新闻出版科技工程进度管理的实践与探索

李薇

摘要：本文首先介绍了新闻出版科技工程的研发背景，其次对项目管理及进度管理进行了简要说明，探讨了新闻出版科技工程进度管理的必要性，并举例分析了进度管理的实施步骤及方法，提出了新闻出版科技工程进度管理的实施建议，最后指出，进度管理对新闻出版科技工程的顺利实施有重要意义。

关键词：新闻出版 进度管理 科技工程 版权工程

新闻出版重大科技工程是“十一五”以来由国家新闻出版广电总局牵头的科技类重大工程，包括：国家数字复合出版系统工程、数字版权保护技术研发工程（以下简称“版权工程”）、中华字库工程和国家知识资源数据库工程。目前经过行业内外专家反复论证、深入研究，“版权工程”的主体研发任务已经完成，中华字库工程进入实质性研发阶段，国家知识资源数据库工程的研发已经启动，国家数字复合出版系统工程V1.0成果前不久已经发布。借助国家政策与财政的支持，大批新闻出版科技工程的科研成果在行业内得到实际应用。《中华人民共和国国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》指出：“推进文化业态创新，大力发展创意文化产业，促进文化与科技、信息、旅游、体育、金融等产业融合发展。”重大科技工程的实施是推动传统出版与新兴出版融合，实现战略转型的必然要求，是实现新闻出版业可持续发展的迫切需要，是增强国际传播能力的重要手段。

根据美国项目管理协会发布的《项目管理知识体系指南（PMBOK指南）》，项目管理（Project Management，简称PM）是管理项目的科学，是指把各种知识、技能、手段和技术应用于项目活动中，以达到项目的要求。项目管理包括整体管理、范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理、采购管理等九大领域。

进度管理是项目管理的领域之一，进度管理的过程是采用科学的方法确定进度目标，通过编制进度计划、采用进度管理工具等方法进行项目的进度管理，在与质量、费用目标协调的基础上，实现进度目标，在约定的时间内交付合格的项目。进度管理的具体过程包括活动定义、活动排序、活动资源估算、活动历时估算、制订进度计划和进度控制。这些过程不仅彼此相互作用，而且还与项目管理其他知识领域的过程相互作用。

一、加强进度管理是新闻出版科技工程项目顺利实施的保障

（一）构建完整的项目管理体系，提高项目管理水平

新闻出版科技工程具有出版行业的特点，包含了出版业务流程、出版活动运作的特殊性，可以运用项目管理的方式进行组织与管理。有效的进度管理可以明确新闻出版科技工程的目的与范围，合理组织各类资源，使项目整体管理的思想方法和工作步骤更加条理化、系统化和科学化，从而构建完整的项目管理体系与创新体系，提高项目整体管理水平。

（二）实现合同要求，确保项目顺利实施

进度管理是项目管理的重要方面之一，是项目成功的关键因素。对于新闻出版科技工程而言，项目复杂程度高，技术难度大，涉及的干系人多，干系人要求高。在项目的实施过程中，存在许多不确定因素或突发事件。为了使项目管理系统化、规范化，确保交付的成果满足合同要求，科学有效的项目进度管理显得尤为重要。实施有效的进度管理，对预计可能会发生的突发事件做好周密的应对策略，能够确保项目的顺利实施。

（三）体现管理能力，实现良好效益

为了保证项目进度目标的顺利实现，项目实施单位必然按照合同要求及时组织资源，开展项目建设工作，科学地管理项目实施过程，这有利于工作效率的提高和责任制度的落实，为项目内部考核提供可靠的依据。同时，良好的项目进度管理，是实施单位遵守合同约定的一种体现，是诚信的一种表现，必然得到建设单位和社会的认可，从而获得良好的社会效益和经济效益。

二、制订合理的工作分解结构，避免项目范围的蔓延和进度延期

目前四大国家新闻出版重大科技工程中，“版权工程”已顺利竣工，以“版权工程”的某分包为例，对该分包在项目实施过程中进行进度管理，主要关注制订合理的工作分解结构（Work Breakdown Structure，WBS）、制订进度计划和进度控制三方面的工作。

WBS是面向可交付物的层次型结构，是对完成项目目标、创造可交付物所需执行的项目工作的分解，它组织并定义了整个项目范围。制订合理的WBS是进度管理的基础。在前期需求调研的基础上，根据项目管理计划和范围说明，对该分包进行活动定义，在此基础上制订WBS。以WBS作为开发工作的依据，有效避免了项目范围的蔓延和进度的延期。

该分包的进度与“版权工程”总体进度保持一致，分为以下几个阶段，即启动阶段、需求分析阶段、概要设计阶段、详细设计及实施阶段、测试阶段、集成优化阶段和验收总结阶段。工作分解结构如图1所示。

