大数据背景下医院人事档案管理的策略

许晓文

（菏泽市传染病医院，山东菏泽 274000）

大数据时代的来临不仅仅让人们的生活模式发生了改变，也转变了人们的工作方式，尤其是医疗卫生系统，正在促使医疗卫生领域迎来信息管理的重大变革。在医院管理体系中人事档案管理是非常重要的环节，其管理水平对于医院长期的发展有着非常重大的影响，可以说完善和优化医院人事档案管理是医院未来发展的有力保障。但是在实际的人事档案管理工作中，由于领导及人事档案管理人员的管理观念与方法落后等原因，管理工作并没有跟上大数据时代的发展，缺乏足够的信息技术支撑，导致医院人事档案管理工作无法满足创新发展要求，因此，医院需要融入新兴元素，优化管理模式。

1 大数据对医院档案管理工作的重要意义

1.1 促进医院人事档案管理信息化进程

随着医院新增大量工作人员，医院面临的信息处理压力也与日俱增，而传统的人事档案管理模式已经远远跟不上时代需求，因此，医院需要融入新的技术手段来对传统的模式进行升级，从而满足目前的档案管理需要。大数据是在云计算与互联网信息技术发展之下产生的，不仅能够快速处理庞大的信息数据，还能够通过诊疗网络平台实现对患者就诊信息的快速分析，给医院日常工作带来了极大便利，大数据的运用水平很大程度上代表了信息化水平，因而在医院人事档案管理中融入大数据的运用，能够促进医院档案管理向着信息化发展。

1.2 新时期人事档案管理需要大数据支撑

随着科学技术快速发展，信息的处理和运用效率得到了极大的提高，社会在发展的过程中高效利用信息资源实现开放共享和信息有效整合是当前的主旋律。医院人事档案管理的部门作为信息处理的主要组成部门，根本职能就是提供人事档案信息服务，实现医院人事信息资源价值，而在当下想要实现医院人事档案管理职能，建立方便高效的人事档案管理系统，构建开放、合作、协同、互动的档案管理体系，有效提高人事档案信息的利用效率，离不开大数据技术的支撑。

1.3 大数据可有效挖掘医院人事档案资源

医院拥有的人事档案信息资源非常丰富，在这个数据为王的时代，这些资源无疑是巨大的财富，应该得到深入的挖掘和利用。所以，医院领导层和主管人事档案部门的人员应该转变传统观念，充分对现有的人事档案信息资源进行利用，挖掘数据后深藏的价值，从而使人事档案管理工作得到升华。而人事档案管理部门如果想要完成这一转变，实现档案信息数据的深入挖掘和利用，就需要利用好大数据技术。医院在对人事档案信息进行收集、整理、存储及管理的过程中，应该先通过预处理挖掘出有效数据，然后结合相应的数据分析模型和分析算法平台，分析出当前信息中蕴藏的潜在规律等，也就是基于大数据技术，构建出新型知识服务引擎，从而充分利用人事档案信息资源。

2 大数据背景下医院人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案信息化程度低

目前，医院的人事档案管理模式存在发展滞后的问题，运用的管理方法主要以纸质形式为主，在进行档案信息归档和管理时主要采用手工劳动，这种方法存在很多弊端，比如工作效率低、管理周期长、保密性差，存在人事档案材料丢失的问题等，并且在对信息进行处理时较为繁琐。随着互联网和信息技术的发展，医院部分人事档案管理虽然已经采用了电子化管理，但是受限于软件条件的局限，电子信息技术的作用依然没有得到充分的发挥。虽然电子化办公已经走进医院的人事档案管理工作中，但是信息化水平不高，导致医院人事档案管理模式并没有完全实现纸质为载体到信息化为载体的转变，所以导致现阶段人事档案管理过程中问题较突出。

2.2 人事档案管理工作负荷大

医院人事档案管理工作主要的任务是保存单位的人力资源档案，日常记录、收集、整理、鉴定、储存相关的人才档案信息，录入保存职工工作期间奖惩、晋升、工资报表等材料，另外还有相关的人才管理活动文件资料等。随着医院的大规模发展，人才规模的不断扩大，相应的信息数据量也会不断增加，让人事档案管理工作的压力与日俱增，面对大幅度提高的数据量，传统的人事档案管理模式根本无法满足工作需求，工作人员面临的任务压力和工作负荷巨大。

