分析学历学位认证对高校学籍档案管理的要求*

李钟慧 王林娟 刘 琳

（太原科技大学,山西太原 030024）

在当前知识经济全球化的发展环境下，由于我国高等教育体系的规模范围正在逐年扩大，并且高等教育体系的发展发现更加趋于国际化，使得我国能够获得各种高学历和学位人才的人数数量逐年增加，伴随着中国社会经济的蒸蒸日上，我国现阶段出国留学深造的各类人才人数也是越来越多。学历和学位证书，对于毕业生在进行下阶段求学过程中是一个非常重要的“个人通行证”，在求职、求学的过程中都需要对其进行认证。

一、分析学历学位认证的内容和相关工作流程

1.基本内容

学历学位认证其实就是基于完成我国大学教育体系并且通过人才评估为主的，所颁发的与毕业生学历水平相等的毕业证书以及学位证书和在校学习成绩单等相关文件，并且还包括在校期间由于种种原因未能完成学业成功毕业的各级学生的学习成绩单。同时在进行学历学位认证的过程中，还需要进一步地对选择申请硕士学位进行深造的学生所持有的国考合格证书是不是真实有效地展开相应的验证确认。认证需要经过国家认可的第三方来进行认证。同理，如果学生本人和社会用人单位对学历学位证进行认证操作，说不被认可的，必须要经过第三方机构来完成，审核完成了以后，那么便需要在规定时间内给出认证证明[1]。

2.第三方及其工作流程

学历学位认证实际具体的流程，是由国家官方所授权的专门提供该项服务的第三方机构进行的。目前，我国主要有两大机构便是全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心高等教育学历认证代理机构和教育部学位和研究教育发展中心认证处。

此外，随着信息化技术的快速发展，当下在教育工作中引入了信息化技术的工作手段，比如通过建立学信网和学位网，能够确保全国高校学生的资格认证可以紧密相连，而且这都是教育部认可的，便于学生进行查询，而且在该网站学生还能够查询到自己的学籍情况。学生本人及用人单位还能够在网站中直接进行注册账号，同时还可以查询到相应的档案信息，这样便可以更加准确地对学生的学历学位以及学生的实际教育情况有个了解。目前，社会上也有一个进行学历学位认证的中介机构，这些机构对在职人员的背景信息、培养单位拟聘或者学校进行核实所收集到的相关信息。

最后，国内正规的高校和院校中，也具有学历认证资格，但是在学校相关部门中进行认证时，要核实实际情况是学生本人申请还是他人委托，仔细核实后，在为其打印所需文件并加盖公章，以此来证明材料的真实性和客观性。对于社会中的一些用人单位在工作中需要相关数据时，也可以与学校或者相关培养单位取得联系从而获得数据信息。

二、学历学位认证工作特点

我国是从“文革”后开始恢复高考制度的，也就是说从1977年至今所进校的学习的毕业生，都具有被认证的可能性，其年代跨越程度非常大。我国在八九十年代中的毕业生大部分都是在毕业后由学校进行工作分配的，所以在当时基本上所接受的单位一般都没有对毕业生的个人学历进行相关认证[2]。但是在近些年里，由于社会市场中时常出现文凭造假的现象，致使许多用人单位不得不对所招聘进来的毕业生的学历学位进行认证，对毕业生个人的档案进行详细清查，如果出现个人档案内容存在缺失的情况，要求本人到相关单位进行重填归档。正因如此，在近些年的工作中经常能够看到，有社会中的企业单位来电或者专业人员来对这些职员进行学历认证以及补档工作。在这些职员中，很大一部分在企业或者单位中已经是领导岗位，身上肩负着重要的职务。而那些即将要被提拔的企业职员，在提拔前自然将会面临着学历学位被认证的可能。在当下，随着就业制度的不断改革和完善，自主就业为高校毕业生打开了新的就业大门，大学生在毕业后面临着工作问题最多的做法就是自寻门路，因此，对毕业生的在校学习成绩和学历学位的核实认证已经成了大部分招聘企业或者是用人单位必做的工作环节之一。

三、学籍档案的真实性与完整性是保障学历学位认证能够顺利进行的必要前提

在学籍档案管理工作中要确保工作过程和结果的真实性和完整性，使学历学位认证工作能够顺利开展和实施。在学籍档案管理工作中要重点注意以下几个方面。

第一是对于归档工作的范围要进行科学合理地制定，确保学籍档案相关材料等能够得到完整性的收集。对于学生群体来讲，在人生的学习生涯中，从迈入校门到毕业的这个阶段中，会随着学生的教育情况而得到各种各样的学籍材料，面对烦琐复杂的学籍材料，往往需要采取科学且规范化的方式对其进行管理，同时还要保障在管理工作过程中确保学籍材料的完整、健全和真实。通常来讲，学生的学籍材料主要包括各阶段入学等级、在校期间的学习情况、学籍信息变更材料、在校期间的奖罚材料和毕业证等相关材料信息。由于学生的学习时间段是一个漫长的过程，这也就表明学生的学籍材料呈现复杂性，面对这一状况，现如今迫切地需要学籍档案管理工作能够通过现代化信息技术手段使管理工作更加细致和全面[3]。