三、制订进度计划，进行进度控制，确保如期完成

制订进度计划就是决定项目活动的开始时间和完成时间，如果没有制订现实可达的进度计划，项目就不可能如期完成。随着项目的进展，进度计划也将不断更新。

（一）项目计划制度

在“版权工程”该分包的实施过程中，运用MicrosoftProject编写项目计划。将整个分包项目逐层分解成易于控制的管理单元，通过对各种基本任务的控制来控制整个项目进度和结果，以便确认实现项目目标所需的所有工作项。在实施过程中做好跟踪和监控，包括对照已文档化的估计、约定、计划评审跟踪项目完成情况和结果，基于实际的完成情况和结果调整计划，并对进度进行控制与更新，以便项目管理人员掌握各种计划的安排，保证分包的顺利进行。

（二）项目报告制度

制订该分包的周例会、月报告和阶段性成果汇报制度。周例会的内容包括：本周进度完成情况；檢查工作进度是否偏差并说明原因；质量状态；风险监控情况；其他资源的使用情况；前期问题的解决情况；存在的问题及其解决措施；进度延迟的追赶计划；下周的工作安排等。endprint

月报告的内容包括：本月进度完成情况；存在的问题及其解决措施；进度延迟的追赶计划；重大问题报告；需求变动情况；人员变动情况；经费使用情况；质量状态；风险监控情况；下月的工作安排等。

阶段性成果即基线配置项，是指项目文档或软件源码的一个稳定版本，它是进一步开发的基础。该分包的阶段性成果包括系统功能说明书、软件需求规格说明书、设计规格说明书、测试规格说明、数据库描述、模块规格说明、运行系统、用户文档、采用的有关标准和规程等。阶段性成果汇报将严格遵循项目管理办公室的汇报流程。

（三）确定进度计划

制订进度计划的核心是确定关键路径。在前期工作的基础上，根据各阶段工作之问的依赖关系、资金需求、历时估算和资源使用情况，分析得出该分包的关键路径，用甘特图描述具体的进度安排（甘特图是一种能有效显示活动时问计划编制的方法，主要用于项目计划和项目进度安排），如图2所示。

（四）进度控制

项目进度控制是依据项目进度计划对项目的实际进展情况进行控制，使项目能够按时完成。“版权工程”中该分包的进度控制主要包括及时了解项目进度，获取项目实时绩效，与项目进度计划比较，进行必要的调整，做好变更控制。在項目实施过程中，变更不可避免，为了最大程度降低变更产生的负面影响，结合“版权工程”的实施要求，该分包变更操作规范具体如下：

首先，提出变更申请。按照变更申请的原则，填写变更申请表，提交项目管理办公室审批。其次，对变更申请进行审批。项目管理办公室根据变更申请的内容、大小以及变更的影响程度，组织相关专家对变更申请进行审批，必要时召开变更评审会。再次，变更的实施与确认。相关方对变更内容及相关事项达成统一并实施变更，将变更结果告知配置管理员及相关人员。

四、新闻出版科技工程进度管理的实施建议

新闻出版科技类工程是复杂的系统工程，项目分包多、干系人多、技术复杂、难度高、工程周期较长。目前仅“版权工程”的主体研发任务已完成，其余项目的研发工作仍在进行中，并且存在着项目延期、阶段性成果完成质量不高等问题。为了推进项目进度、确保项目顺利完成，对项目的进度管理提出以下建议：

一是提高项目团队的进度管理意识，制订切实可行的进度管理计划。

切实可行的进度管理计划能够保证按期交付项目成果物，对提高用户满意度、降低项目生命周期的维护成本、提高项目的可维护性、稳定性等至关重要。制订进度管理计划应遵循以下原则：一是内容严谨，逻辑性强。项目管理人员要根据新闻出版科技工程的业务流程和逻辑关系分解工作量，避免工作安排混乱。二是计划编排要详细，落实到具体岗位和相关人员。

二是制订并执行进度定期检查制度。

项目进度计划确定后，为及时发现问题，避免项目延期，项目管理办公室应建立定期例会及汇报制度，定期检查项目进展及项目阶段性成果完成情况。首先，建立例会制度。由项目组长定期组织召开例会，了解项目进度、收集问题、解决项目实施过程中发现的风险和问题。其次，建立项目阶段汇报制度。在项目的重大里程碑处，以召开评审会的形式汇报项目的阶段性成果，并邀请业内专家及建设单位相关人员参加。

三是合理分配人力资源，建立良好的沟通机制。

首先，收集项目组成员信息，充分整合现有资源。根据不同的岗位性质对项目组成员分类，落实岗位责任制，使项目组成员充分发挥自身优势。其次，建立内部沟通和外部沟通机制。在项目实施过程中，沟通是必不可少的环节，沟通的效果直接影响项目进度。项目组长在项目组内部制订合理的沟通制度，确保研发人员、质量管理人员、财务人员和行政人员有良好的沟通平台；并建立与外部专家及建设单位相关人员的沟通、汇报渠道，便于及时反馈、处理项目实施过程中的各类问题，避免风险的发生，为项目的顺利进行提供保证。

进度管理是新闻出版科技工程项目管理中重要的管理工作。在项目实施过程中，从制订合理的工作分解结构、制订进度计划和进度控制等方面，做好项目的进度管理，以项目章程和合同为依据，对发生偏离计划的情况及时分析修改，有序推进项目的实施。科学有效的进度管理能够使项目整体管理更加有序，实现项目的总体目标，对推动新闻出版科技工程的顺利实施有重大意义。endprint