对创新住房公积金内部会计控制模式的思考

○李蕊

（山西省晋城市阳城县住房资金管理中心 山西 晋城 048100）

一、引言

住房公积金来源于单位和在职职工缴纳的住房储金，住房公积金制度是国家法定的住房社会保障制度。近年来，随着经济的快速发展和居民收入水平的提高，住房公积金规模不断扩大，其安全性越来越得到重视，进一步加强住房公积金内部控制管理，确保住房公积金的保值、增值也显得更为重要。住房公积金内部控制制度的建立是为了规范公积金的内部管理，保证资金安全、科学、合理的内部控制有利于提高住房公积金的使用效率并且防范风险的发生。

二、创新内部会计控制工作的开展思路

1、创新工作内容

一是管理方面：政策目标已适当转化为运营目标；公积金管理部门责任与政府政策目标及管理哲学相一致；法律规定已适当地规范公积金管理部门的权力；公积金管理相关部门之间已达成政策实施、日常运营及财务工作的执行方法；公、私活动分开；跨部门间的协调沟通。二是控制方面：适当量化运营目的；明确公积金管理部门内部负责监督任务者的责任。三是监督方面：监督的正式规范；公积金主管部门、各执行部门的监督、公积金不同层次管理部门的分工；制定有关监督、管理、控制及执行协调的规范；监督者的任务、责任及权力与部门的一致性检查；与其他各种监督部门讨论监督结果；汇总整理监督工作所获得的信息。四是问责方面：明确规定公积金管理部门每年应向上级管理者提出的报告；明确规定年度报告应包含的要素；取得年度报告（例如查核报告）的必要确认性；有权利取得公积金管理活动的报告，并执行查核；提出公积金管理活动报告的责任及权力分配。

2、创新内控意见表达路径

内控人员应针对改善公积金管理的补救行动提出建议意见，并且关注管理层执行补救措施的意愿及承诺。内控意见的品质及可靠性程度，取决于内控意见的透明度及建设性建议、内控主管签署内控报告时的客观性、独立性与组织情况。基于信息关键性考虑，内控意见与建议应与风险辨识有关，所建议的改善措施应是建设性的、可靠的及明确的。内控人员可通过下列方式对公积金管理提出建议及表达意见：复核管理层如何发展及维持适当且能有效管理风险的公积金管理制度；评估风险管理过程与控制活动的效率及效果；复核与组织公正、道德价值观、管理层经营哲学与管理风格、组织架构、人力资源政策与程序、会计人员的专业能力与操守、权利与责任的分派等有关组织层级的各种活动；必要时，可以质疑管理层有关公积金管理决策的适当性；与审计委员会、管理层共同努力，促进公积金管理结构的改善。

3、建立健全风险管理系统

风险的识别和评估是风险控制的基础，工作重点是对重点部位和关键环节进行风险排查，围绕风险排查结果，清理并整合制度，如岗位管理的基本制度、规范工作运行的评价制度、监督制度执行的违规处罚性制度等，明确各部门在风险管理中的责任。风险的识别和评估需要依托信息管理系统，将管理意图和控制措施嵌入信息系统。例如，当流动资金低于或高于某个标准等情况发生时，信息管理系统应能够自动发出预警。住房公积金管理信息系统的开发，应考虑与相关职能部门联网，以实现数据的共享与相互自动核对。例如，与工商行政管理局联网，核对住房公积金应缴单位的数目；与社会保障局联网，核对住房公积金应缴人数；与房产管理局联网，核对提取业务、贷款业务等房产交易的真实性；与中国人民银行征信系统联网，核对提取业务贷款业务的审批的依据（个人过往贷款及信用情况）；与公安局联网，核对个人身份资料的真伪等。此举可以低成本地规避骗提、骗贷及不良贷款等风险。

三、实施基于信息系统的公积金管理内部会计控制

1、输入控制

住房公积金会计信息采用整批方式录入时，资料的录入需要经两人共同办理，一人负责录入，一人负责验证（即重登一次，遇到与前一人录入不符合的情况，可立即发现并更正）。若是采用连网即时作业方式录入，由终端机输入的资料，应在终端机上作初步检误（例如，查对资料的范围、字型等），凡不符合输入条件的资料，即由终端机在屏幕上显示信号或发出响声，以表示错误，需经更正无误后，才能输入住房公积金会计资料主档案内。随后仍应以计算机应用作业程序进行充分且广泛的检误，以减少错误资料的被输入。同时，资料录入人员应尽量避免同时兼办填送资料、复核、报表、设计程序与操作电脑等工作。以整批方式输入时，会计凭证副本可依序装订成册，以其作为分批控制单，记载凭证的起始号码、日期、代号、金额合计等，连同凭证一并输入，由便于电脑进行核对，并复核相同号码的凭证借、贷方金额是否相等。另一方法，是将会计凭证副本逐日按科目分类装订成册，并加计各科目借款方总数，编成科目表，将其与电脑产生的科目表或试算表相互核对。采用这两种处理方式，因可由财务报表依序溯查至科目日记表、分批控制单、凭证副本、凭证正本、原始凭证，故可保存相当完整的审核轨迹（Auditing Trail）。

