论事业单位档案管理创新

李立

（潍坊市奎文区卫生综合执法大队，山东潍坊 261041）

0 引言

目前我国大部分事业单位采用的仍然是传统的储存模式，部分事业单位虽然采用了信息技术对于档案信息进行管理，但是储存平台中还只是具备储存和提取功能，已经不能满足当前社会对于档案信息管理的实际需要。因此，推进事业单位档案管理工作的创新需要相关部门进一步开展创新改革。

1 事业单位档案管理工作的现状

1.1 事业单位相关部门缺乏创新意识

目前，我国事业单位档案管理工作创新进程较为缓慢的根本原因是事业单位的管理人员对于档案管理部门的重视程度不够，导致各部门在与管理部门进行协调和工作时配合程度较低，档案管理部门主要都是在配合其他部门进行工作。除此之外，档案管理工作仍然沿袭传统的管理方法，并没有考虑到档案管理工作的数据信息对于事业单位发展起到的重要意义，没有真正地认清档案管理工作在事业单位发展中所占据的重要地位。

随着网络技术的不断发展，我国社会的主要管理形式已经以信息化为主，然而事业单位的档案管理工作仍然没有将与计算机运用在档案管理工作中。导致很多管理设备较为落后，并且所使用的软件平台系统操作流程复杂，功能缺失，无法承载事业单位所管理的大量档案信息，导致工作人员在查询资料时较为混乱，不能对信息进行合理的梳理工作。不仅影响了档案管理部门自身的工作效率，对于其他需要进行档案协调的部门来说，也会产生一定的影响。由于档案自身具有一定的时效性，然而我国事业单位在进行纸质档案信息管理时，所采用的排序方式以及空间、时间都没有进行合理的安排，也没有对后续的维护工作投入相应的费用，导致传统的档案管理工作人员缺乏相关的工作技能，不能适应当前改革的需要。

1.2 档案保管制度不够完善

基于其他领域的档案管理环境来说，事业单位所采用的传统管理模式，利用纸质档案进行信息管理的方式是较为陈旧的。虽然有很多事业单位都在档案储存的过程中做了大量的功课，并且寻找了一定的解决办法，但是仍然会由于资金短缺和档案储存空间的过大等因素，导致当前的档案管理模式并不能够满足事业单位档案信息管理的需求。

随着信息化进程的不断发展，档案管理工作逐步被相应管理人员所重视。但由于我国信息化技术整体起步较晚，事业单位在当前档案管理工作时，对于信息化技术的应用还不是十分熟练，进行改革创新时并没有设置出统一、规范的制度要求。由于原本的储存环境较差，很多事业单位的档案编码混乱，甚至档案室中还存储了一些其他的信息和杂物，导致档案管理工作的改革进程十分缓慢，基础设施也存在着较大的漏洞，很难保证信息的完整性。

1.3 工作人员的专业技能水平较低

新时期的档案管理工作离不开信息化技术的应用，为了使工作人员更好地适应档案管理的改革方向，工作人员必须要具备良好的业务能力，才能够真正的适应改革、推进改革。但是，根据事业单位目前的实际情况来看，很多事业单位的档案管理人员都是从其他部门借调过来的，并没有受过专业的训练，甚至部分人员仅仅是兼职档案管理工作。这就造成很多档案管理人员在背负着自身工作量的同时还要进行额外的档案管理工作，导致工作人员在工作的过程中，只是以完成任务为最终目标，并不会思考档案管理工作对于各部门协调合作的重要意义。同时，借调的方式也导致了档案管理部门的人员流动性较大，使档案管理缺乏稳定性和长期性。整体来说，档案管理人员的专业素质较低，对于档案管理工作有十分不利的影响。由于档案管理工作会与大量的数据信息打交道，档案管理的水平与工作人员如何进行文档归类、如何分辨档案的有效期限、如何将文件进行归档，都有着十分密切的联系。档案工作人员没有经过相关的培训，很难及时地将档案文件交底和归档，同时工作人员自身对于这种行为也没有足够的重视，导致档案管理工作的改革推进十分艰难。

