基于ERP环境的预算管理系统构建及应用（下）——以A集团公司为例

金蝶软件（中国）有限公司 龙明香 中山大学管理学院 刘运国

基于ERP环境的预算管理系统构建及应用（下）
——以A集团公司为例

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（2）通过X预算管理系统与ERP业务系统的集成，实现实时适时预算控制。预算编制本身不是目的，执行与控制才是目的，而且应该是一种适时执行与控制。因而，选择恰当的预算控制环节（控制点）很重要。选择的控制环节恰当与否，区别在于控制的点不一样，还有控制的根据与控制的方法不一样。

X预算管理系统通过与采购、销售、人力资源、资金、存货、应收、应付、固定资产、总账等ERP子系统的有效衔接，实现了事前、事中和事后的全面控制。

A集团公司在X预算管理系统中，结合实际业务需求，可对需进行预算控制的预算项目预先设置好控制流程与策略（控制方式），预算项目的控制流程与策略一旦设置完成并启用后，无权限者不可进行更改，相关的预算执行主体只能按指定的控制流程进行执行，从而有效防止了预算松弛在执行阶段的发生。当预算执行人员和业务人员在系统中录入业务单据（如预算申请单、凭证、采购申请单、应付款申请单）时，系统自动检测预算额度，按照设置的预算控制策略处理业务，进行实时、适时的控制。A集团公司还通过X预算管理系统提供的预警平台功能，对预算的关键指标设定预警条件。当预警条件满足时，系统会自动根据相关预算项目的控制策略进行预警。

为了避免业务活动完成后才发现有超预算的情况发生，A集团公司在预算执行流程中建立了三类控制流程：业务流控制流程、资金流控制流程和重大事项控制流程。A集团公司的采购付款预算执行流程如图5所示。

图5 A集团公司采购付款预算执行流程示意图

A集团公司借助X预算管理系统提供的预算控制功能，采用定额控制、累计控制、总量控制、弹性控制等多种方式对不同的预算项目按月度或季度进行控制。按照审批的预算方案，对各业务系统的实际业务按工作流程方式进行相应的监控。同时依据工作流配置情况，对超出预算部分选择：取消、特批、追加预算等方式继续处理相应经济业务。

由此可见，A集团公司借助与ERP集成应用的X预算管理系统提供的预算控制策略、业务执行自动对比预算控制功能、关键指标预警控制功能，实现“人控”向“机控”的转变，实现实时、适时的预算控制，从而有效防止“道德风险”类预算松弛在预算执行过程中的发生，提高预算管理应用效果。

（3）规范预算调整流程。下达执行的预算，原则上不予调整；特殊情况需经预算管理委员会审查，并按预算项目对应的预算调整审批流程批准、下达。

X预算管理系统提供预算表调整和预算调整单两种方式（流程如图6所示）实现预算调整与追加需求。采用预算表调整方式进行调整时，系统以修改状态打开预算表，在预算表上对预算数据进行直接修改。对于少量预算项目的调整，可以通过预算调整单方式进行预算调整。A集团公司通过预算表调整方式实现在预算审批定案后由外部原因变动引起的大规模预算调整，通过预算调整单方式实现在运营过程中的单项预算调整。

图6 预算调整流程图

X预算管理系统提供多级、跨单位审批功能，并通过预警与协作平台进行推式提醒和自动链接。让A集团公司的管理者非常方便地查看预算调整的申请并签署审批意见，实现预算调整审批流程的规范性。

预算调整表完成审批后，系统自动产生新版本的预算表，实现预算数据调整后的自动更新，并可以通过“历史版本”的功能对预算表的新旧版本进行查看与对比分析。

A集团公司借助X预算管理系统的多级、跨组织审批功能、预警与协作平台功能、预算调整自动更新预算表功能、预算调整前后预算表版本对比功能实现规范性的预算调整流程，有效防止调整阶段信息不对称导致预算松弛（如借调整而虚报预算），从而提高预算管理应用效果。

