浅议项目成本数据库建立

高立玺

摘要：目前施工企业大多依靠会计核算内的成本核算来归集项目所发生的成本，包括人工费、材料费、机械费、间接费等，但这远远不能满足现代项目成本管理的需求，因为会计归集的成本只有资源投入的金额，而无法记录投入资源的数量和单价，因此这种成本分析结果无法作用于项目成本管理，也无法为项目管理者提供决策支持。本文着重论述了如何建立项目成本数据库，作为项目成本管理的大数据平台，进行项目成本分析、编制成本分析报告。通过对成本数据库的背景及现状分析，阐述了如何构建项目成本数据库，彻底解决项目成本数据不饱和、分析角度单一等系列问题，能够及时、准确地为项目管理者提供服务，提高项目管理成本管理水平。通过大数据平台的建立，提高企业核心竞争能力。

关键词：项目成本 数据库 建立

随着市场经济的迅猛发展，中国经济环境也发生了较大变化，信息技术的高速发展，一方面给建筑企业提供了更好的成本控制平台；另一方面，建筑市场竞争愈演愈烈，低价中标已是市场发展的必然趋势，传统建筑市场已进入了一个微利和无利时代。适者生存、优胜劣汰，建筑施工企业必须通过自身战略调整，不断提升精细化管理水平才能获得最大经济效益。项目成本管理水平的提升需要准确归集项目成本，对成本进行客观地分析，从而得出结论，采取相应的整改措施。

作为一个项目管理者，对资源的耗用量以及资源的价格是否能够随时了解？资源投入量与业主的结算量有多大差异？大多人在项目完工时会有答案，但为时已晚，即便采取部分补救措施，也错过了较好的解决问题的时机，过程中即使想得到这些数据也非常困难，数据的收集成本也非常高。因此项目成本数据库的建立成了项目成本管理的基础，是为项目成本管理服务的工具。

一、建立项目成本数据库的背景

企业要想在激烈的竞争中立于不败之地，或者说为了更长久的生存下去，必须首先获得成本优势，而成本优势的取得并不限于成本本身，应从管理的高度去挖掘降低成本和获取效益的潜力。项目是企业成本控制的重要环节，也是企业的成本中心，项目成本管理的水平将决定项目利润，项目成本分析的结果将作用于项目成本管理水平，项目成本数据将为项目成本分析提供有力保障。因此企业应当建立项目成本数据库，为企业的成本分析和决策提供保障。

二、项目成本数据的现状

（一）项目成本数据零散，缺乏完整性

工程项目一般分为投标、合同签订、施工准备、施工、竣工验收（结算）、保修等阶段，每个阶段都会发生成本费用，数据的收集周期会比较长。项目不同结构的成本数据掌握在不同职能部门，例如：人工费控制在人力资源及商务部门，材料费用控制在物资部门，机械费控制在设备管理部门，现场经费在财务部门反映，成本发生的金额都会集中在财务部门，但是资源投入的数量、单价却散落在各部门进行控制，主要原因是因为各职系都在使用各自的信息系统，大量的数据不能共享，各部门提交的数据存在不完整、漏项等常见现象。

（二）项目成本数据滞后，缺乏时效性

项目成本基础数据层层上报、层层汇总，搜集资料的时间很长，项目成本数据不能及时获取，导致分析报告严重滞后，不能够及时发现施工过程中存在的问题，甚至存在虚开任务单、故意拖延结算等成本超支现象。会计核算中归集的成本数据与现场成本费用发生的时间有较大差异，而且不能准确的归集到成本单元中去，因此会计核算的成本费用与实际发生的成本费用会存在时间、空间上的差异，受法律、法规的限制，会计上的成本核算不能准确还原成本发生的时间和归属。

（三）项目成本数据失真，缺乏有效性

施工过程中，需要对分部分项工程进行控制，因成本资料提交的时间受人为因素影响，会导致项目成本数据失真，从而影响分部分项工程成本的准确性，进一步影响项目成本管理措施的改进。

（四）项目成本数据单一，缺乏多样性

项目成本数据的搜集只能采用一个维度进行分析，很难发现问题，如果需要增加分析维度，只能重新搜集数据，耗时、费力，造成严重的资源浪费，还会陷入大量的重复工作，甚至会引起员工不满。

三、建立项目成本数据库关键要素

（一）基础档案的设定

在建立基础档案时应当充分考虑数据的唯一性，因此需设定各类档案的编码原则，建立树形结构图，为多维度的数据输出做充分的准备工作。项目成本数据库至少应建立如下基础档案：工程分部分项档案、施工专业档案、人员档案、供应商档案、物资档案、设备档案等基础档案，并且指定专业人员定期对设定的档案进行维护。

（二）成本单元的确定

项目成本单元的结构应以“工程分部分项+施工专业”编码建立树形结构，以技术方案，施工方案为依据设定，主控部门应为工程技术部门。各成本单元应按“施工专业”标注计量单位，如吨、立方、平方、米等，并且录入计划工程量。

（1）施工专业编码。施工专业应采用列举方式，将所涉及的工程专业全部列示出来，再分类整理。如：混凝土工程、模板工程、钢筋工程、预应力工程等，再按分类结果进行编码，应当注意编码的唯一性。如混凝土工程（10）、模板工程（11）、钢筋工程（12）、预应力工程（13）等依次编码。一般工程专业编码最多设置为两级。