1.4 档案管理数字化水平较低

档案管理工作的信息化改革并不是简单的利用数字平台对档案信息行储存，要将数据进行合理的分类和分析。在工作人员进行查找时，可以按照一定的方式快速查找出自己所需要的资料。在录入的过程中，也要尽可能采用自动化的录入形式，自动的对于文档进行分类。

当前，我国事业单位的档案管理模式即便运用了计算机技术，整体来说也是较为落后的，并没有将新鲜的技术手段应用到档案管理中。自动化平台的建立，需要事业单位投入一定的资金，建立起符合本单位情况的管理平台。很多事业单位并没有对档案管理工作起到足够的重视，对于信息化平台的建立并不积极。导致档案管理部门缺乏投入资金，始终不能应用最新的平台系统。除此之外，现阶段，大部分事业单位都没有建立完整的档案资源共享平台，各级事业单位的档案管理系统之间存在明显的信息孤岛问题，需要调取相关档案资料时总是要经历一系列的繁琐过程，这不但会给档案管理服务能力的强化造成不利影响，也会降低事业单位体系整体工作运行效率，从而阻碍事业单位顺利实现档案管理创新改革目标。

1.5 缺乏有效的档案管理测评机制

事业单位档案管理创新是一项长期性的改革任务，各单位想要实现理想的档案管理创新成果，有效的档案管理测评机制是不可或缺的。但是就事业单位档案管理创新的实际情况来看，大多数单位都忽略了建立测评机制的重要性和必要性，致使档案管理创新的有效性难以充分彰显出来，阻碍着事业单位档案管理体系的进一步完善和发展。首先，部分事业单位并没有针对档案管理工作制定相对应的管理方案测评制度，管理方案从编制到实行都未经过科学的评估和检测，在这种条件下，档案管理方案的合理性和有效性是难以得到保障的，相关人员也无法及时发现档案管理创新过程中存在的疏漏和弊端，从而降低事业单位档案管理创新发展质量。其次，部分事业单位虽然初步建立档案管理测评机制，但是测评指标较为单一，无法全面考量档案管理方案的实施效果，这样一方面会削弱相关人员对档案管理创新决策的执行力度，另一方面也可能导致档案管理测评工作流于形式，从而阻碍事业单位档案管理创新工作的常态化开展。

2 创新事业单位档案管理工作的具体措施

2.1 加强工作人员的重视程度

事业单位中任何一个工作部门都需要与档案管理部门进行工作上的协调和配合，因此档案管理工作的创新改革不仅仅是档案管理部门一个部门的事情。事业单位的管理人员要加强对档案管理工作创新的意识，从自身出发，积极的推动其他部门与档案管理部门的协调与配合，支持档案管理部门的创新改革工作。除此之外，事业单位的管理人员还要定期地寻找专业人士对于本单位的工作人员进行档案信息管理技术的普及，让员工了解档案信息管理对于本单位和其他部门发展的重要性，只有这样才能够真正地加强员工对于档案管理的重视程度。为了档案管理可以更加精确，各部门之间要制定相应的管理权限。部分管理部门可以调取更多的档案信息资料，而其他部门只能够对较为初级的资料进行查阅。这样可以进一步加强档案管理的分类和安全性，方便明确各部门的责任制度。在出现问题时，可以快速地寻找到相关部门和相关的工作人员，尽快制定解决方案，对工作内容进行改善。

2.2 建立数字化的档案管理制度

根据我国事业单位档案管理工作实际情况的分析，可以发现我国事业单位档案管理工作急需进行创新改革。数字化的档案管理模式与我国当前事业单位档案管理工作的需求相符合，可以提高档案管理工作的质量和效率。因此，推进档案管理数字化是开展我国事业单位档案管理工作改革和创新的重要环节。建立数字化的档案管理模式，主要是指通过硬件和软件设备的更新将扫描技术、平台认证技术、信息管理系统及其计算机网络技术等多种信息技术结合到一起，将传统的纸质档案转化为新型的电子档案。这样的方式不仅能够提高档案管理工作的提取效率，同时还可以更好的对档案进行储存和备份，不需要占用过大的空间，减少了工作人员整理档案信息的难度，提高了工作人员的工作效率，减轻了工作负担。

