新建企业如何完善内部控制

苏何军

内控制度,是指在一个单位内部,每一个岗位、每一个人,乃至每一个环节,都要有明确的权利和责任。这些权利和责任是相互联系、相互制约。这样一个制度系统,其核心是控制,核心系统就是会计控制系统,其基本功能是:“防假”和“效益”。一项好的内部控制制度应该达到以下标准:

(1)控制触角摄入企业经营的各个环节和各个方面,不留下控制死角,企业的各项经营管理活动均应纳入内部控制范围。

(2)事权划分明确具体,具有很强的操作性,内部控制制度作为一种制度要能真正成为企业管理者的行为规范,操作方便。

(3)控制程序规范,过程控制受到特别重视,内部控制要形成科学的机制,尤其是把对经营管理过程的控制放在突出的地位,通过控制,能防患于未然。

(4)具有良好的控制效果,内部控制的功能得到有效发挥。

从目前企业内部控制制度实际操作来看,要达到上述标准,实施有效的内部控制、必须研究和解决以下几个方面:

一、如何把握授权的度

企业经营管理是一个复杂的系统工程,在制定步骤上,要针对内控制度薄弱环节,分别轻重缓急,制订货币资金、供应业务、对外投资、资产处置、销售业务、费用报销、财产清查以及内部审计等内控制度。保证这个系统的正常运行,合理授权是必然。

对于企业法定代表人,既要保证其经营决策的独立性和权威性,又要保证其经济行为的效益性和廉洁性,权力的度量界定是关键一环。当今社会大凡出现重大舞弊经济案件的企业,基本上均是授权不当引起的,是授权多,权力过大,且控制不力的恶果。授权无“度”,直接制约内部控制制度效能的发挥。

在巨大的权力面前,国家的政策法规都会相形见绌,更何况是一个企业的内部控制制度,这是问题的一个方面;另一方面对内部控制执行人员的授权也有“度”的学问,对不同的控制环节要有不同权力授予,才能使内部控制制度有效运行。权力授予也要讲究“度”的限制,不然容易产生新的舞弊土壤。不管哪个环节,在具体授权时,应先认真研究从而准确掌握,这样既能保证经营决策有效运作、管理制度有效贯彻,又能保证权力制衡得到落实。

在具体授权时,要讲究授权艺术,先要做大量细致地调查研究工作,准确把握实际情况,然后根据工作之需要、管理之需要、控制之需要进行授权,以避免盲目性而带来的“超度授权”。“水至清则无鱼”,内控制度加强了,贪污舞弊、侵吞资产、弄虚作假就难了。

二、如何提高被控对象的受控度

内部控制的对象是企业的权力操纵者,是对权力操纵者的权力约束,也是对权力操纵者之间的权力制衡,这种独特的控制对象决定了提高受控度的艰巨性。提高被控对象的受控度关键有两点:

一是,内部控制制度的科学性。要按照“有所为、有所不为”的原则、科学性、合法性、可操作性的原则,在总结经验教训的基础上,借鉴集团公司兄弟单位或国际上成功的先进做法,根据不相容职务相分离、不相容职能相分开的内控制度的要求,建立、健全本公司内部控制制度。

二是,主要决策者的受控程度。加强法制建设,在增强普法教育的同时,要注重法人代表的法制教育,真正提高其法制观念,使其自觉遵守国家法律、法规以及本单位的内部控制制度。充分发挥财政部门的作用。财政部门在内部控制制度建设中,应当充当基本内控制度制定者和裁判者角色,发挥引导、督查和处罚三大作用。就目前的经济管理现状来看,提高被控对象的受控度任重道远。

三、如何提升规范控制程度

提起内部控制制度,人们往往想起会计工作岗位在设置上管钱的不管帐、管报销的不管稽核等,前面已经谈到内部控制制度内容极为丰富,涉及到企业经营管理的所有方面和所有环节。对于一个复杂系统工程的控制,不能靠人治,也不能靠简单的出纳控制、财务管理来实现目的,靠一套科学规范的内部控制制度,用制度来规范管理的行为,让管理者在从事经营管理活动中,知道干什么、怎么干,按照规定的程序来完成工作任务、接受规定的控制管理。重点是管理人员针对企业不同的经营管理活动制定出具体的标准,而要完成这个任务,就要有丰富的知识、超前的意识、广阔的视野和扎实的作风,这无疑又是一个难点。