2.3 人事档案管理人员专业水平有待提高

要想更好地将大数据技术运用到医院人事档案管理工作，专业化的人才必不可少，同以往的纸质管理的状况相比，智能化、信息化档案管理模式的工作难度更大，需要具备的技术水平更高，因此想要推广信息化人事档案管理，就必须要拥有具备良好素质能力的专业人才。现如今，少数管理人员在思想观念上依然没有引起重视，对于信息化技术和知识缺乏学习，在现代化管理能力上存在严重不足，这将对档案管理工作效率和质量产生非常不利的影响。

3 大数据背景下人事档案管理策略

3.1 转变档案管理理念，加强数据运用

大数据正在走进各行各业，在此大背景下，医院人事档案管理想要成功转型，就必须要在思想观念上对大数据技术有充分的认识，并加强大数据的运用。首先，医院领导层应该重视创新观念，积极学习国内外先进的大数据管理经验，在思想上提高认识，引导本单位人事档案管理工作者加强大数据学习和运用，促进人事档案管理工作不断创新发展。其次，人事档案管理工作者在思想上应该积极主动适应大数据环境带来的机遇与挑战，充分利用大数据开展人事档案信息的全面管理工作并进行数据资源的深入挖掘，为医院优化人力资源打下基础。最后，医院应该营造出全员参与的良好氛围，提高工作人员的意识，构建完善的制度，落实责任，从而推动大数据资源的深度开发。

3.2 强化考核培训，提升档案管理人员素质

档案管理人员在档案资源开发的过程中扮演着非常重要的角色，其自身的专业能力和水平会对档案资源开发工作产生直接影响。所以，医院首先应该建立高素质的档案管理团队，要求团队成员掌握档案管理信息化技术，利用完善的培训机制，不断的提高工作人员的档案信息管理水平，结合大数据平台培养管理人员的理论知识和实操能力，优化知识结构，提高学习主动性，避免因操作失误影响数据质量。其次，还应建立完善的人员考核制度，让考核结果和绩效挂钩，通过奖惩手段将管理工作的责任落实下去，从而提高档案管理工作人员的责任意识。在招聘人事档案管理人才的过程中，应该着重考察人员的综合能力，招聘具备复合化信息处理能力的人才，从而满足现代化档案管理的人才需求。

3.3 控制管理风险，确保人事档案安全

在医院人事档案管理中运用大数据技术，档案信息安全是当前尤为关注的问题，为了加强人事档案信息利用，确保人事档案信息安全性，首先，医院需要建立强大的硬件环境风险防范体系，保障信息系统安全、通讯设备安全等，确保设备正常安全地运行。其次，充分利用防火墙，结合网络系统对信息流进行必要的控制，并对入侵情况进行及时监测，及时分析不同的入侵信号，根据入侵检测结果及时进行补救，确保信息系统安全运用。最后，控制系统运行安全，通过病毒扫描及其漏洞修复等措施，加强系统的防护，以控制档案管理风险，保障人事档案安全。

3.4 加强数据挖掘，促进医院发展

医院工作人员在职期间的相关信息需要纳入数据平台系统进行全过程管理，因此人事档案信息需要及时录入档案并更新。除了人事信息记录存档，还可以利用数据系统进行深入的数据挖掘，产生可参考的详细的信息数据，如人事调动、培训情况、奖惩情况、年度考核、考勤、教育及工作经历、职称、薪级等，在数据平台中形成动态的人事信息报告，能够直观地看出医院人力资源状况，通过深入挖掘并利用人事档案信息数据，能够促进医院可持续性发展。

4 结语

人事档案是影响员工晋升、聘任及薪酬等的重要资料，在大数据迅速发展的今天，医院人事档案管理工作中运用大数据极为必要，大数据的运用可以使人事档案管理工作的效率和质量提升，推动人事档案管理信息化的进一步发展。但当下在其运用的过程中，存在着较多问题，如何充分利用大数据做好人事档案管理工作已是医院亟需解决的问题，基于此，医院应该与时俱进，改变传统档案管理观念，充分利用大数据，全面提升人事档案管理工作者的综合素质，并注重信息数据安全，控制好信息管理风险等，只有这样，医院人事档案管理才能更加安全和高效，建立科学、安全、规范的人事档案管理体系指日可待。