如何促进民营企业档案数字化发展

白力宏

（罕王实业集团有限公司，辽宁沈阳 110016）

1 我国现代民营企业的优劣分析

企业规模小，但是其拥有比较灵活的制度，可以随着市场的变化而做出相应的改善；企业初期的发展与企业整体素质不足，难以维持后期的发展；在管理方面没有一个系统的模式，导致管理系统混乱。

2 档案数字化建设的现状以及意义

民营企业档案以及相关民营企业的内部业务信息，其相关职能部门档案管理工作应按照国家相关要求收集并掌握档案数字化的管理技术。随着云计算、大数据、物联网、人工智能、5G 为代表的新技术集群的融合发展，推动着技术范式的转变，对企业档案数字化转型提出了更高的要求，迫使大多数民营企业在各类档案管理工作中，不断寻找新的发展方向和发展方法。为持续企业健康发展，在一定程度上需要充分考虑适应我国的经济战略目标，使其根据适应经济社会转型改革或升级，尽快在短时间内改变传统的档案管理模式。数字化档案管理是企业档案管理的新模式，目前民营企业逐步采取更加现代化、多元化的档案管理服务方式促使民营企业强化档案室(馆)的建立，以便更好的保存档案资料，也能使档案利用服务工作及时、方便地提供给企业各部门，使档案信息利用最大化。民营企业开展数字化档案管理工作不仅可以推进民营企业档案管理部门信息化进程，还能够加强服务体系工程建设，从而达到促进企业档案管理服务工作快速发展的目的。所以，民营企业相关部门应不断加强其档案管理服务工作，并将其作为我国现代化、信息化民营企业体系建设的一个重要发展内容。

3 民营企业档案数字化发展的必然要求

数字化档案管理技术是指各类企业人员利用计算机信息编码处理技术、扫描信息处理编码技术、数字视频编码影音信息处理编码技术、数据库信息管理编码技术、多媒体图像处理编码技术、存储技术等各种专业高新技术，把各种可以作为信息载体的企业信息资源通过信息系统转化成为可以实现数字化的企业档案信息。实现企业数字化档案管理的主要工作目的是为了能够达到充分实现一种整体管理数字化的模式。在企业数字化、信息化的强大推动下，企业在档案管理中相关的信息必须通过实现企业数字化管理才能被互联网连接，从而被充分利用，保证了档案的完整性、永久性和有效性。同时，我国民营企业在广泛应用移动计算机和移动互联网的发展过程中，会产生大量的企业文件，都可以通过数字化实现信息归类，有利于企业最大限度的利用档案实现企业目标。因此，如何将有价值的企业档案资料数字化，并将企业经营者和工作人员管理业务活动中产生的重要档案资料及时归档并进行保管及有效应用，已经成为当前民营企业发展的必然趋势，这将成为企业未来最大的竞争优势。我国民营企业应正视企业数字化的发展，运用数字化档案各种技术优势来更好的进行资源整合，从而提高民营企业档案信息管理方面的综合利用率，进而有效地提高其核心技术的竞争力和扩大其在社会上的经济效益。电子档案流转方便，数字化档案管理明显要优于传统纸质档案，这就为如何促进广大民营企业不断加强档案信息化、数字化建设提出了一个新的技术要求。