（4）绩效管理与预算考核的对接，实现预算与人力资源的综合管理。奖惩是预算执行者执行预算的动力，所以为了实现企业整体战略与预算目标，使预算能得到有效执行，预算的实施必须使执行效果与预算责任人的奖惩挂钩，建立奖惩制度。

A集团公司建立了绩效考核体系，并将其嵌入到X预算管理系统与人力资源管理系统中。根据分解的预算考核指标，结合人力资源系统的绩效考评、薪酬发放，与部门、个人收入建立联系，使集团预算的执行落到实处。期末，依据预算完成和审计情况（如各连锁门店的营业额指标完成情况），对各部门、个人进行考核、评价，实施奖惩措施，提高了员工的积极性与主动性，有效地解决了预算考核与激励不相容的问题，从而降低预算松弛的发生概率，提高预算管理应用效果。

（5）灵活、及时与全面的预算分析。预算分析是预算管理中的重要环节，实现预算数据与实际数据的对比分析，包括差异的绝对值分析、趋势分析、结构分析、回归分析、敏感性分析等。通过预算分析找出差异的规律所在，作为管理改善的依据，以便于更好地完成预算目标。

X预算管理系统除提供标准的预算表查询、预算差异分析、预算表列分析和预算项目执行跟踪等多种分析功能外，还支持自定义的基于维度的自由分析，在分析界面展现上，支持分析维度的自由组合和旋转，支持图表结合的分析模式，实现对业务数据的自由组织和分析，便于更好地发现业务实质。

在业务运营过程中，ERP的实际业务数据一经录入审批完成，立即会显示在X预算管理系统提供的“预算执行差异报告”中。A集团公司可根据报告进行及时检查、跟踪，并通过“穿透分析”功能进行层层联查，快速找到产生差异的最明细、最原始的数据，再通过邮件或手机短信功能即时通知到相关部门与责任人，及时召开会议或是采取其他行动以进行调整或是纠偏。

由此可见，借助与ERP集成应用的X预算管理系统，A集团公司能够及时了解到各连锁门店的预算执行情况，实现实时在线监督，对预算执行情况进行深入分析，进行及时信息反馈与跟踪并采取纠偏措施，从而有效地防止预算松弛问题，提高预算管理应用效果。

（三）应用效果分析 自2007年底，A集团公司通过与ERP集成应用的X预算管理系统推行预算管理，对主营业务收入、成本费用进行预算指标控制后，财务状况与经营成果明显提高。财务指标分析能够令人信服地反映企业的财务状况与经营成果。对餐饮企业进行财务指标分析，就是以餐饮企业的财务核算资料为主要依据，运用特定的分析方法，对企业的财务状况和经营成果进行的一种定性和定量分析。本文对主要预算管理内容——营业收入、营业成本、营业费用等采用财务指标分析方法来分析A集团公司预算管理应用的效果。

（1）营业收入分析。营业收入即餐饮企业经营过程中向消费者提供劳务或销售商品而取得的收入，是进行财务分析的一项基本指标。其大小决定了餐饮企业盈利的大小，也反映出餐饮企业的经营规模和水平。A集团公司2009年与2008年的营业收入对比分析表如表2所示。通过表2可以看出，营业收入主要由自助收入、自酿收入、酒水收入、香烟收入、包装饮料收入、小食品收入等组成，自助收入、自酿收入是主要营业收入来源，所占比重超过99%。2009年主营业务收入合计比2008年有明显提高，增长比例达17%之多，且主要由自助收入、自酿收入、包装饮料收入及小食品收入的增长构成，其中小食品收入的增长最强势，超过200%，这应该与连锁门店的积极营销策略有关。虽然营业收入分析表的结果不能直接表明是预算管理应用的效果，但是可以从某种程度上反映：A集团公司通过X预算管理系统平台实现了对下属连锁门店的营业收入预算数据的真实诱导，实现了集团总部对营业收入预算指标的合理分配与下达，从而调动了各连锁门店的经营主动性与积极性，实现了小食品收入等营业收入的高增长。