（2）分部分项编码。分部分项编码应按照工程项目的规模，将厂房（楼号）进行区分，如：反应堆厂房（RX），核燃料厂房（KX），发电机厂房（DX）等，层位设置应按照施工方案分别编码。如-10米至±0（A层），±0至+5米（B层）等，分部分项编码最少分两级设置。

（3）成本单元编码。成本单元编码应为分部分项加施工专业构成。如：反应堆厂房第二层砼施工代码为（RXB10），反应堆厂房第三层砼施工代码为（RXC10），反应堆厂房第二层钢筋施工代码为（RXB12）等。

所有基础表格都应以最小成本单元作为编制基础，以保证成本单元的唯一性，以及录入数据与成本单元的对应关系，便于期末进行成本统计、分析。

（三）设计基础表单

基础表单的设计应简单，实用，只需满足项目成本分析的各项要素即可。表单不应采用过多的文字描述，应考虑以对话框选择填为主，但资源消耗的数据必须准确填制。基础表单应包括：电子记工单、工资结算单、电子任务单、任务结算单，物资需求计划、物资采购计划、入库验收单、限额领料单，机械任务单、机械台班结算单，间接费用分配表等，注意所有基础表单的设计都应包括成本单元字段。

（四）确定成本结构

成本结构应包括直接费和间接费两方面，直接费用包括人工费、材料费、机械费；间接费用包括现场管理费、税金、财务费用等（见下图）。

四、数据录入

项目各部门应对所负责的填报数据负责，认真录入各基础表单，形成项目数据积累。下图列举了电子记工单的结构和录入。

五、进行项目成本分析，生成成本分析报告

有了丰富的基础数据，加上不同的需求，就可以生成不同的分析报告了，再选用不同的分析方法，找出成本差异的原因，采取不同的改进措施控制项目成本，实现项目的利润最大化。结合企业实际大体可分为两个部分。

（1）有施工图，有标准定额，可采用比较分析法进行分析。采用计划成本与实际成本进行分析，找出差异金额，分析原因。具体可从分部分项、施工专业、组合分析等3个维度编写成本分析报告。

（2）无施工图，无标准定额，可采用比率分析法进行分析。采用不同成本单元的各项资源的耗用率编制成本分析报告，找出不同成本单元的差异，分析原因。

项目成本分析是该系统的输出数据端，只要数据足够饱满，就能够提供不同的项目成本分析报告，满足不同的管理者决策需要，为企业积累丰富的经验数据，进一步加强企业的核心竞争能力。

六、建立项目成本数据库的意义

施工企业对于提高项目成本管理水平都有着迫切的需求，应当加快建立项目成本数据库系统，该系统能够解决传统数据中时间性差异、空间性差异，分析口径高度保持一致，数据完整、准确、分析速度快、发现问题及时，对于项目成本的过程控制有很好的帮助，长期的数据积累就是企业巨大的财富。相反，施工企业会计核算的成本核算应适当简化，只要满足外部财务报告需求即可。

（一）项目进行工程结算的需要

项目成本数据库系统能够完整记录整个项目周期所发生的各项成本费用的结构、耗用资源数量、单价、金额等信息，以及完成的实物工作量，能够完整、快速、准确地反映项目成本的投入情况，为项目结算提供各类成本信息，为商务人员提供决策服务。

（二）项目进行精细化管理的需要

工程项目要实现精细化管理，在过程中实现短周期（月、季、年）的成本核算（多算对比）是必不可少的，但实际上国内建筑企业能做到这一点的非常少。实际现状是企业总部，包括项目部在过程中对动态的工程成本基本心中无数，普遍情况是到项目结束才知道盈亏状况。由于项目部成本核算能力弱，导致无法及时发现项目过程中的管理漏洞，采取有效措施，利润流失严重。如当前项目普遍存在的材料消耗超过定额消耗量、现场劳动安排不合理等现象，都是过程控制不力导致的。而且我们不能快速地反映出某单项工程所投入的各项资源总量，因此项目精细化管理的难度较大。

（三）财务标准化工作的需要

项目成本数据库的建立能够更大程度的规范各项业务流程，规范需要填制的各类基础表单，形成项目成本数据分析系统，生成各类成本分析报告，有助于提高企业标准化的建设水平。

（四）大数据平台提供有力保障

“很多人还没搞清楚什么是PC互联网，移动互联网来了，我们还没搞清楚移动互联的时候，大数据时代又来了。”——马云。全球产生的数据存储量已从2008年的0.49ZB增加至2014年的10ZB以上（1ZB=1024×1024×1024×1024GB），专家预计2020年将达到50ZB，如此大容量的数据存储，加上每秒数万亿次计算速度，数据分析将变得非常容易。但在这个信息爆炸的时代，人们随时随地受到各种数据的“轰炸”，有限的注意力被各种碎片化的内容“瓜分”。那么如何才能获得想要的数据信息呢？这需要数据足够“聪明”，海量的原始数据只有经过分类、加工、整理、分析才能满足不同的要求。项目成本数据库就是要利用信息平台将海量的成本数据搜集起来，进行分类、加工、整理、分析，从而满足项目成本管理的需要。

（作者单位：中国核工业华兴建设有限公司财务部）