住房公积金内部会计控制系统应检查用于记录会计资料的所有重要编码。位数较长的定性代号（如会计科目等），应运用检查号码，以减少错误资料输入。部门编号、各部门经核准使用的会计科目、会计科目检查号码等资料，应尽量输入计算机建立对照表，根据实际会计资料输入后，再由计算机逐笔逐栏与对照表核对，如有不符合对照表所列条件的资料，即由终端机屏幕显示或列入错误清单，以便人工核对加以更正。在输入的会计资料转换为电脑可阅读的形式时，也应严加控制，其可用的控制方法，包括：文件计数的核对，即以人工点计输入会计文件（或凭证）的数量，并与计算机实际读取的资料数量记录进行核对，以确保在输入过程中，资料不被遗漏或重复；批次控制的核对，也即运用计算机检查大宗输入会计文件（或凭证）的批次编号，以确定其是否连续及完整；资料检误，对于输入的会计资料，按其每一栏位的资料特性，分别设定检查条件，凡不符合条件的项目，均予剔除列入检核清单内，以逐笔进行追查。

2、处理控制

进行会计资料处理时，除以终端机逐笔进行更新外，均应产生控制总数，并与输入控制总数相调节。在会计作业方面，可用的控制总数，包括：（1）资料笔数或项目数量的核对。在作业过程中，每一程序处理完毕，应核对其输入与输出会计资料的笔数。核对每一程序的输出笔数，是否等于相对程序的输入笔数。如果有不符，即显示资料有所遗漏或重复。（2）金额合计数的核对。各会计科目细项金额的加总应与小计数相等，小计数日总应与合计数或总计数相等。这项核对可发觉人工加计结果的错误。（3）辅助项合计数的核对。如员工编号、会计科目编号的合计数，虽无太大意义，但可确定会计资料档案内有关资料编号是否曾遭篡改。为防止会计资料使（取）用错误，在进行处理时，每次均应人工检查资料的外标签，并借助计算机程序复核资料档案的内标签，复核的范围包括档案最前端的首标（记录会计档案名称及建立日期等）及尾标（记录资料项目合计数等）。

一般公积金管理的会计作业，通常应通过软件程序的设计，对下列项目实施检核：（1）借贷平衡的核对。根据复式簿记的原理，每笔分录的借、贷数额应相等。（2）有效性的核对。如会计科目、员工、供应商等编号可以与上期使用的编号相互核对或与有关对照表所列内容进行核对。该项核对可发现编号的误用或错误。（3）逻辑关系的核对。也即检查每笔资料的合理性。如资产账户贷方余额或负债账户的借方余额的检查。（4）范围的核对。利用计算机程序检查每笔会计资料值是否在其规定的上限值与下限值的范围内，如果超出规定范围即视为异常资料。（5）配合与顺序的核对。也即检查两个相关联的会计资料的配合情形，凡无法互相配合的资料，即视为异常资料。（6）字型的核对。规定资料栏应为文字、数定或空白，并随时检查放入栏内的会计资料，往往可据以发现文字被误置于字栏或数字栏内资料移位情形。（7）检查号码的核对。位数较多的科目编号或其他编号，可借助检查号码的计算与核对，而发现编号中前后位数倒置或误列的情形。计算检查号码，应选择重复出现率最低的方法或公式。此外，采用整批处理方式的会计作业，在其处理过程中，也应在适当的处，查对逐次运转的控制（Run-to-Run Controls）。

3、资料档案控制

采用整批作业方式时，会计资料的保管应由会计部门或信息部门指定资料管制人员负责，并尽可能设置专室或专柜加锁保管。会计资料及程序非经会计部门主管核准，应禁止其它单位借用。即使经会计部门主管核准出借，借用单位也仅能作为输入，以避免会计资料档案内容遭非法篡改或意外毁损。采用连网方式时，在连网作业时间内，所使用的会计资料通常应一直置于电脑中，因此应设法利用系统软件所具有的档案保护功能（File Protect Function），以确保仅有经授权的使用人员（或单位）能接触会计资料档案的内_容。在离线后，其会计资料的保管方法，与前述整批作对下式大致相同。为确保会计资料的安全，应备有妥适的备用（Back-Up）程序，需长期保存的会计资料或程序档至少应复制一份，并定期重新抄录。采用连网作业时，则应定期将会计资料库内的资料录入电脑中加以保存。同时应运用借贷平衡的检查，以确保资料录在处理过中，不会被遗失。会计资料档也应建立适当的档案控制标准及保存期限制度。在取用录有机密会计资料的储存媒体时，应预先得到会计部门主管同意。

4、输出控制

会计作业处理结果产生的输出报表，应附上控制总数，并与输入及处理控制总数相互核对，如有差异，并应设法加以调节。会计系统输出报表的内容应予检视，并抽查其中主要项目，回溯至其原始输入凭证。会计内控系统产生的对外会计报告（如财务报表等），应仅分送与依法应送交的部门，至于内部会计控制报告，则应主要送与上级管理部门，或在执行职务上应使用该报告的人员。机密性的输出会计报表，在分送过程应使用机密封套，以避免未经授权的人员拆阅。以上电脑化会计内部控制作业，住房公积金管理部门在采用时，应随时加以检讨，就其能否有效发挥防弊的功能，并进行效益评价。

四、结语

总体而言，为了提高住房公积金的管理水平，造福于百姓，住房公积金管理部门应当加强住房公积金的内部控制管理，建立健全公积金内部控制制度，确保内控制度得到有效的执行，从风险管理意识、信息系统建设、内部信息传递、内控内容创新等方面入手，防范运作风险，营造良好的资金运营环境，有效发挥住房公积金的住房保障能力。

[1]林凌：住房公积金管理中心内部控制初探[J].财会通讯（理财版），2006（12）.

[2]邢美玲：浅析我国住房公积金内部控制制度的构建[J].科技情报开发与经济，2007（19）.

[3]洪敏、胡建华：浅谈住房公积金管理中心内部控制制度[J].东北电力大学学报，2007（5）.