（2）营业成本分析。营业成本即餐饮企业经营过程中向消费者提供劳务或销售商品等而发生的成本。营业成本是企业的一项重要经济指标，营业收入的多少与营业成本的高低直接决定企业的经济效益水平。根据企业会计准则，餐饮产品所耗用的原材料归集为营业成本，燃料、水电、工资、维修等费用归集为营业费用。据统计，在我国，餐饮行业营业成本占营业收入的45%左右。A集团公司2009年与2008年的营业成本对比分析表如表3所示。通过表3可以看出，营业成本由自助成本、自酿成本、糖浆成本、咖啡成本、其他免费软饮成本、包装酒水成本、香烟成本、小食品成本、其他成本构成，与以上的营业收入形成配比（其中糖浆成本、咖啡成本、其他免费软饮成本都对应营业收入中的包装饮料收入），2008年到2009年总营业成本占营业收入的比例下降了超过4个百分点，主要由自助成本、自酿成本占营业收入的比例下降构成。这说明A集团公司保持营业收入增长的同时，成本得到了有效地控制与节约，这是预算管理应用效果提高的最好证明。

表2 A集团公司营业收入分析表

表3 A集团公司营业成本分析表

（3）营业费用分析。营业费用是指生产经营过程中的各项开支，包括水电费、燃料费、职工薪酬、营销费、维修费、租赁费等。餐饮企业的营业费用占营业收入的比重较大，因而需要对营业费用进行及时有效地监控，以提高企业经济效益。A集团公司2008年与2009年的营业费用占营业收入的比例对比表如表4所示。从表4可以看出，总营业费用占营业收入的比例是上升趋势，这主要由于营业房租上升趋势太快所致，这可能与近年来我国房地产市场火爆导致房租上涨有密切关系，另外水电费的上涨也可能是国家水费、电费的调价所致，但A集团公司本身可进行控制的一些费用项目如燃料、物料消耗、低值消耗、职工薪酬等都是下降趋势，因此，也可以认为预算管理的费用控制效果有很好的发挥。

综上所述，A集团公司通过此次预算管理的应用，借助与ERP集成应用的X预算管理系统信息化管理平台，利用信息共享性和管理系统控制流程，防止了逆向选择与道德风险类的预算松弛问题的发生，使得预算管理实务操作更科学、更规范，最终实现了营业成本、营业费用的有效监控，营业收入也有了明显的提高，经营指标、财务状况不断好转，市场竞争力显著提高。

四、经验及启示

（一）实现企业战略与员工日常工作密切联系 A集团公司借助X预算管理系统可以很好地将企业战略与具体预算指标关联，实现企业战略与员工日常工作密切联系。在以企业战略为指导的方针下，在相互信任的基础上，由高级管理人员提出挑战、提供支持与指导，营造出充满公开性和挑战性的运营环境，调动员工的积极性，加强了信息的双向沟通，提高了信息反馈效率和组织的学习能力，最大限度地消除了信息不对称，防止预算松弛问题的发生。

表4 A集团公司营业费用分析表

（二）降低上下级之间的信息不对称程度 A集团公司借助X预算管理系统提供的上报与下发功能、按组织进行组合汇总功能、预设的钩稽关系自动检查纠错功能、多级审批功能很好地实现了集团总部与各连锁门店的“从下至上、再从上至下”上下结合的预算编制与沟通过程；通过X预算管理系统与ERP的集成应用，实现信息共享，为预算编制提供基准数据来源，为预算审批提供审核依据，从而降低上下级之间的信息不对称程度，减少下级向上级“讨价还价”的筹码，有效防止逆向选择类预算松弛问题在预算编制阶段的发生。

（三）确保预算数据的合理准确 多种快速可行的预算编制方法使得A集团公司的预算编制快捷且准确，大大降低了相关人员的工作强度，提高了工作效率，确保了预算数据的合理准确性，在一定程度上很好地防止了预算松弛问题的发生概率。如，新开店的固定类费用主要采用零基预算方法；以“接待客人量”作为弹性预算方法的变量对相关预算项目进行弹性预算的编制与执行；预算方案采用按季度进行滚动预算方式实现，帮助A集团公司参照前期实际业务执行情况高效准确地调整后期预算数据。