第二是要保障学籍档案管理工作的科学性，学生的学籍档案具有鲜明的周期性、系统性、复杂性以及明显的原始凭证性，其中原始凭证性在学籍学历信息中属于非常重要的“元资源”要素，并且也是其他任何材料内容无法对其进行替代的。因此，加强学籍档案管理的规范化、标准化的工作力度，能够进一步确保学位学历认证结果的准确性和科学性。举例来讲，对于新学期刚入学的学生，要根据学校录取名册对其个人信息进行认真核查，避免出现冒名顶替的情况；同时学校要对学生进行统一培训之后，再开始进行学籍材料的填写工作，确保材料内容书写的规范性和准确性，避免出现书写错误或者涂改的情况。

四、高校档案室在学历学位认证中担当重要角色

学生学籍信息由学校学院、教务处或者相关指定部门生成，在学籍信息内容收集完整后再与档案室进行交接工作，由档案室中的专业人员经手进行整理、核查、编目后，最终形成学籍档案并永久保存。学生的学籍档案室关乎学生在大学在校期间的学习情况、学历学位、奖罚情况等各方面实际发展的原始信息材料。学籍中所记录的信息具有精准度高、真实性强的特点，也是判断学生自身学历、学位以及在校期间各项成绩真实数据的有利依据。学历学位的认真工作同时还需要通过学生所在学校或者培养单位的相关部门对学籍档案进行查询才能够使其得以最终的完成，所以，高校档案室同时也是学历学位认证审查阶段工作的重要承担者。通过利用学籍档案来完成学历学位认证工作，同时也是学籍档案价值的重要体现。

当前，社会中假文凭的恶劣现象逐渐泛滥，假证的种类更是多种多样，其中主要有以下几种：校长姓名、证书编号存在错误的情况以及套用别人的学位证或者毕业证上的编号。高校档案管理人员在对其进行审查时，要将学生个人真实信息与证件上所有的为文字信息进行逐一审核，并且在审核的同时还要确保身边配置监管人员，避免出现徇私舞弊的不良情况。在审核中若发现证件的信息内容有一项与实际信息不符，就可以基本判定这位学生的学历学位信息不属实；若是在审核工作结束后，证件上的信息与实际信息完全符合吗，为了更加安全保障，审核人员还要与学生本人照片进行审核，为防止出现套用他人证件的情况发生。然而在现阶段工作中需要解决的困难是档案室所接受到的证件多是复印件，其中最重要的是照片的清晰度不够，存在照片模糊的情况，在这种情况下审核人员不能够草率判断，必须要求证件持有人重新上交证件。若是身份证上的姓名与证件上的姓名存在差异的情况，应通知证件持有人先进行书面说明具体原因，并去身份证所在地的公安机关办理公正。面对确实查不到的学籍档案，工作人员也不能够轻易下定结论，因为存在档案记录不准或者不完整的情况，这时要通知证件持有人拿原件到档案室进行查证。

同时，在学历认证工作中还存在自考生学历认证的情况，但是即使毕业正上印有监考院校的公章，但这也有可能只是参加过相关培训，本人的学籍档案并没有在该校进行保存，对于这种情况是无法为其进行查证的。对于学历学位认证工作，严格要求高校档案室坚决不能为满足个人盈利为目的进行的，并且也不能够随便接受社会单位对学生学籍信息的相关咨询的要求，要确保学生档案的安全性。档案管理人员在委托书、有效证件以及企业资质等相关材料中鉴别其真实性，所以建议在工作中只接受具有官方授权的、且由本人和专项机构办理的认证服务。在进行认证工作中，档案审核人员必须要认真、严谨，对于认证结果也要谨慎下结论。在回执中也只写“属实”或“不属实”，千万不能随意透露认证内容以外的相关信息。这不仅是档案工作人员肩负的责任，更是在工作中必须要坚守的原则。

