试谈如何实现医院科研档案的规范化管理滑

高社

【摘要】指出了医院科研档案的作用和做好科研档案管理工作的意义，分析了医院科研档案管理中存在的主要问题，结合现状就如何实现科研档案的规范化管理提出了几点思考：1.建立、落实管理机制，确保归档率；2.全程参与课题管理，提升档案质量；3. 优化档案管理手段，促进规范化管理；4.提高专、兼职档案管理人员档案工作素养，保证归档质量。

【关键词】医院；科研档案；规范化；管理

医院科研档案是科研活动的真实记录，直接反映了其学术水平。同时，科研档案记载了医疗和科研发展的历史，反映了一家医院的整体医疗水平动态发展情况，是医院珍贵的信息资源，具有较高的文献分析研究价值。应该对其实施集中、规范化的管理，以便于利用和研究。笔者在一家三级甲等综合性医院从事档案管理工作十余年，结合工作实践，就如何实现医院科研档案的规范化管理，谈几点粗浅的体会。

一、科研档案在医院管理中的重要作用

科研档案管理是医院管理工作的重要组成部分，科研档案管理的科学化、规范化直接影响医院科研工作的成效。在科研管理工作中，无论是项目管理、制度管理、还是流程管理、手段管理等，都与档案管理紧密相关。随着医院的发展，科研档案管理在医院学科发展中所起的作用也日益增强。

（一）对科研成果的学术指导、借鉴作用

科研成果的申报从科研的立项、完成、结题到成果鉴定，一般小的课题需1—3年，较难的课题则需要5—7年，有的甚至更长时间的努力，才能形成研究成果，经过总结、积累和利用，可以产生更新、更高水平的科研成果。做好科研档案工作，可指导科研人员在科研活动中避免不必要的人、财、物的浪费，减少低水平的重复研究。

（二）在学科建设和发展中的作用

学科是医院赖以生存和发展的基础，学科建设是医院建设的重要组成部分，包括临床医疗技术、人才培养和科学研究3个方面，科研是学科建设依托的平台，学科的水平、知名度，是通过先进水平的科研课题及其成果来体现的。同时，高水平的科研项目是学科建设的载体，是学科发展的源泉，是学科建设成效的标志，也是学科建设提升的重要条件。

（三）在医院管理中的长远效益

科研档案是一个科研项目从立项到研究完成所形成的一套完整、准确、系统的资料，是重要的信息资源。它不同于文书档案，仅仅保管在医院的档案库房内，应该除了为本院提供进行交流或成果转让外，面向社会提供准确、规范、系统的档案信息服务，发挥其成果性和资料性的作用，满足社会各界对医学科研档案信息的需求，创造出更丰厚的经济效益和社会效益、技术效益。

二、目前医院科研档案管理中存在的主要问题

（一）重视程度不够，管理意识不强

多数医院领导对档案管理工作重视不够，在科研管理方面多强调立项率、课题级别与成果产量等。科研管理人员往往也缺乏科研档案管理意识，在日常科研管理工作中不注重在研究过程中对数据、文件资料的收集与积累，造成原始记录不完整或丢失，由此导致科研档案的归档、整理以及再利用等工作开展困难、科研档案质量差、科研材料收集不齐全等情况。

（二）管理制度有待完善

医院领导及科研管理部门往往对科研档案的认识程度不够，致使医院科研档案管理缺乏完善、切实可行的规章制度来保证科研档案的完整性。在日常科研管理工作中，对于哪些材料应归档、何时收集整理等，缺乏健全有效的科研档案管理制度，档案管理人员难以很好地指导和协助科研人员做好科研文件的形成、积累、整理和归档工作，因而部分科研档案处于不完整归档和零散保管状态，归档欠系统和完整，影响了科研档案的再利用。

（三）相应的管理条件和设施配备不足

一些医院由于科研档案管理的硬件设施及相应的软环境达不到要求，一定程度上导致科研档案归档不完全和科研档案资料的流失，主要表现在：科研档案管理人员系统专业的档案管理知识更新不够，致使科研档案难以从较高的层次进行管理；另一方面，部分医院因缺乏档案保管设施和现代化设备，仍然停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

（四）归档率低，现存材料不完整

目前，综合性医院科研档案管理存在的主要问题在于资料归档不完整、归档率低。具体表现为科研过程中归档意识不强，科研管理部门在制订科研计划时，并未真正地把科研档案工作纳入科研管理之中，科研档案一般也只是涉及申请书、立项文件、成果形式、获奖材料等。同时，部分项目负责人可能因为多种因素的影响，并未提交完整的归档资料，导致归档资料的不完整以及归档率低。其次，由于职称晋升、奖励申报工作需要较多的使用科研归档资料（且不仅限于项目负责人或项目组成员），借出的科研档案难以及时归还或致部分破损、丢失。