（四）提高预算管理应用效果 A集团公司借助X预算管理系统的多级跨组织审批功能、预警与协作平台功能、预算调整审批后自动更新预算表功能、预算调整前后预算表新旧版本对比功能实现规范性的预算调整流程，有效防止预算调整阶段信息不对称导致的预算松弛，从而提高预算管理应用效果。

（五）预算管理坚持公平和透明的原则 保持前后一致的严格预算控制，可以抑制预算松弛的倾向，避免预算管理中的负面行为。A集团公司借助与ERP集成应用的X预算管理系统提供的预算控制策略、业务执行自动对比预算控制功能、关键指标预警控制功能，实现“人控”向“机控”的转变，实现实时、适时的预算控制，避免了人为干预，抑制预算松弛的倾向，避免预算管理中的负面行为，保持业务的运营处于集团管理层的预想范围之内，管理制度得到贯彻执行，降低企业经营风险。

（六）防止因激励不相容产生预算松弛 A集团公司通过X预算管理系统与人力资源系统的集成应用，将考核结果直接与人力资源系统的绩效考核、薪酬计算对接，实现预算指标考核与部门、个人薪酬奖惩挂钩，调动员工积极性与主动性，从而有效防止因激励不相容产生预算松弛，推进预算管理工作的良性循环。

（七）预算分析及时灵活、穿透力强 A集团公司可通过X预算管理系统的“穿透分析”功能进行层层联查，能快速找到最明细、最原始的ERP业务数据及X预算管理系统中的预算数据，通过预算数据与实际数据的执行差异对比分析，及时发现问题与错漏，及时采取纠偏措施，从而有效防止预算松弛问题，提高预算管理效率。

通过预算管理系统与ERP的集成应用，实现信息共享，降低上下级之间的信息不对称，减少下级持有的“讨价还价”的筹码，从而降低预算编制阶段逆向选择类预算松弛问题的发生；实现预算管理与实际业务运营相结合，使控制流程固定不可人为干预，从而防止了在预算执行阶段道德风险类预算松弛问题的发生；实现预算考核结果与人力资源的奖惩挂扣，调动员工积极性与主动性，从而有效防止因激励不相容而产生的预算松弛，推进预算管理工作的良性循环。因此，通过预算管理系统与ERP的集成应用，可有效降低信息不对称与激励不相容的程度，有效降低预算松弛的发生概率，达到充分发挥预算管理应用效果的目的，其不失为一种有效推行预算管理的途径之一。

［1］郑石桥、王建军：《信息不对称和报酬方案对预算松弛的影响研究》，《会计研究》2008年第5期。

［2］张朝宓、卓毅、董伟、葛燕：《预算松弛行为的实验研究》，《管理科学学报》2004年第6期。

［3］林峰国：《公司治理中的预算管理：一种契约观》，《财会通讯》2004年第7期。

［4］刘运国、李开颜：《预算管理在企业中的应用研究——来自某外商独资企业的实践》，《财会通讯》（综合版）2006年第2期。

［5］田芬：《关于ERP环境下预算管理系统的思考》，《中国企业管理信息化》2007年第4期。

［6］高严、彭韶兵：《预算松弛——基于信息不对称理论的考察》，《北京工商大学学报》(社会科学版)2009年第5期。

［7］吴文婕、陈菊花：《我国预算管理理论和实践综述》，《价值工程》2007年第10期。

［8］汤谷良：《全面预算——一种新的“游戏规则”》，《Corporate Finance》。

［9］于增彪：《预算有用而又令人头痛的现代企业管理方法》，《Corporate Finance》。

（编辑 熊年春）

［本文系国家自然科学基金重点项目《中国企业管理会计理论与方法研究》（项目批准号：71032006）、国家社科基金项目《节约型经济增长模式下企业成本管理理论与方法研究》（项目批准号：07BJY022）、2008年度教育部直属高校聘请外籍教师重点项目《节约型经济增长模式下成本管理理论与方法国际合作研究-基于广东企业的经验》（项目号：外［2007］50）阶段性研究成果］