五、学历学位认证促使整体要求提高

（一）对高校档案管理工作提出更高工作要求

对于学历学位认证而言，使得高校学籍档案管理的工作要求更加严格。首先在日常工作中，学籍档案管理和其他资料档案的管理有一定的区别，其周期性较长，因此，这也就使得在进行收集学籍档案时具有一定的难度性，同时，也是为保障学籍档案中各项信息资料的准确与完整成为学历认证工作中必不可少的重要条件。为了更好地进行档案管理，高校必须要对档案管理部门提出更高的工作要求，保证在学历认证工作有具有科学规范的资料归档，同时还要对学籍档案中的具体细节进行细化。此外，由于归档档案中的资料内容过于分散，需要对档案管理的各个部门制定具有针对性的工作方式，而且其他职能部门的工作能力也需要进行加强，从而让各部门相互进行工作协调，高质量地完成档案管理与档案归档工作。而且，随着科技技术的飞速发展、全球化程度的加深和信息化水平的提高，以及电子办公设备的普及，这些都在一定程度上为档案管理部门工作的开展提供了有利的技术支持和帮助，为此，高校应进一步增强对档案部门在电子设备投入上的资金支持和管理软件的引进和购买，也可以通过高校与专业机构开展商业合作，进行自主研发。

（二）重视学籍档案管理人员的队伍建设

学历学位认证工作具有较强的严肃性，所以要定期为档案管理人员进行专业性的工作培训，使工作人员在工作中保持严谨的工作态度和高度的责任意识。由于在校的学生数量非常庞大，所以学籍信息也会出现重名、出生日期写错等各种复杂的情况，这些问题在档案人员日常工作的过程中可以说是经常发生，因此，这就需要档案管理人员在工作期间对所处理的文件内容进行严格对待，认真核查文件中的各项内容，避免以上所述的问题在工作中发生。此外，作为一个合格的档案管理人员，首先自身要充分了解并掌握国家教育工作中的相关法律法规以及各种政策内容，其中还包括当下最新出台的有关于教育的政策内容；其次是在档案管理工作中深入了解高校对于这项工作中的具体要求和实施细则，从而确保完整、及时、齐全的将学生的学籍档案进行收集并归档。同时，档案管理人员为跟进社会进步的步伐以及确保在工作中能够更加高效率、高质量地完成工作，应熟练各项信息化技术以及电子设备的操作流程，比如在日常工作中需要使用到的计算机、扫描仪等各项电子设备，并且还要对各种信息处软件的操作方式进行熟练应用，使信息化技术能够更好地提高档案管理工作的效率。

（三）保持兼职档案人员团队的稳定性

学籍档案的工作内容具有周期长、种类繁多、日常工作量大的特点，所以档案工作人员若想完全熟悉这项工作需要花费两到三年的工作时间。如今各院系中的档案工作兼职人员自身所负责的工作内容众多，并且没有进行统一专业化的岗位培训，导致在工作岗位中出现工作人员刚熟悉各项工作就被安排到其他岗位中，岗位人员的更换频率特别高，这不仅不利于学籍档案收集工作的开展和实施，还会影响到档案工作的稳定性。为了确保档案管理人员在工作中的稳定性，高校各院系应指派专项人员对这项工作进行负责，从而减少工作中的事物情况，并且避免收集不准的状况发生。高校档案管理部门还应与档案兼职人员在工作上多加以沟通，定期安排正规的工作培训，树立正确的档案的法律法规意识，提升档案兼职人员在工作中的归档意识，确保档案工作能够“按期归档、依法管档、依章用档”[4]。

（四）加强学籍档案管理人员的法律意识和职业道德素养

高校的学籍档案不仅关乎学校的相关机密，更关乎学生的个人隐私，一旦出现学籍信息泄露的情况，将会给社会以及学籍本人造成不可逆转的严重不良影响，同时更给潜藏在社会中的不法分子制造可乘之机，且危害到了社会的公平公正。因此，高校学籍档案管理人员必须要在工作中秉持着“学法、知法、懂法、守法”的重要观念，只有这样才能够保障在日常工作中不会因为自身缺少对法律的认识，而做出违法和侵犯他人权益的事情。同时，高校学籍档案管理人员在工作中更要严格坚守工作原则，不能因私人关系、为个人谋取利益而擅自对学籍档案进行传阅和泄露，更不能在工作中做出知法犯法的事情。

结语

不管是学位认证，还是学籍档案管理都是高校学生档案管理工作中的两项重要工作内容，二者之间的关系是相辅相成，同时又是相互促进的关系。要想保证学历学位认证工作可以更加顺利开展和实施，那么这就需要学籍档案的真实性。学历认证管理工作是一项非常重要和严谨的管理工作，在日后的实际管理工作当中，因此，相关工作人员和管理人员一定要对学籍档案的重视力度和关注力度进行进一步的加强，需要将原始凭证的作用在日常工作中充分发挥出来，同时更叫注重档案资源方面的开发和利用工作，从而不断提高管理工作效率和工作效力，实现学位认证工作能够得到顺利的发展和实施。