浅谈档案管理的信息化

郜尚义 （内蒙古自治区地质环境监测院 010020）

浅谈档案管理的信息化

郜尚义 （内蒙古自治区地质环境监测院 010020）

档案管理信息化就是在档案管理的过程中采用信息化的策略与手段来改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。本文将从档案信息化的必要性入手，对档案信息化的意义进行分析，并对信息化建设中的鲜明特征作出研究，最后提出在档案管理信息化建设的几点策略。

档案管理；信息化；意义；特点；策略

在我国对于企业、事业以及其他用人单位来说，“很多员工的信息都是通过档案的方式将员工个人的基本信息进行保留的，随着经济的发展以及社会的进步该资源越来越受到单位的重视。由于科学技术的不断发展，很多现代化技术以及数字化技术被应用到信息管理方面，通过这种方式很多客户的信息得以迅速的流传，这对传统的管理方式来说是无法想象的，这种服务效率也是传统服务所不能触及的，将档案信息进行现代化管理，很多用人单位很容易就能将客户的基本信息调用出来，这样很多企业、事业乃至众多用人单位很方便的就能找到自己所需要的人才，从而给单位带来更高的价值及利润。于此同时，这也是将档案信息化管理的基本目的。档案信息化管理所涉及的建设是多方面的，除了最基本的设施建设之外，还包括信息的收集、系统的筹建、管理人才的培养等众多内容。

一、档案信息化的必要性

在我国，以往传统方式对档案信息挂表管理的方式很大程度上不能满足需求，因为档案的管理本身是持久性的吧，而非短暂性；传统档案的绝大多数都是以文件、图纸等方式进行保存，这种保存方式极易受到储存环境的影响，天气，外部环境以及本身保存材料都具有不确定性，这给储存单位带来了众多不便，不仅如此，不但不能达到之前储存的目的，而且还会造成大量储存经非农的浪费，这些问题的产生严重造成了资源浪费。进入现代以后，由于网络化现代化的引入，很多信息利用专用的机器就能将所收到的信息进行保存，这种方式不仅能够快速地将信息进行保存，而且相比以往传统保存方法，现代化管理方式储存的周期持久，储存量较大；不仅如此，调取信息也更加的方便，服务效率也更加得高。尽管档案信息化管理有众多优势，但是也有不便之处，这种方式的管理造成很多信息的真实性难以得到确定，目前并没有什么软件能够快速核实信息的真实性，这方面有待完善提高。

二、档案信息化的意义

1.档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体实现

档案信息化是一个巨大的系统工程。在整个系统工程里涉及到很多方面，包括工、农、商、服务、科技、专利等等，所涉及的领域是广泛的。在整个系统里除了最基本的信息收集之外，还包括现代化的普及、网络数字化的引用、信息管理人才的培养以及相关文件的建设和完善等众多方面。在这个系统工程的建设中，一部分原因是由于现实发展的需要，另一部分原因是国家战略的部署，这方面是很重要的因素。

2.档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合

所谓档案信息化，从本质上来说，“就是信息储存和需求二者的相互融合”；通过二者的结合达到保存和即用的目的。现代社会由于很多先进技术的引入，极大地丰富了管理手段，一定程度上带来了信息管理的变革。但是，无论手段如何丰富变换，其最终目的都是一样的，都是为了满足信息的储存及利用。

3.档案信息化是一个不断发展的动态过程

随着信息技术的不断发展，技术手段和技术环境不断变化，不同时期，档案信息化建设的目标、任务和要求是不同的，但在某一时期特定的社会环境下，受制于技术、经济条件和人文基础，我们设定的档案信息化目标，确立的档案信息化建设任务却是现实的、具体的，并相对稳定的。在动态变化的背景下，档案信息化建设的目标不可能一步到位。

4.档案信息化涉及信息技术和人文环境两个层面，具有十分丰富的内涵

如前所述，档案信息化是现代信息技术手段对管理目标的支持，因此，技术、管理以及作为其社会基础的人文环境在档案信息化过程中始终交织一体，使档案信息化建设具有了不同于传统档案工作的新的内涵，这从上述对档案信息化的种种界定中可见一斑。

三、信息化建设中的鲜明特征

信息建设中，档案信息化的建设是其最基本的一部分。在信息社会化建设中，很多建设部分的建设力其过程几乎都是一样的，但是档案信息化的建设和其他建设部分相比，具有其鲜明的建设特征，他的不同之处出现在：

1.档案信息所包含的信息内容要绝对属实

在档案信息化建设中，最主要的就是建设其资源，因为对于档案信息化建设来说，其最重要的就是档案信息的真实性，一旦其信息出现虚构，那么整个建设及其管理都是多余的，会造成资源的浪费，而且费时、费力。整个档案信息化建设当中其资源所涉及的领域是非常广泛的，所牵扯的内容量是巨大的，一旦在信息资源这个环节出现了问题，那么对于整个信息化建设做的都将是无用功。