四、关于企业内部控制制度的几点理性思考

1.控与被控是需要永远协调的一对矛盾

控是规范、控是约束、控是对舞弊的否定、控是对损失的扼制。市场经济条件下的企业需要内部控制、呼唤内部控制,这是主流、这是规律。越是优秀的企业,规范管理越能起到无形的作用。企业经营好比一湖清水,管理规范好比千里长堤,水从堤转,才能因而得福,如果大堤本身千疮百孔就会显得十分危险。军中无法,等于自败;企业无规,等于目乱。内部控制对于保护企业的意义非同小可。

控制毕竟是对人而言,是对人行为的约束、对人权力的限制,力的反作用定律在这里也充分发挥作用,矛盾永远存在。协调控制与被控制之间的矛盾是事关内部控制制度成败的关键。什么时候控制与被控制的矛盾协调好了,企业经营就稳定,企业效益增长就快。

企业在协调控与被控的关系时,应注意:把握重点,瞄准主要目标,有针对性地工作;善于抓住战机,善于捕捉企业经营管理中的信息,以事实为先导,能起到事半功倍的作用;主动把自己置于受控制的地位,把握自己的行为,不能给别人受之以柄;根据变化的情况不断调整内部控制的思路,使内部控制与企业经营变化相适应。

2.控面与控点是值得研究的课题

严谨的内部控制制度不仅要对企业经营管理的各个方面实行全方位的有效控制,把企业的各项经济活动全面置于经济监控之中,要对企业经营管理重要方面、重要环节实行重点控制。面的控制与点的控制要有机结合,内部控制才能发挥良好的效益。在实施企业内部控制时,如何找到控制点,通过点的控制起到理一发而动全身的作用,是需要认真对待的问题。企业内部控制的点应该设在四个位置上:

(1)资金。对企业资金筹资、调度、使用、分配等实行严格控制,防止资金体外循环;在资金筹集上,要合理地确定筹资规模和筹资结构、筹资方式,防范财务风险的发生;在资金使用上,要严加调控,坚持先经营、后消费,先重点、后一般的原则,对资金实行内部统一调配制度。根据需要统一筹集、分配使用资金,力争把有限的资金用足、用好、用活。

(2)成本费用。建立费用支出管理制度。费用支出制度要本着需要、节约、合理的原则制定,范围要广要全。企业需要支出的经营和管理费用,如差旅费、办公费、医疗费、电话费、招待费、水电费等,要有相应的管理制度。制度中要明确相应的审批人员、审批权限、审批程序、报销程序及责任等,对企业的各项成本费用支出实施严格的监管,防止出现舞弊行为。

(3)权力使用。对企业各经营环节经济活动操作者的权力实施有效监控,防止权力乱用,造成经济损失。

(4)内部审计。内部审计有助于企业发现经营管理中存在的问题,对促进企业依法经营,提高会计信息质量有十分重要的作用。本企业一定要重视内部审计工作,要配备专职内审人员,定期或不定期地对本单位的经济活动进行审计。对审计程序、审计方法、审计范围、审计人员职责等要有明确的制度规定。

3.控制与创新要相依相伴

实施内部控制是为了保证企业经营健康发展,绝不能让内部控制成为阻碍企业发展的障碍。在一定的意义上讲,控制是为企业经营导航,其自身没有资产再生的功能,保证企业生产经营活力的源泉是创新,即技术创新、管理创新、制度创新。只有不断创新,企业才能不断适应市场变化,生产经营才有足够的动力。保持企业发展不仅要实施内部控制,更要促进企业创新。有活力的内部控制制度应是推动企业创新的制度,对企业创新工程给予足够的支持,在支持中对创新过程实施全面控制,防止企业创新过程中产生舞弊行为。