浅析信息时代档案数字化管理的意义与策略

摘要：随着科技的进步及网络的发展，我们已经进入到信息时代，在思维方式、工作方式上都要进行改变。档案管理工作，在信息时代也必须要做出应对，才能适应时代的发展需要。本文主要针对信息时代档案数字化管理的意义及策略进行分析，希望对档案管理有所启迪。

关键词：档案管理 数字化 策略

一、档案数字化管理的意义

档案数字化管理是信息时代发展的必然要求。随着信息时代的不断发展，各行各业都逐渐融入到互联网平台之中，整个社会的方方面面都必然要接人互联网。随着通信技术的进步，物联网也逐渐成为现实。在档案管理方面，采用计算机技术进行数字化管理是时代的进步，也是大势所趋。只有进行档案数字化管理，才能在网络上有效传递和利用档案信息，发挥资源的作用，才能融入信息时代的快车道，适应信息社会的发展。档案数字化管理可以及时、准确地为利用者提供系统、全面的档案资料，在加强科学研究、普及科教知识、服务社会中发挥巨大的作用。

（一）提高经济效益方面的体现

过去的档案管理，都是以纸质档案为载体，需要大量的人力、物力来完成管理工作，管理成本相对较高，而且需要占用很大的空间来进行保存。查阅调用文件时，要反复进行复印，在人力和资源方面管理成本高，资源浪费严重。

（二）提高工作效率及时效l生方面的体现

传统的档案管理工作，需要人工整理、登记、归档，工作环节多、周期长，缺乏时效性，效率自然不高。而数字化管理档案，通过新技术、新方法和新手段，一切都是在网络上进行。中间环节可以大大省略，勞动强度降低，档案整理的周期大为缩短，工作效率大幅提升，而且信息及时准确。同时，档案调阅也变得非常简单。过去，档案管理人员整天在档案堆里穿梭，而现在直接坐在电脑前，或是手持智能设备就能轻松调阅所有资料。

（三）在保护档案文件方面的体现

过去的纸质档案，在查阅调用时往往要对原件进行无数次翻动，很容易对纸质资料造成损伤。而采用数字化管理后，所有档案都转为电子档案，更加安全可靠，调阅时也不需再动用原件。这对保护一些长期的档案材料具有深远的意义，而且电子档案也避免了对部分纸质档案进行涂改的可能，起到了保护作用。

二、创新发展数字化档案管理技术的策略

（一）做好档案信息电子文档的处理

档案的数字化管理，首先要对纸质档案资料进行电子文档的转换。所以，必须要采用科学的方法进行电子档案文档的归档工作，要严格遵循归档程序，在归档过程中要做好安全防范工作，避免电子档案的丢失，要进行多次备份；同时，安装防火墙，确保电子档案的安全。在电子文档的管理过程中，要充分利用现代科技。在电子档案的处理方面，可以对档案信息的处理方法进行扩展，如无线设备、移动设备、物联网技术等。对数字化档案管理技术进行丰富，增加档案信息的处理方式。这不仅能提高档案的管理效率，还能提高档案数字化的管理质量。

（二）做好档案信息的存储和应用工作

网络技术的发展日新月异，硬盘存储提供了海量的存储空间。但云计算、网络硬盘、固态硬盘及液态存储技术扩大了数字化档案的存储空间及存储方式。所以，要充分利用新技术来完成档案的存储工作，在数据采集、信息备份、档案资料的恢复等方面进行深入研究，利用新的存储方式解决档案的数字化管理工作。在电子文档格式的制定上，尽可能采用通用的格式，形成通用的电子文档。这样才能使数字化的档案具有通用性，便于应用，满足社会的需求，发挥电子文档的真正价值。

（三）做好档案资料数字化工作

档案资料的数字化，是在物联网技术支持下发展起来的新的技术。在物联网中有RFID技术（电子标签技术），这种技术具有无线通信的识别能力，也就是通过无线通信，对标签进行识别。在档案管理中，这种技术可以对原始纸质档案进行信息录入，然后再通过标签的光学及电子识别，瞬间提取出档案的所有信息。如档案资料的存放位置、号码、名称、归档情况等，不用手动就可快速、准确、高效查找。电子标签技术可以远距离感知，不用接触、易操作、适应性强，是现代档案数字化管理中比较成熟、高效的技术。

三、结语

档案数字化管理是信息时代发展的必然要求，只有档案管理数字化才能适应时代的进步。但在数字化管理的过程中，仍然离不开档案管理的基础性工作，只有扎扎实实做好档案管理的基础性工作，才能确保档案信息资料的严格、准确、全面。档案管理人员要不断地学习和进步，了解掌握信息时代的特点，加强科技学习、管理研究及熟练操作技术。这样才能在信息化时代的大潮中，胸有成竹地全面管理和科学化操作档案管理技术，提高档案管理工作质量，实现管理技术和档案工作的创新型发展。

（作者简介：王磊岩，女，本科，辉南县团林镇文化站，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）