务水平提升的方案.从而保证档案工作未来稳定的发展和提高。

（三）强化档案管理安全意识

档案管理的安全意识对于档案管理部门是十分必要的，如果一个档案管理部门缺乏安全防范意识，那么无论档案管理部门的信息化建设到什么程度，都没有任何意义。因此想要完善档案管理部门的安全意识，就必须不断提高档案管理人员的个人素质，只有档案管理人员的个人素质得到了提升，才能从根本上解决档案管理的安全意识问题。作为煤炭企业而言要尽可能的为档案管理工作人员提供一定的专业性培训的机会，从理论层面提升管理人员的思想觉悟，并且在实际工作中要对档案管理人员进行考察，建议档案资料泄密的追责机制，利用强制手段确保档案管理安全意识的提升。

（四）重视煤炭企业档案信急化人才建设

由于每一个煤炭企业在最初建立之时都是注重业务的开展，对于档案的管理不是十分重视，因此，档案管理的人才弓！进力度也不是很大，在加上很多高学历的档案管理人才更热衷于选择一些类似于档案管和图书馆之类的单位和企业进行工作，从而导致煤炭企业的档案管理部门人才极为缺乏。故此，煤炭企业应当加大对于档案人才的引进力度，采取校企合作等多种模式为企业档案管理部门培养人才。

在新常态下，煤炭企业的档案管理还会暴露出很多问题，特别是随着网络技术的不断发展，对于煤炭企业档案管理人员的个人素质的要求将会越来越高。所以，在未来的发展中企业的管理人员在提高对于档案管理工作重视的同时，还应当从企业稳定发展的角度进行分析，力争使档案管理和最新科技手段相融合，及时解决档案管理工作中出现的问题，从而促进档案管理工作乃至整个煤炭企业的发展。