科研单位试剂耗材采购风险的内控管理

时间：2024-05-04

李国荣，王斌华

（中国水稻研究所，浙江杭州 311400）

科研单位试剂耗材采购风险的内控管理

李国荣，王斌华

（中国水稻研究所，浙江杭州 311400）

随着国家创新驱动发展战略的实施，财政科技投入逐渐加大，伴随着科研单位科研经费总量的快速增长，其试剂耗材采购规模与金额也同步大幅增长，试剂耗材采购管理中的内控风险日益凸显。为加强管理，本文对科研单位试剂耗材采购管理现状与存在问题，以及采购管理的难点进行了分析论述。并从优化试剂耗材采购流程与采购制度、实施集中采购与线上平台采购、规范领用登记与出入库管理，以及加强采购培训与廉政建设等方面，提出了强化科研单位试剂耗材采购风险控制的意见建议。

试剂耗材；采购风险；内控管理

一、科研单位试剂耗材管理的现状与问题

1、科研团队各自分散采购的现象较为普遍

长期以来，由于科研单位形成了以科研团队（课题组）为基本模式的科研组织结构，在组织形式与团队运行上表现为研究方向、科研任务、人员配置以及经费使用在单位内部都具有较强的独立性。加之科研试剂耗材又存在实验需求多样性、时效性强、储存保管条件要求高等特点。目前，科研单位单位层面对材料采购的监管仍然相对薄弱，对试剂耗材尚未有效实现统一采购与管理，规范管理的举措不多，往往在单位内部还表现为试剂耗材采购职责不清，采购各环节没有明确的部门和人员负责，普遍由各个团队各自分散采购，甚至团队内部也没有设立专人负责采购管理，任由科研人员根据需要“随用随买、谁用谁买”，没有严格规范的采购流程与采购方式的审核审批制度，致使试剂耗材采购中的舞弊风险陡然增加。

2、试剂耗材出入库管理制度相对薄弱

由于科研活动与研究实验的特殊性，以及试剂耗材用途具有较强的专业性特点，因此，其出入库管理存在不同于企业生产资料的客观困难与不同要求。从笔者调研情况看，目前国内很多科研机构尚未真正建立起规范的实验室试剂耗材领用登记和出入库管理制度，各科研团队（课题组）内部对试剂耗材的出入库管理与领用登记制度执行的宽严尺度、规范完善程度不一，普遍存在“管、采、验、用”职责不清，即试剂耗材采购、验收、保管、使用环节之间没有清晰的职责边界，库存台账与领用登记流程不规范，“按需购买、随买随用、多人混用”等现象突出，试剂耗材管理使用效率较低，而且存在一定的采购舞弊风险。

二、科研单位试剂耗材采购管理的难点分析

1、试剂耗材品类需求多样化

由于科研单位内部往往具有多个科研团队，团队之间研究方向甚至学科领域大多不同。因此，即使在同一单位，团队之间实验所需要的试剂耗材品类需求也呈多性化现象。往往具有批次多，数量大，品种繁，价格高，包装规格不一、质量级别繁杂且无统一的分类方法等特点。根据试剂耗材分类组成不同，有无机试剂、有机试剂、生化试剂、同位素标记试剂等；根据纯度不同，有高纯度试剂、优级纯试剂、分析纯试剂、化学纯试剂等；有些试剂耗材还属于管控物资，在采购时需要事先办理相应的许可证，例如易制毒化学品需要到公安部门办理许可证，还有一些化学试剂需要到药监和环保部门办理许可证后才能购买，相当一部分化学试剂为有毒、有害或易燃易爆品的采购、运输、储存和管理等环节都有很高的要求。

2、试剂耗材采购时效性要求高

由于科研活动规律及其实验过程与结果的不确定性，加之长期以来部分科研人员按计划采购的意识不强，大多时候都是实验急需的时候，临时采购，要求试剂耗材采购供货期必须尽可能短，以确保试剂耗材供应不间断，保障科研活动的正常进行，采购具有极强的时效性。另外，由于部分试剂耗材有比较严格的储存条件，为防止试剂堆积浪费和领用不足，有些试剂耗材不能过早或提前采购，避免保管不善过期变质造成浪费。

3、试剂耗材价格市场透明度不高

试剂耗材具有采购渠道多样化，同种试剂耗材存在网上、线下等不同的采购渠道。市场调研资料表明，尤其是生化试剂专业性强、种类多、型号繁杂、更新快，甚至水货假货充斥市场，科研人员难于鉴别和筛选。而且，供应商鱼目混珠，采购单位对供应商缺乏了解比价的途径与平台，市场竞争不充分，价格透明度不高，难以有效实现试剂耗材采购的“高信价比”目标。