现阶段事业单位档案管理系统中缺乏完善的档案资源共享平台，引发各级事业单位档案信息调取麻烦、流通困难等问题，这些问题如果得不到妥善的解决，不但会影响事业单位数字化档案管理制度的建设和完善，而且对事业单位体系整体的改革发展步伐也会被拖慢。基于此，在新时期的档案管理工作中，各级事业单位应树立明确的档案资源共享导向，在建立数字化档案管理制度时重点搭建资源共享平台，一方面可以改善各级事业单位档案管理系统的相互封闭局面，使档案资料的提取和流通更加高速便捷，另一方面也能显著促进档案管理数字化发展，从而达成理想的档案管理创新改革目标。首先，各级事业单位在建立数字化档案管理制度过程中，应该增加与档案资源共享管理的相关内容，这样不但可以进一步优化档案管理数字化制度，也能为档案资源共享平台的顺利运行创造有利的先决条件。其次，事业单位还应该增加档案管理资源共享平台建设的资金投入，保障硬件设施和软件技术的先进性和成熟度，这样不仅可以完善档案管理数字化以及资源共享平台建设的物质条件，也能延长档案管理数字化系统的使用周期，从而使事业单位档案管理创新着眼于中长期发展，实现预期的管理改革成果。除此之外，利用信息化管理技术还可以有效地对档案信息进行数据分析，为事业单位的决策提出合理的建议，进一步为事业单位的未来发展做出保障。

2.3 加强管理系统的安全保护

数字化档案管理模式对于档案管理工作的具体内容和方式都产生了较大的改变，能够实际的提高档案管理工作的质量，减轻档案管理工作人员的负担，实现了档案管理的自动化，对于档案管理形式进行了创新。但是，对于我国事业单位的实际情况来说，制度不合理和档案管理部门的规划不够全面很容易导致档案管理工作产生人力资源配置不合理的情况，在进行数字化过程中导致档案管理工作人员会更加依赖档里自动化的操作模式，选择采用系统的自动存取方式开展工作，这对于档案管理工作的安全性能有极高的要求。

事业单位不同于其他的企业单位，所储存的档案内容也不仅仅是员工的个人信息，还包括事业单位的历史发展进程。因此，事业单位档案管理工作的保密工作是十分重要的。在进行档案管理时，事业单位要根据国家相应法律法规对档案的储存地点进行慎重的选择，门窗进行相应的加密处理，防止偷盗的情况产生。对于可以进出档案室的工作人员也要进行严格管理。同时，在所采用的信息平台上也要设置相应的权限，对于电子档案信息进行加密处理，这种形式可以有效地提高我国事业单位档案管理工作的保密程度。

2.4 提高档案管理人员的专业素质

信息化改革的推进离不开相应的专业人员，只有真正熟悉了信息化管理方式，才能够有效地将数据信息的利用价值扩展到最大化。这要求事业单位对于工作人员要进行相关的培训，加大投资力度，保证在职的档案管理人员具备相应的管理水平，可以熟练的应用管理系统。除此之外，在进行人才选拔时事业单位也要更加具有针对性，选择档案管理专业的人才并且根据实际的工作情况为工作人员安排合适的岗位，优化档案管理工作的人员配置，培养出更加专业的人才，为事业单位的档案管理工作做出有效的贡献。

2.5 建立科学有效的档案管理测评机制

测评是事业单位档案管理创新的重要环节，测评机制的有效性不仅关乎档案管理工作效率，也直接决定着事业单位档案管理创新最终的实践质量。鉴于当前事业单位缺乏有效档案管理测评机制的问题，各单位应该着手建立科学、完善的档案管理测评机制，一方面可以把握档案管理创新改革工作的关键点，另一方面也能切实增强相关人员对档案管理创新决策的执行效力，从而推动事业单位档案管理体系的长足稳健发展。首先，事业单位应该针对档案管理方案制定相匹配的测评制度，细化分解档案管理方案从编制、实行到评价的各个环节，帮助人员了解测评的目的、作用以及掌握正确的测评方法，将有效测评贯穿档案管理工作全过程，从而确保事业单位档案管理方案的创新性和实效性。其次，事业单位还应该扩展档案管理方案测评指标，除了方案本身，档案管理人员和使用者也要纳入测评指标体系，这样不但可以全面考量档案管理方案的实践价值，也能使事业单位档案管理创新工作效率产生突破性提高。