（五）管理人员知识水平不高

专职档案管理人员多由其他专业人员转岗而来，或仅仅经过零散的专业培训，专业知识老化、知识结构不合理，多不具备档案管理的专业知识，对科研归档范围不熟悉；而兼职的科研档案管理人员更缺乏档案科学管理的知识，在一定程度上影响了科研档案的规范管理。

（六）有待于进一步开发利用

医学科研档案包含大量的科研信息，在科研决策、医疗诊治、临床教学等方面具有积极的借鉴和指导作用。目前科研档案管理方面普遍存在着忽视开发利用的现象，档案室管理职责也多停留在传统的管理和提供查阅上，仍未建立方便快捷的检索渠道，科研档案的作用无法充分体现。

三、科研档案规范化管理的思路

（一）建立、落实管理机制，确保归档率

科研档案工作是科研管理的重要环节，为此医院要将其纳入科研计划、管理制度和有关人员职责范围中，由医院的科研管理部门根据国家相关规定，将科研档案的管理工作纳入到有关的科研管理制度中去，并有机融入到计划、课题以及成果管理等工作中去，使科研档案与科研计划、课题管理、科研成果等工作密切结合，严格按照档案工作"四同步"管理，从科研任务下达—检查计划进度—验收鉴定成果—登记上报评审科技成果的每个阶段，都保证档案材料的同步，推动科研档案管理的规范开展。

（二）全程参与课题管理，提升档案质量

1、指导科研立项。将科研项目的有关归档内容以及要求，利用电子邮件或者下发书面通知给项目负责人，并且对其加以指导，将收集到的该项目的有关文件资料一并交予科研档案管理人员进行归档，同时当作对项目进展进行检查的依据。2、建立专卷。将科研项目在课题准备期所形成的各种文件资料，由项目负责人建立专卷，以保证项目准备期的相关文件资料的完整性。3、由科研项目负责人负责立卷、归档。从项目的启动开始，要求项目负责人对科研活动中产生的相关文件资料加以收集并整理，交科研管理部门，以便档案管理人员及时收集、整理、编号、保管，防止丢失。4、阶段检查。在课题研究中，科研管理部门的档案管理人员了解并掌握课题的研究进展，对课题每个阶段应当产生的原始资料加以检查，查出问题及时整改，以保证研究中产生的原始资料真实可靠。5、参与项目验收。档案管理人员要对项目的原始资料、实验记录以及过程管理进行检查，对项目研究产生资料的质量进行验收，确定能否结题验收。

（三）优化档案管理手段，促进规范化管理

伴随着科学技术的发展，信息化管理手段逐渐应用到各个领域。医院科研档案种类繁多，内容广泛，载体以及记录形式各式各样。医院的科研档案管理部门应通过配备计算机检索系统、照相机、扫描仪等辅助设备，充分运用电脑以及网络信息等最新技术，完善档案存储以及相应的检索手段，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，不断提升工作效率和管理水平。有条件的，可以将档案目录在局域网分享，加强各科室或医院之间的沟通合作，更好地发挥科研档案资料的价值，为医疗科研服务。

（四）提高专、兼职档案管理人员档案工作素养，保证归档质量

为实现科研档案规范化管理的目标，作为专职档案管理人员，不仅应有强烈的责任心、相应的工作理念，还应该具备一定的信息意识、创新思维以及强烈的参与意识，更需要有扎实的专业知识、业务技术以及计算机操作能力，提升自己的业务素质，并通过不断总结经验，提高管理工作水平。其次，兼职档案员的档案工作素养、对档案材料的敏感程度，同样是实现科研档案规范化管理重要因素，决定着档案收集的质量。因此，应定期对兼职档案员进行培训，不断强化兼职档案人员的归档意识、从而保证科研档案的准确、完整和系统性。

总之，医院科研档案管理的最终目标是，使科研档案更好地服务于医疗科研服务，促进医院医疗水平以及技术影响力的提升。创新科研档案管理工作制度，改进管理理念、管理机制、工作方法与技术手段，对医院科研档案实施规范化的管理，充分发挥科研档案资源价值，是打造兼具医疗、教学、科研、技术指导等功能的高水平现代化医院的重要抓手。

参考文献

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[2]付小莹，曹敏，汪军洪.医院科研档案规范化管理探讨[J].兰台世界，2009（16）.