三、加强科研单位试剂耗材内控管理的建议

1、严格规范试剂耗材采购管理内控流程

首先要加强试剂耗材采购预算与审批管理。科研单位各内部团队应当加强年度采购预算与采购计划；未经批准，不得无预算、无计划采购。要按照政府采购管理有关规定，建立健全试剂采购方式的审核审批制度，根据采购内容、数量金额等因素合理确定相应的采购方式；线上平台采购与公开招标等集中采购形式应当作为试剂耗材采购的主要方式。不得将采购内容化整为零，规避政府采购。

其次要强化科研单位试剂耗材采购内控流程。一是要坚持不相容岗位(职责)相互分离。结合科研单位实际情况，按照权责对等的原则，组建试剂耗材采购领导小组，对试剂耗材采购实行统一管理，对试剂耗材的授权审批和采购岗位实行相互分离，对试剂耗材的采购和验收、保管岗位实行相互分离，确保采购环节中不相容岗位（职责）真正实现相互分离、相互制约和相互监督。二是建立内部合理授权制度。明确试剂耗材采购环节在审批、实施、验收、保管、领用等岗位的权限范围、工作流程、责任监督等内容，各个管理岗位必须在授权范围内行使职权和承担责任。建立重大事项集体决策和会签制度。相关工作人员应当在授权范围内行使职权、办理业务。三是建立信息公开制度。定期将试剂耗材采购的品种、数量、结构等信息在单位内部进行公示公告，接受职工群众监督。

2、推进实施试剂耗材集中采购或线上采购

单位单批次采购试剂耗材达到规定金额，或者同批次同品类采购金额达到规定金额时，科研单位应严格按照政府采购管理办法的规定方式和程序，实行公开统一采购。加快建立健全科研试剂耗材信息化采购平台，或者充分借助运行市场已经比较成熟的网上在线采购公共平台。对一些特殊需求的试剂耗材确需线下分散采购的，科研单位内部应当建立审核审批制度。

试剂耗材信息化采购平台是以采购流程为基础，运用计算机技术、网线技术和数据库技术，控制和集成采购活动中的所有信息，实现科研单位采购管理信息的有效利用。具有程序规范、过程透明、统一结算、货源可靠、价格公道、经费可控、提高效率等特点。统一实行试剂耗材在线采购，能突破时间、空间的局限，减少交易流程和成本，提高交易效率，形成优质供应商及商品资源的整合净化，可以实现商家、商品、流程、权责等全部信息对称，实现采购过程的公开、透明、便捷以及市场充分竞争。

科研单位课题组通过注册设立主账号，根据课题情况和实际需要设立若干子账户。通过第三方电子商务平台的商品搜索进行试剂耗材的价格对比，筛选商品，进行下单采购。当采购平台没有所需商品时，可通过采购平台发布求购信息。试剂耗材信息化采购平台的建设和使用，有助于科研人员在试剂耗材采购中正确决策、节约开支、降低采购成本，同时从根本上减少腐败发生的概率。具体流程大致为：（1）科研单位每年度遴选合格供货商制定试剂耗材供货商目录。（2）由单位试剂耗材采购联络员根据实际需求，本着公开透明、公平竞争、计划采购、按需适量、厉行节约的原则，选择试剂耗材及供货商并上报试剂耗材审核人。（3）审核人负责采购线上审批及控制单批采购额度。（4）通过审批后采购联络员与供货商签订采购合同并下单。

3、加强试剂耗材领用登记与出入库制度

由于科学实验的特殊需求，试剂耗材的出入库管理区别于一般企业的生产材料和产品。科研单位应当建立健全符合科研活动规律的试剂耗材领用登记与出入库管理制度。采购工作完成后，科研单位应当设部门或专人负责采购物资的验收与入库工作，各科研团队和实验室要建立试剂耗材领用登记出入库及台账管理制度，每次采购和领用使用都应填写试剂耗材采购及出入库管理登记表，采取试剂耗材采购使用详细登记记录、实物保管、定期盘点、帐实核对等措施，确保试剂耗材管理规范安全。管理台账要定期装订成册，妥善保存，统一存档。试剂耗材中涉及危化品范围的，还应严格按照国家有关规定实施采购与管理。

4、加强采购人员培训与廉政教育

目前，很多科研单位管理人员数量少、专业不对口，人员流动大，造成采购管理人员对试剂耗材业务流程、制度不熟悉和业务能力弱。因此，应该切实加强对采购管理人员的业务培训。试剂耗材采购管理人员培训应具有长期性，不仅对新上岗人员进行业务培训，而且对于已经在岗人员也应定期进行培训、评价和交流。科研单位根据实际情况实行试剂耗材采购管理人员的轮岗制度并明确轮岗周期。

同时，采购工作经常和钱财物打交道，要加强相关人员廉政风险教育，强化监督检查与内控管理制度。对于通过信息化平台采购试剂耗材的科研单位，应设立监管帐号，财务、审计、纪检等相关部门人员可以通过监管帐号随时查看课题采购商品价格等情况，防止舞弊行为，确保采购工作规范与高效。