由于民营企业档案管理相对落后，档案数字化工作刚刚起步，数字化电子档案的优势未能完全得到充分发挥。一是由于企业管理的电子文件、企业使用到的信息凭证在系统技术处理之前，具有随时间的可变性、流动性等技术特点，其信息凭证原始性和准确性难以得到充分审查和确认。相对比较先进的数字化档案系统，企业数字档案管理系统将对其档案进行优化管理并将其归档，同时把这些电子文件进行管理归档，电子文件管理的技术优势和未来发展的巨大潜能存在未能被企业充分发挥并在档案管理中体现显示出来。二是对民营企业电子文件的广泛使用以及信息安全的巨大隐患担忧普遍存在。企业领导者大多都会认为，数字档案易被篡改、拷贝、利用、删除等操作，计算机病毒和电脑软、硬件故障还会直接使档案数据信息的完整性受到破坏。民营企业由于自身缺乏相关档案管理、计算机信息管理专业人才和先进计算机安全保护技术，难以对数字档案的安全性进行全面防范，因此对档案数字化的数据安全性、保密性没有太大信心。第三是培养相关专业人才。目前，许多大型上市民营企业管理财务档案系统的人员大多数都是由上市公司财务秘书、会计或其他财务人员负责，其已有的财务档案管理知识以及资源管理结构仍然以企业财务档案管理知识资源结构为主，IT 专业技术管理知识比较匮乏。

4 民营企业档案数字化建设的对策

（1）制定方案，完善制度。首先，逐步开展档案数字化建设，制定科学合理的工作方案，包括工作目标、成本核算、技术方法、人员安排、安全管理措施、资金情况、管理制度等内容，按前期制定的方案稳步推进工作。其次，建立和完善数字档案管理制度。大部分企业一般都比较重视纸质档案的保管，对数字化档案和电子档案的保管和利用比较薄弱，建立和完善数字档案管理制度是企业需要解决的问题。数字档案也是档案，具有档案的性质，只是存在于不同的载体上，所以，制定数字档案管理制度要参照传统纸质档案管理制度，在纸质档案管理制度的基础上，对网络安全、设施设备、保密原则、工作流程等进行相关规定，完善相关制度。数字档案系统可以提高检索利用率和速度，实现多层次、多角度的查询档案信息，方便用户查询，提供信息、做了决策。

（2）加大民营企业档案数字化硬件设备和档案管理软件基础设施的资金投入。数字档案是未来信息社会的发展必然趋势，档案数字化加工需要有专门的设施设备。比如，高速扫描仪、计算机、高拍仪、存储设备、备份设备等硬件设备，专业的档案管理软件，数据库、云备份系统、档案管理系统的升级等都需要资金支持。应配备专用场地，对档案资料进行保管，场地应有视频监控等安全管理设施设备，都需要投入相应的项目资金。企业应成立档案管理委员会，每年初对公司全年的档案管理资金需求提出整体的规划，对合理的需求给于支持。构建一个高效、安全的信息化档案管理系统，为企业的更好发展做好服务工作。

（3）切实有效保证网络数字化企业档案信息的安全性。数字档案的产生、存储和利用都是通过计算机网络系统来实现的，离不开计算机平台的支持，所以数字档案的安全取决于网络是否安全，存在潜在的安全隐患。在网络环境下，数字档案信息安全的根本保障在于管理制度和技术的实现。建立流程监管制度，对档案信息的流动进行全程监控，确保有效监管、保存、备份、删除档案信息，对软件访问权限进行分级管理。制定安全保密制度，对数字档案的内容进行密级划分，对访问人员实行权限划分，有访问权限的相关人员要遵守保密制度。企业内部要积极强化计算机安全防范技术、加密技术、身份验证、病毒防治。防止未授权的用户入网，恶意修改数字档案，保证数字档案的准确性。建立健全病毒防治体系，要从计算机技术和制度双向采取有效措施。

（4）加快档案专业技术人员的队伍培养和人才引进。应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务、计算机业务、财务业务的专业人员。建立培训机制，定期对相关人员进行业务培训。邀请行业专家，举办数字档案管理、计算机信息管理专业人员培训班，以提高相关专业人员的业务素质。培训前应对培训人员、内容需求进行调研，培训时间以一周为宜，培训内容为档案相关的法律法规、行业标准、规范制度、专业课程等。培训方式应以面授、线下上课，网络自学等方式开展。定期开展学术交流会，邀请先进的档案管理人员介绍档案管理实际工作经验，来提升企业人员档案管理整体水平。