事业单位档案管理工作之浅析

摘要：在信息化时代，事业单位的档案管理工作也要与时俱进，不断创新，既要看到自身存在的缺点和不足，同时也要实现自身与数字化接轨，实现档案资源的价值最大化。

关键词：事业单位 档案管理 创新

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。随着时代的进步、科技的创新以及信息化社会的到来，对档案管理工作的要求也越来越多，无疑也给档案管理工作带来诸多挑战。然而，就事业单位目前的档案管理状况来看，已经和高速发展的信息时代相脱节，不能满足事业单位发展的实际要求。所以作为事业单位档案工作的管理者，不仅要认识到自身存在的问题，也要提高档案管理工作的创新意识。

一、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理工作不重视

很多事业单位都把档案管理工作放在最末等地位，任用的工作人员大多是临退休人员或者是临时工，而这些工作人员又因为缺少专业的档案管理知识，导致出现了一系列档案管理不规范、重要材料分散不集中、档案流失的现象。这些状况的出现不仅违背了事业单位档案管理的原则，还造成了资源的巨大浪费。

（二）档案管理的设备陈旧

由于对档案管理工作的不重视、资金的限制等原因导致许多事业单位的档案部门设备陈旧，把一些重要的档案资料随意堆置在库房，导致许多陈旧但重要的档案破损、遗失，造成档案的断档、缺失等现象。

（三）档案资源的利用率不高

正是由于事业单位档案管理的设施落后，也造成了事业单位档案资源开发利用效率不高的局面。有些事业单位认为只要档案不破损、不遗失即可，而忽视了档案自身存在的价值。档案本身便是历史的记录者，也是国家和单位的重要历史财富。我们可以从档案中窥探它的价值和对日后发展的启示。因此，事业单位档案管理部门更应该认识到这一点，并合理地利用这一特点，更好地发挥档案自身的价值。

二、事业单位档案管理的新思路

（一）提升事业单位对档案管理工作的重视程度

事业单位应该主动改变落后的思想观念，提升对档案管理工作的重视，随着信息技术的发展，事业单位应该看到落后的档案管理模式已经无法适应和满足信息化社会的需求。应该利用高科技手段使旧的纸质化档案转变成电子档案，建立专门的数据库，从而提高档案的使用效率，同时也可以提升档案管理工作的质量。

（二）事业单位应重视对档案室的建设

隨着时间的推移，事业单位的档案会越来越多，如果原有的档案室面积有限，势必要对档案室进行扩建。档案室必须保证是一个独立的空间，要通风、干燥、远离易燃易爆物；配备高科技软件，真正意义上实现档案管理的电子化、数字化；提高档案室的利用率，提高档案的利用价值。

（三）提升事业单位档案管理人员的专业素养

事业单位首先要加强对档案管理工作的重视，同时也要安排专业人才从事档案管理工作。这种专业人才不仅能掌握先进的档案管理知识，同时也会优化档案管理的职能，使档案资源发挥其最大的价值。同时事业单位也要加强对专业人才的定期培训，不断强化自身的专业技能，以此推动事业单位档案管理人员为档案管理工作做出更大的贡献。

三、强化事业单位对档案管理信息化职能的转变

在当今信息化时代，为了提高工作效率，档案管理工作应与信息化社会接轨，这既是事业单位档案管理工作的新需要，同时也是信息化时代下实现档案管理工作与时俱进的必然要求。

（一）利用大数据，创建事业单位档案管理云共享

大数据时代的到来为传统的档案管理工作提供了机遇和挑战，一方面加速了事业单位档案管理人员由传统的纸质档案检索、保存转变为电子化、数据化的过程。而这一过程的实施无疑对档案管理人员的业务能力提出了更高的要求，所以加强事业单位档案管理人员的培训是十分必要的。另一方面，对事业单位档案管理工作提出了更高要求，既要有合格的硬件设施，更要有过硬的软件技术支持。具备了这些条件，不仅有利于事业单位档案的管理和保存，更有利于事业单位人员构建以及档案资源的共享，使档案管理工作发挥其更大的价值。

（二）促进事业单位档案管理智能化

利用先进的技术对纸质档案进行电子化、信息化、数字化的处理，并为档案建立数据库，采用高科技手段，使档案的检索、存储、共享等更加智能化，这样不仅可以节省在查找档案过程中的时间，同时通过资源共享，大大提高了档案管理工作的效率，也更加有利于不同事业单位之间档案资料的流转与调动。

在当今信息化时代，大数据的出现无疑为档案管理工作赋予了新的时代特点，作为事业单位档案工作的管理者和执行者更应该与时俱进，与之有机结合，才能加快档案管理工作快速发展，提高档案管理工作的效率，提升事业单位档案管理工作的服务质量。

参考文献：

[1]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究，2015（03）.

[2]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）.

（作者简介：谢泽，男，本科，东丰县财政局，助理馆员，研究方向：档案管理〈财务档案〉）（责任编辑 刘冬杨）