信息化背景下高校教学档案管理方式转变研究

刘静 章倩倩

内容摘要：随着信息技术的快速发展，当前我国高校的教学档案管理模式等已不能完全适应时代发展的需求。各高校纷纷以信息化理论为基础，实现教学档案信息化管理，但受长期传统观念等因素影响，当前高校教学档案信息化管理现状不容乐观。本文分析了目前我国高校教学档案信息化管理现状，提出信息化背景下转变高校教学档案管理方式的方法途径，促进高校教学档案信息化管理。

关键词：高校教学档案管理 信息化建设 转变

信息化是人类发展历史进程中的第三次重大革命，教育体制改革使高校教学档案管理工作内容方式发生了巨大变化，受传统教育体制观念的影响，当前我国高校教学档案信息化管理中出现多种问题，影响了高校教学档案管理的效率。因此，高校必须加强对教学档案信息化管理的重视，推动教学档案信息化管理发展。

一.相关内容研究

教学档案是在教学管理实践活动中形成的全部档案，是对教学活动的客观反映与总结。随着科技的发展与高校教育体制改革，使得高校教学档案内容更加丰富。高校教学档案对学校教学工作的考评起到重要作用，是教学活动管理总结经验的重要参考资料。

信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工农业社会向信息社会演变的动态过程。我国学术界对此进行了较长时间的研讨。1997年，首届全国信息化工作会议召开，将信息化定义为培育发展以职能化工具为代表的新生产力造福社会的历史过程。美国的档案信息化管理利用方面发展起步较早，其档案管理機构分为国家档案馆及各地分馆组成的联邦档案管理机构和由各社会机构自行设立的档案管理机构。美国档案管理体制中包括分散于各地机构的文件中心，其档案、图书、资料的一体化管理模式使美国档案信息化建设位于世界前列。

70年代末我国档案界开始尝试使用计算机进行档案管理，80年代中期，国家逐步出台档案编目与机读目标制作方面的规范标准，推动了机读目录数据库的建设发展。21世纪以来，电子政务发展迅猛，国家相继出台了一系列的档案信息化建设制度。信息化建设事业全面展开。现代信息技术在国民经济社会发展中扮演重要的角色，高校档案必将随着人类进步不断发展，传统的档案管理模式受到严峻的挑战。

随着信息化时代的发展，信息技术的广泛应用为高校教学档案管理提供了有力条件。档案信息化管理是一种现代信息化档案管理技术。将原本纸质档案转化为电子数据存储，以方便不同部门间的档案信息传递。档案管理的信息化建设依托于计算机技术发展，基于计算机处理数据功能进行档案信息存储处理。随着计算机技术的发展档案管理信息化水平不断提高，提高信息化管理必须建立数据信息计算存放相关规章。

要实现高校教学档案的信息化管理，首先应构建完备的档案管理体系，制定完善的电子档案管理制度，不断提高高校档案管理水平。使高校档案信息化管理更加规范高效，其次要建立完善相关档案管理安全制度，保障档案管理信息化安全。第三要加强信息技术建设，实现高校档案信息化必须依靠技术支持。要加强对档管人员的专业技能培训，促进档高校案管理信息化建设发展。

二.高校教学档案信息化管理的意义

在高校教学档案管理中运用现代信息技术使传统教学档案工作为现代管理手段代替，档管人员通过运用计算机进行档案立卷等工作，打破了传统教学档案管理模式。传统的查阅方式要到相关档案保管部门进行纸质档案查阅，高校各部门职能不同，会对教学档案信息进行多次重复查阅，降低了高校档案管理工作效率，浪费了大量的人力时间资源，加速了纸质档案的磨损。推行高校教学档案信息化管理，实现教学档案信息的储存索引数字化管理，可以降低教学档案原件利用率，减少教学档案原始材料的人为磨损。

高校档案工作综合性较强，其较一般档案部门具有更繁多的档案类型。需更高效更科学的信息化手段进行管理，因此，高校教学档案管理必须加快信息化建设步伐。

传统的高校教学档案管理重藏轻用，信息时代的今天社会对信息资源的利用提高了要求。高校教学档案工作者必须积极改变传统的档案管理理念。主动为学校社会提供利用服务。

目前大多高校教学档案工作仍沿用传统的管理方式，相关管理部门以纸质档案保管为主，部分高校实现了网络化，但网络上较少传输教学档案信息资源，必须优化高校教学档案管理手段，以增强高校教学档案信息化管理效果。

信息化建设在高校教学档案管理工作中的应用现代信息技术，使教学档案工作管理环境发生巨大变化，高校管档人员原有的专业知识技能已不能适应时代发展的需求。因此，高校档管人员必须学习掌握运用现代信息技术进行档案管理知识技能，提高档案管理效率。

三.高校教学档案信息化管理中存在的问题

我国高校教学档案信息化管理经多年探索发展，取得巨大进步提升，当前高校教学档案信息化管理中仍存在一系列问题。究其原因，高校教学档案管理部门管理观念陈旧，社会服务意识淡薄，管理技术手段落后等问题为其主要原因。

