企业电子档案管理模式的创新与应用

耿琪琦

近些年来我国社会水平和科学技术水平不断提升，企业制度基于此种形式下逐渐向越发完善的信息化方向发展，作为企业管理中重要组成部分的档案管理模式也随之发生转变。传统阶段企业内部的档案管理依靠人工手抄来完成，其实质为档案实体的一种归档模式，随着企业的不断发展，传统纸质实体档案管理模式已经无法应对企业的实际需求，不仅存储难度较大，而且资料的查找十分不方便，再加上此种档案整理和存档均需耗费较大的人力和物力，和企业经济利益的追求相悖，因此，企业档案管理向电子化、信息化转变是必然趋势。基于此种背景下，本文将企业电子档案管理模式的创新和应用作为主要探讨内容，由现阶段企业档案管理工作现状展开论述。

一、企业档案管理工作现状的评价

1.档案归档材料不完整

档案归档材料存在缺失是当前阶段企业档案管理中存在的普遍问题，日常工作中只将一些文件类资料进行整理归档，对于科技类资料则存在疏忽的情况。即使有科技类资料归档存放的意识，也存在复印件代替原始资料的情况，从而无法保证档案资料的真实性和可靠性。

2.档案管理制度存在缺陷

对于档案管理来说，非常强的实用性和专业性是其基本特征，而且种类非常繁杂。当前阶段我国企业内部普遍存在不够重视档案管理的情况，因此，档案管理制度也都不够完善，存在一定的缺陷，在进行档案管理时没有相关的依据，导致发生档案材料交接混乱、排序及分类不清、页码标号不规范、入库时间不及时等情况，以至于后续各类资料的查找十分困难，也无法准确发硬企业的经营历史和状态。

3.档案管理手段落后

现阶段，我国科学技术水平得以飞速发展，企业办工也逐渐向网络化、信息化转变，但是就企业内部的档案管理来说依}日停留在传统管理层面，计算机仅仅作为辅助工具存在，其根本原因是企业领导层对档案管理不够重视，相关档案管理人员对档案管理也没有明确的认知，工作过程存在得过且过的态度，因此继续沿用传统落后的管理手段，不仅工作效率低下，而且工作质量无法保证。（王丽华.企业电子档案管理的重要性及安全管理探析[J].城建档案，2018（03）：61-62.）

二、企业电子档案管理模式的创新策略及应用

1.提升企业领导层对档案管理的重视程度

企业领导层对档案管理工作的态度直接决定员工的工作方式，如企业领导层对档案管理工作不够重视，存在可有可无的错误认知，则下面工作人员极易将消极意工的情绪带人工作之中，对于各类档案的管理不够细心和全面，仅仅将档案管理工作停留在浅显的表面阶段，无法具体发挥档案管理工作的优势。（马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯，2012（03）：66-60.）因此企业领导层首先应该提升自身对档案管理的重视程度，然后，将此重视逐渐向工作人员进行渗透，从而保证工作人员对档案管理工作负责且认真的态度。

2.建立、建全档案管理制度

无规矩不成方圆，对于档案管理工作来说同样适用，档案管理制度是企业档案管理工作得以顺利推进的根本前提，也是员工工作的直接依据，如档案管理制度存在缺陷，会造成员工工作毫无章法的情况，因此，相关领导入需要结合企业的发展现状对档案管理制度进行建立建全，规定档案管理工作的细则和具体应该收集保管人档的类型，并将档案材料交接规则进行明确，确保工作人员日常工作可有章可循，有据可依，从而由根本保证档案管理工作的准确性和有效性。（李小红.信息时代下企业电子档案管理探讨[J].现代商贸工业，2013，25（17）：168-169.）

3.积极应用电子信息技术

近些年来，我国科学技术越来越发达，将其应用在办公领域可大幅度降低工作强度和难度，使得工作效率和工作质量得到有效提升。对于企业档案管理而言，可将扫描仪、数据库等先进的科学技术进行应用，将所有需要存档的文件或者资料进行扫描之后分类保存，即保证了资料的真实性，又提升了存档的稳定性，不用再擔心原始资料存放不当为企业造成损失的情况。而数据库的应用为工作人员提供了极大的便利，设置相关人员的查询权限即可，每个人均可依据自身权限在数据库内查询所需的资料，省去了资料交接的环节，节省了工作时间，提升了工作效率。（吴玮.企业电子档案管理存在的问题及其对策[J].档案，2012（06）：57-58.）

4.提升工作人员档案保护意识

电子档案管理模式相比传统档案管理模式而言，便利性、准确性得到大幅度提升，不仅节省了前期工作人员档案整理和存档的时间及工作量，而且为后续相关资料的查找提供了便利，但是，电子档案管理存在一大弊端就是数据丢失，此种丢失分为有意盗取和无意丢失两种情况。（戴玲，彭延国，彭长根.大数据环境下的电子档案信息安全问题及对策[J].兰台世界，2016（29）：25-26.）有意盗取指的是不法分子利用信息技术，对公司的机密文件进行盗取用于非法获利或其它交易，所以企业在采用电子档案管理模式时需要加强电子防护，设置多层防火墙并定期维护，降低信息被盗取的可能性。无意丢失指的是因相关工作人员的失误，造成档案资料被误删的情况，如信息彻底丢失可能会给公司造成无法估计的损失，因此，相关工作人员在进行资料存档时要提前进行备份，并存储在不同地方，一旦存在误删的情况可在其它路径获取资料并再次存档。

综上所述，近年来我国科学技术和社会水平不断提升，各行各业也因此得到快速发展，信息技术更是深入至企业办公，大幅度提升了工作人员的工作效率。但是，目前阶段此种电子化办公模式在企业档案管理方面仍旧涉及较少，随着传统档案管理弊端的越发凸显，电子企业档案管理模式是企业档案管理的必然趋势。因此，本文基于电子技术和信息化背景，首先对当前阶段企业档案管理存在的问题进行分析，然后结合问题提出针对性的创新优化及具体应用措施，旨在切实提升企业档案管理的效率和质量，以更加适应企业的发展。