中学档案管理现状及对策初探

杨 萍

(云南大学档案馆 云南 昆明 650000)

中学档案管理现状及对策初探

杨 萍

(云南大学档案馆 云南 昆明 650000)

中学档案管理工作是一所中学的重要工作之一,是各级中学制定各项政策和规章制度的依据,在整个办学过程中起着记录、辅助、保证的作用。做好档案管理工作对办好一所中学至关重要。本文主要对中学档案管理工作的现状和及对策进行一些阐述和分析。

中学；档案管理；现状；对策

中学档案是广大教职工在长期的教学工作、学校管理及其他各项工作和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文件材料，它真实的记录着过去，承载着未来。中学档案工作是教育事业的重要组成部分,是研究、改进、提高教育质量的不可缺少的方面。中学档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是反映学校各项工作规范化、科学化的重要载体，对提高教学质量具有十分重要的意义。

1 中学档案管理工作的现状

1.1 大部分中学领导对档案管理工作不重视，认识不足，更认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用和意义，“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”是现实的真实写照。

1.2 档案管理人员缺乏。多数学校没有专职的档案管理人员，现有的档案管理人员一般都是兼职的多，且水平不高，跟不上发展的需要。

1.3 硬性条件差。不少学校没有专门的档案室(柜)，不具备保管档案所要求的通风、防潮、防霉、防盗、防火等基本条件，档案材料随处散放，保管设备不齐全，直接影响着学校档案的保管和使用效果。

1.4 档案收集不完整。表现为多头存放、多家管理、收集不及时或拒交等，流失较多。

1.5 档案载体结构单一、管理落后。受软、硬件的制约，许多中学的原始档案多为纸质档案，电子、音像、磁盘等介质的档案很少；随着我国科学技术的日益提高，各个行业开始向信息化发展，多媒体信息技术也被引入很多学校的课堂教学中，但是却很少看到信息技术应用到档案管理工作中，使档案管理工作落后于时代的发展。

1.6 实物档案资料严重缺失。大多数人对于档案管理工作的理解是对一些文字资料的归档管理，事实上这是一种片面的认识，档案中还包括一些实物，这些实物资料也很重要，实物的意义甚至远大于文字的描述。目前很多学校在编写校史纪念册或者建设校史陈列室时经常遇到一个问题，那就是学校档案中的文字资料能够满足要求，但是实物资料、历史照片等远远达不到要求，且这些实物资料的缺失是无法通过简单的方式弥补的，可见实物档案的不可替代性。

2 做好中学档案管理工作的几点对策

2.1 以法管档，以法治档。中学档案管理工作要以档案管理的规章制度为依据，这也是档案法律法规落实到具体的中学档案管理工作的关键。学校应该把《档案法》和各学校档案管理暂行办法等相关规定与学校的实际情况结合起来，制定出详细的、切实可行的管理规章制度，然后由各级档案管理人员将该规章制度运用到实际的工作中。在制定管理规章制度时，一定要把切合实际的奖惩机制添加进去，以此来调动档案管理人员工作的积极性和主动性。

2.2 要有强烈的立档意识。要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。把学校在各类工作中形成的全部档案集中统一管理,完善档案的收集、管理、利用制度，做好档案管理工作。

2.3 加强档案管理人员的职业素质。档案管理人员的管理理念和管理模式的落后，是中学档案管理工作停滞不前的原因之一，对档案管理人员进行培训，增强他们的法律意识和职业素质，实现用法律来指导档案工作和专业的手段来管理档案，所以中学档案管理人员，要努力学习，不断更新，采取多种渠道扩大资料来源，加大对档案资源的编研力度，提高自己的服务精神，改善工作方式，使中学档案管理工作更加规范化和科学化。

2.4 有计划的逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化。即尽量采用计算机、信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案管理的信息化水平。因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础，特别是计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。应为档案管理人员提供网络技术的培训，使其掌握电子档案的使用技巧，学会电子存储、分类、检索、保护和利用这些电子档案，保证档案的安全性和可靠性，适应现代化管理的需要。

2.5 树立现代化管理意识。提高学校全体教职工对档案管理工作重要性的认识，是做好学校档案工作的前提。因此，教育主管部门要把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入日常检查、学期常规考核中。各学校要切实加强对档案管理工作的领导，至少要确定一名副校长分管此项工作。要经常组织广大教职工认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义做法，扎扎实实地抓好学校档案工作。规范档案建设工作。应选派思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律和较强业务能力的同志负责档案管理工作，并制定相应的学习培训制度，有计划地培养档案管理方面的专业人才，逐步实现中学档案管理人员专业化、固定化。

2.6 建立联系，分类归档。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，按月或按学期收集、整理、立卷、归档。在整理过程中，应着重收集本学校形成的文件资料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料等方面的材料。每学期档案资料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按时间、分类别分别整理归档。

总之，做好档案管理工作对中学办学至关重要，事实证明，只要努力把学校档案管理工作做好、管好、用好，就一定能够发挥档案不可替代的应有作用。新时期要努力做好中学档案管理工作,实现管理规范化、信息化、科学化，使中学档案管理工作发挥自己的实际作用，更好地服务于师生、服务于学校。

[1] 向立文，馆藏档案信息数字化建设可持续发展应坚持的几个基本原则[J]，档案学通讯，2012年01期

[2] 傅双双.我国档案信息资源管理中的问题和对策.苏州大学档案馆.215021.

[3] 张明嫣.加强教学科研档案的管理和利用[J].兰台世界，2004(9)

杨萍(1965-)，女，回族，云南昆明人，中职，大学本科，云南大学档案馆，研究方向：档案、文物。

G271

A

1672-5832(2016)12-0282-01