做好电力档案管理工作的几点思考

孙景

摘 要：电力企业发展过程的各种真实历史记录与原始凭证资料都记载在电力文书档案中，如何对电力档案进行有效、规范管理是电力企业亟待解决的一大焦点问题。从电力档案的管理现状来看，许多电力企业档案管理实际工作中都出现了较多问题，本文首先论述电力档案管理中出现的主要问题，在此前提下，总结相关的改进对策。

关键词：电子档案；管理工作；改进对策

近些年来，国内电力企业的档案管理工作发生了很大变化，由于档案信息及数据资料越来越复杂，覆盖范围越来越广泛，使档案管理工作的开展难度与日俱增，如何高效管理各类电力档案资料，为企业提供全面、优良的档案资源服务，成为了当前电力企业共同探讨的热点问题。

本文在阐述电力档案管理出现的突出问题的前提下，总结提出了相应的改进对策。

阐述电力档案管理中出现的突出问题

对档案管理的重视程度不够高

许多电力企业的档案管理部门没有高度重视自身职责，部分员工以及管理领导都未意识到档案管理工作对于企业的关键作用。

管理层缺乏档案法制意识，错误地认为档案管理就是简单地搜集、保存文书资料，忽视了档案管理的发展建设工作。

另外，一些电力企业缩减档案管理方面的资金投入，致使企业没有建立起科学、有效的管理机制，管理设备和保管条件也比较落后[1]。

管理人员的职业素质普遍偏低

由于企业没有足够重视档案管理建设，导致负责档案管理工作的大部分人员都缺乏良好的岗位素质与职业技能，并且许多档案管理人员并非专业人员，没有掌握规范正确的档案管理知识，致使电力企业档案管理长期处于一个组织松散、被动服务的工作状态，情节严重时还可能丢失重要的档案信息资源，对电力企业长期稳定发展形成很大的不利影响。

还有，部分管理人员难以熟练掌握现代化信息管理的有关技术及档案保存技术，致使档案管理效率显著降低。

档案管理方法及手段较为落伍

电力档案管理出现的一个普遍问题是管理手段及方法较为落后，例如，计算机的配置落后，硬、软件设施的更新频率较低，沿用手工抄写的传统管理方式等。另外，由于受到多方面的条件限制，档案管理部门未能和其他部门建立良好的工作沟通关系，致使档案管理工作难以顺利有序开展。

档案管理与电力技术发展存在脱节现象

近几年来，电力行业改革越来越深入，传统档案管理模式受到极大冲击，大部分企业意识到档案工作难以满足电力技术发展的服务需求，于是开始建立计算机网络管理系统，但电力企业构建管理系统时并未充分考虑档案管理系统融合的相关问题，致使档案资源没有得到合理的开发利用，让企业档案的信息化建设受到限制[2]。

总结优化电力企业档案管理工作的相关对策

增强对电力档案管理工作的重视程度

电力企业领导层应高度重视档案资料管理的相关工作，并要求档案管理部门员工增强责任意识、岗位意识及法律意识，明确档案管理在企业内部管理中的重要地位，真正将电力档案的各项管理措施落到实处。在实际档案管理工作当中，基层管理人员需明确自己的岗位职责，重视各个环节的管理工作，与其他部门的管理人员构建良好沟通关系，认真做好电力文书资料的收集、保存及利用服务工作，注重提升电力基建档案的管理效率。

提升电力档案管理人员整体工作素质

首先，电力企业应对现有的档案管理任职人员开展技能考核及评鉴，结合考核结果裁减一部分岗位能力较差的管理人员；之后，企业应以具备竞争性的薪酬福利来公开招聘专业的电力档案管理人才，进而补充档案管理人才库的空缺，并提升档案管理队伍的综合素质水平。再次，企业要定期组织档案管理部门的全体人员参加技能培训活动。实际培训中，应针对各个管理岗位的不同技能需求和人员能力情况开展针对性培训教学，比如说，一些管理人员已经熟练掌握了檔案管理技术，但是对计算机软件操作并不熟悉，针对这些人员应该重点教授计算机的操作知识；而对于部分精通计算机网络操作知识，但欠缺专业档案管理技能的人员，需要增强其专业管理能力。经培训后，管理人员还需接受集中考核，以确保电力培训达到预期效果，特别要注意做好新入职人员的培训、考核工作，确定考核结果合格后才可准许上岗[3]。