1.随着现代信息技术的广泛应用，人们开始加强重视档案信息资源的利用，受传统管理思想的影响，高校主管教学档案领导对其重视不足，管理工作者思想观念落后，教学档案管理工作被动，管理人员较少积极主动收集相关教学档案，优化档案管理模式，阻碍了高校教学档案信息化管理的发展。

2.目前我国高校教学档案管理仍沿用传统的封闭管理方式，教学档案仅供相关部门及本校师生使用。教学档案提供利用是档案部门与学校社会的联系桥梁。传统的管理模式不能很好的服务于高校档案管理。要激发教学档案信息化管理生机活力，必须转变封闭的教学档案管理方式。

3.经费是教学档案信息化管理的基础保障。部分高校领导对教学档案信息化管理重视不足，导致教学档案管理办公条件欠佳，设备陈旧，从而影响了教学档案信息化管理的顺利开展。

4.实现教学档案信息资源共享的重要前提是高校教学档案管理标准化。因社会历史等因素影响，目前我国高校教学档案管理部门的管理工作缺乏规范标准，制约了高校教学档案管理的信息自动化发展。要从高校档案管理的未来长远发展考虑，加强高校教学档案信息化管理的规范性。

5.快速实现高校教学档案信息化管理的关键因素在于管理人员的专业素养。管理人员应掌握一定的现代信息技术，具备较高的专业知识能力。当前很多高校教学档案管理人员缺乏现代技术的应用能力，对计算机系统程序数据管理等方面存在一定不足。

四.转变高校教学档案管理方式的策略

1.加强对信息化管理的重视

信息时代的发展为高校教学档案管理工作注入了新的活力，为适应新时期高校改革发展需求，高校应重视加强对档案管理人员队伍的技能培训，不断提升教学档案信息化管理水平。高校教学档案信息化管理需相关管理部门及人员树立现代管理理念。运用现代化信息技术手段进行教学档案管理。在转变传统的管理观念时，要积极引进现代档案管理理念，加强对教学档案信息化管理的宣传力度，适时将教学档案信息化管理工作进展情况向领导汇报，为推动教学档案信息化管理奠定基础。促进高校教学档案管理信息化发展。

2.优化高校教学档案管理方式

目前高校教学档案管理思想手段等方面存在许多问题，高校必须加强对档案信息管理的标准化建设。将高校教学档案信息化管理建设纳入到高校档案事业系统中，发挥国家档案管理标准要求对高校档案管理的指导作用。

加强高校教学档案管理标准化，首先要统一档案信息的输入格式，代码符号等基本要求。 在高层次上制定档案管理的相关标准规范制度。确保高校行政部门及档案部门对教学档案进行科学系统的管理，以便更好为高校教学及社会发展服务。

3.加强高校教学档案信息化管理

高校教学档案信息化管理基礎是加强对相关硬件标准建设，目前市场上的档案管理软件繁多，各软件开发水平不同，不少档案管理软件在功能设置方面存在缺陷，高校教学档案管理部门应选择标准化的教学档案管理软件。文档一体化管理是将前端控制理念与全程控制思想运用于电子文件管理中，从整体上对文件信息与档案信息进行组织控制。

教学档案信息管理系统要汇集所需信息数据，通过网络检索教学档案提高档案查阅效率，高校教学档案信息化管理系统应具有一定的灵活性。以便对高校教学档案信息进行动态管理，高校各相关部门可形成有参考价值的文件。将原有纸质教学档案原件存储到服务器，提高了传统的档案管理效率，方便档管人员查阅管理教学档案。

高校传统的档案管理模式下，管理人员要对教学档案基本情况进行统计，超期档案催还等工作。教学档案管理工作较为繁杂。应用标准化的教学档案管理软件，可随时对系统存储的数据进行统计，提高档案管理工作效率。

4.提高高校教学档案管理人员专业素质

要实现高校档案信息化管理，必须提高高校教学档管人员的职业道德素养，造就适应教学档案信息化管理需求的专业人才队伍。教学档案涉及到教学检查，人员素质评估等工作，档案材料关乎师生的荣誉。高校教学档案管理人员要具备良好的职业道德修养及较高的责任心，按时统计分类归档，确保学籍材料真实准确。

当前高校档案信息化人才形势较为严峻，加强档案管理人才队伍建设是高效档案信息化建设的基础条件。当前高校中缺乏专业的档案信息化管理人才队伍，影响了高校教学档案管理的现代化发展。高校档案管理部门应加强对档管人员的培训教学工作，提升其信息素养与现代信息技术的应用能力。档案管理人员要主动收集了解综合教务管理系统，将档案管理思想方法融入到系统设计中。积极了解目前学校运用的综合教务管理系统，关注电子文件归档前的管理模式及运行特点，对归档后的数字化档案实施有效管理。

参考文献

[1]高寒.高校学籍档案信息管理系统研究与实现[D].南昌航空大学，2018.

[2]陈健民.基于信息化时代背景下的高校档案管理工作研究[J].济南职业学院学报，2017（05）：122-124.

（作者单位：海军士官学校教研保障中心教学档案室;海军士官学校教研保障中心图书馆）