2.必须保证信息的安全性

之所以要对档案进行信息化建设，主要原因就是要为社会需求提供资源服务。在这个系统工程建设中，利用最多的设备就是互联网以及电脑设施，通过电脑档案信息很方便就能够进行扩散，而且还迅速的，传播性较好，尽管如此，相对于传统的保存方式也有其弊端，以往信息的保存不易受到破坏，现代进行的档案信息化建设里，档案信息极易受到其他诸如黑客或其它软件的攻击窃取甚至篡改。所以在档案信息化建设之前，首先要对其信息进行确定，只有在对其信息进行确定之后，整个信息化建设的进行才会变得有意义。

3.建设时间周期长，是一项长期的系统工程

政治传统延缓了档案信息化建设的提出，传统的社会经济使档案信息化缺乏应有的经济动力，档案意识的淡薄使档案信息化缺乏了应有的精神动力，尽管当代社会环境为档案信息化建设提供了良好的社会基础，有着独到的"天时地利人和"，但档案信息化建设与政府其他的信息化建设比较，存在着明显的不足与落伍，甚至是滞后，欠帐太多，受财力、技术力量等因素不同程度的影响，注定档案信息化建设时间周期长，必须采取分步实施和边开发边利用原则，将信息化工作稳步推进。

四、档案电子信息化管理的对策

档案信息化建设中，这个建设过程具有不确定性，甚至存在严重的安全隐患，并且一旦离开网络，整个信息就无法显现。对于这些不利环节提出以下建议：

1.建立并健全档案信息化管理机制

首先，在档案信息化建设中，要把其建设作为一项系统工程进行建设，将整个建设纳入国家发展布局或国家战略当中，只有这样才能够引起足够的重视，进而促进档案信息化的建设。

其次，在档案信息化建设中，必须建有专门的管理机制以加强对其的管理和监督。同时培养专业的管理人才，并且设有专门的机构对从事档案管理的人员进行相关业务培训。

最后，建立健全档案利用条例，一方面保证档案信息能够及时更新，另方面保证档案信息足够属实，只有这样才能够最大化的为用户提供服务。

2.加强管理团队的建设

加强团队建设，首先要做到意识上的觉悟。从事档案管理人员必须爱岗敬业，必须具有职业操守，并且经常接受观理机构对其进行的业务培训，以确保其业务精通、熟练，只有这样，所从事档案管理的人员才能够更好地为广大客户服务，从而提高其服务效率。

除此之外，要对档案管理人进行职业考察以及培训以提高其服务素养。档案信息化建设当中应用最普遍的机械设备就是电脑、网络，因此在建设过程中要加强多业务人员的技能培训，助其适应网络化的应用。

3.加强档案信息化基础业务建设

首先，建立一个完善的规章制度体系，对文件的产生到永久保存（或销毁）的整个过程都要进行全程管理，制定系统运行安全管理和电子文件管理制度等。

其次，加强电子档案管理。要拓宽电子档案的收集整理范围，严格执行归档制度和操作规程。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，浏览文件的过程必须在有效的监控下进行。

最后，在内部信息化网络和外网之间，设置相关隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一，以确保电子档案的安全性。

五、结语

档案信息化系统工程作为国家战略中的一部分，整个周期是持久的，而非短暂性，季节性的；所在对档案信息进行管理的时候必须把它作为一种使命去传承下去，并且在整个系统工程里不断引入最新科技成果以丰富储存手段，只有储存方式丰富了，档案管理人员的服务水平才会提高，达到更好地为人们服务的目的，从而实现该行业、该领域健康的发展。

[1]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究，2011（1）.

[2]薛云.站在新的历史起点上努力推动全省档案事业科学发展[J].兰台内外，2011（1）.

[3]路萍.企业档案信息化建设研究[D].湖北大学，2014.

[4]王小兰.“十二五”期间国家档案资源体系发展战略之我见[J].中国档案，2011（2）.

[5]朱梁靓.档案部门“三个体系”建设的理论与实践价值研究[D].郑州大学，2012.

[6]赵广琴.基于知识管理下企业档案的开发利用[J].广东档案，2010（04）

[7]何嘉荪，史习人，章燕华.后保管时代档案学基础理论研究——简评文件构成要素论[J].档案学研究，2010（1）.

[8]梅凡.档案电子化关键技术在贵州省征管档案管理系统中的应用[D].湖北大学，2014.

[9]朱丽梅.档案信息化建设的绩效评价研究[D].华南理工大学，2014.[10]刘建霞.包商银行档案信息化建设研究[D].内蒙古大学，2013.

[11]雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进[J].实用医技杂志，2006（7）.

[12]李文莉.档案信息系统在网络中的安全[J].机电兵船档案，2002（4）.