在电力档案管理中落实分解管控措施

档案管理具备持续性、长期性及整体性等特点，为了更好地完成各个环节的信息管理工作，可将其进行细化分解；从分解结构来看，电力档案材料、信息管理基本分解为：数据收集、资料存储、分类管理、编码记录和资源利用等环节，这些环节流程之间环环紧扣、缺一不可。要落实电力档案管理中的分解管控措施，需从下面几点着手：一是对本企业（单位）的各类档案材料进行完整收集，并予以分类处理，按照档案类型差异，分门别类地存放各种材料，以增强档案查找、传输使用的正确率；二是强化档案保存、信息查阅等各环节的监督管理，以防档案材料出现丢失现象；三是对于不同分类的电力档案材料，要设置相应保密等级，保障重要信息不会被泄露；四是明确各个管理人员的分工和职责，让他们各尽其职，仔细做好材料分类、编目索引、立卷归档等具体工作[4]。

运用计算机技术提升电力档案管理质量

电力企业引用计算机网络技术管理各类档案，能够将档案资料及信息数据制作成相应的电子文档，并利用计算机软件将其正确传输给相关部门，使档案管理工作的开展更加便利。此外，电力档案管理人员使用计算机软件技术可将图片资料、视频文件、文字资料等充分融合于一体，让档案信息更加生动、直观和完整。但在运用计算机管理电力档案时，应要求使用一种统一的文档格式，以方便各部门传输和利用档案资源，并体现出档案管理的有序性与高效性。除此以外，计算机技术还能提高档案保管的安全性，将档案资料制成电子文档之后，可以对其进行备份，即便部分文档和信息因意外因素丢失，也可以从备份文档中成功找回[5]。

积极创新电力档案管理的思路与方法

新的发展形势下，电力企业应按照自身发展需求和市场情况，对原有的档案管理思路及方式进行改革创新，对于一些较为繁复的管理工作程序，可以适当予以简化，力求高效率、高质量完成档案材料的具体管理工作。在组卷档案和归档的操作中，相关人员可以在不影响管理质量的基础之上，采用一些合理方法取消部分复杂的工作程序。还有，实际管理中，档案人员应善于归纳工作经验，结合当下档案管理中出现的不同问题，思考相应的解决改进方法，把自身所学知识合理地用于实践工作中，以提升档案材料管理的创造性和科学性，促使电力档案资源真正为企业发展所用[6]。

结语

电力档案资源管理属于电力企业内部管理工作中的重要构成部分，其牵涉到企业供电服务能否顺利开展，尤其在存储供电信息、记录供电设备数据等相关方面均体现出重要作用。因此，电力行业档案管理人员要增强对档案管理的重视程度，秉着“发现问题、研究问题、处理问题”的态度，有效提升自身工作素质，落实分解管控措施，积极创新档案管理思路及方法，使档案管理的工作价值与效用得到全面发挥，促进电力企业赢取更多社会和经济效益。

（作者单位：景东供电有限公司）

【参考文献】

[1]陶建华.探析电力企业档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（13）.

[2]周童影.电力工程档案资料管理中的问题和措施探讨[J].现代国企研究，2017（18）.

[3]许丹峰.关于如何做好供电企业档案管理工作的思考[J].现代国企研究，2017（10）.

[4]陈运鹏，罗艳，金巧芳.做好电力企业档案保密工作的有效措施[J].办公室业务，2017（21）.

[5]金梅花，蔡雨，陈贺，等.“互联网+”形势下的电力档案管理模式研究与探索[J].科技创业月刊，2017，30（14）.

[6]韩燕.关于电力企业档案信息现代化管理及对策的探析[J].办公室业务，2016（24）.